Πώς να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων στο MS Office Word

Για να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων σε Microsoft Word , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word , το οποίο σας καθοδηγεί μέσα από μια διαδικασία που μπορεί να τραβήξει δεδομένα φόρμας επιστολή από μια ποικιλία πηγών δεδομένων . Ή μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες της βάσης δεδομένων στην ίδια Word. Τα πράγματα που θα χρειαστείτε για Microsoft το Word
Microsoft Access ή παρόμοια
εφαρμογή της βάσης δεδομένων
Παρουσίαση Περισσότερες οδηγίες
Η

1 Ανοίξτε το Word και να αρχίσουν να δημιουργήσετε μια συνοδευτική επιστολή μορφή για χρήση σε δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word : " . βήμα βήμα οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας " κάντε κλικ στο " Εργαλεία " αλληλογραφία "," Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας , "και στη συνέχεια 2

Ανοίξτε το Microsoft Access ( ή κάποια άλλη εφαρμογή που μπορεί να δημιουργήσει τους πίνακες δεδομένων , π.χ. Excel ) και δημιουργήστε ένα πίνακα με τα ακόλουθα δεδομένα . Πληκτρολογήστε την πρώτη γραμμή που ακολουθεί η επικεφαλίδα του πίνακα :

ΟΝΟΜΑ, ΕΠΙΘΕΤΟ , πόλη , stateJohn , Smith , Jonestown , NYBetty , Crocker , Smithville , MA

Αποθηκεύστε τα δεδομένα του δείγματος με το όνομα " ? . mydata "
εικόνων 3

Επιστροφή στο Word και επιλέξτε το " Γράμματα "επιλογή στο παράθυρο συγχώνευσης αλληλογραφίας . Κάντε κλικ στο " Έναρξη εγγράφου " που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου , τότε " Χρήση του τρέχοντος εγγράφου " στο "Επιλογή εγγράφου εκκίνησης " εντολών .
Η

4 Επιλέξτε " Χρήση υπάρχουσας λίστας " ? στα " Επιλογή παραληπτών " εντολών και, στη συνέχεια , κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση " . Επιλέξτε τον πίνακα " mydata " που δημιουργήσατε νωρίτερα , χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου " Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων " , στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί " Open". Πατήστε το πλήκτρο " OK" στο παράθυρο διαλόγου " Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας " για να εισάγετε όλες τις σειρές δεδομένων .
5

Κάντε κλικ στο "Write e-mail σας " σύνδεση στο παράθυρο της συγχώνευσης αλληλογραφίας , στη συνέχεια, επικολλήστε το ακόλουθο δείγμα επιστολή στο έγγραφο :

Προς: « ονομα » , « lname » « πόλης » , « κράτος » Αγαπητοί « ονομα » : Σας ευχαριστώ για την αγορά από την εταιρεία μας . I εσάς και τους γείτονές σας ελπίζουν σε « πόλη » απολαύσουν τα product.Regards , The Big Εταιρεία
Η 6

Αντικαταστήστε κάθε μία από τις λέξεις στην επιστολή του δείγματος που περιβάλλονται από το " <<" ? και ">> " χαρακτήρες , με τον αντίστοιχο κωδικό Συγχώνευση πεδίο : για " <<ονομα >> ", για παράδειγμα , επιλέξτε το πλήρες " <<ονομα >> " ? " . fname » κείμενο , και στη συνέχεια πατήστε το κουμπί " Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης , " στη γραμμή εργαλείων του Word , και στη συνέχεια κάνοντας κλικ
Η

7 Πατήστε το κουμπί " Προεπισκόπηση των επιστολών " σύνδεσμο του παραθύρου συγχώνευσης αλληλογραφίας μετά τοποθετήσετε όλα τα πεδία συγχώνευσης . Πατήστε το " <<" και " >> " κουμπιά στο παράθυρο συγχώνευση για να δείτε πώς το Word έχει αντικαταστήσει κάθε ένα από τους κωδικούς συγχώνευσης θα εισαχθεί με τα δεδομένα από τον πίνακα της βάσης δεδομένων . Εκτυπώστε ή αποθηκεύστε το έγγραφο .
8

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Word για χρήση σε άλλη εφαρμογή . Επικολλήστε τα δεδομένα του δείγματος από το βήμα 2 σε ένα νέο έγγραφο του Word . Αποθηκεύστε το έγγραφο ως " WordDatabase.csv , " και επιλέξτε το " απλό κείμενο " στο " Αποθήκευση ως τύπου" drop-down box .
Η 9

Ανοίξτε το Microsoft Access και επιλέξτε " ? εξωτερικών δεδομένων ", ακολουθούμενη από την" αρχείο κειμένου " Επιλέξτε το αρχείο Word που μόλις δημιουργήσατε στην ενότητα" Λήψη εξωτερικών δεδομένων " παράθυρο διαλόγου στην Access . . Κάντε κλικ στην επιλογή " ... νέο πίνακα ... " σε αυτό το παράθυρο διαλόγου .
Η 10

Συνεχίστε μέσω του παραθύρου διαλόγου πατώντας το κουμπί " Next" μέχρι να δείτε την οθόνη με το κείμενο " ? Πρώτη γραμμή περιέχει το όνομα τομέα " Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο κείμενο αυτό, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί" Finish ", ακολουθούμενο από το" Κλείσιμο " για να ολοκληρώσετε την εισαγωγή δεδομένων . . Σημειώστε ότι η Access έχει δημιουργήσει ένα νέο πίνακα που αναπαράγει τον πίνακα του Word . Χρησιμοποιήστε τον πίνακα , όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε είδος του πίνακα στην Access : . Για ερωτήσεις , να συνδεθεί με άλλα δεδομένα του πελάτη ή για τη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word, για παράδειγμα
Η
εικόνων