Πώς να δημιουργήσετε προτύπου Γράμματα

Είτε εργάζεστε από το σπίτι ή να εκτελέσετε μια πολυεθνική επιχείρηση , μπορείτε να γράψετε κάποια τυπικές επιστολές σε συχνή βάση . Ίσως να προμήθεια και την προσέγγιση νέων πελατών για την εργασία ή την αποστολή απόδειξη και ευχαριστήρια επιστολή για τις τιμολογημένες πληρωμές . Αντί να πληκτρολογήσετε ένα γράμμα έξω από την αρχή κάθε φορά , αποθηκεύουν τα γυμνά κόκαλα της επιστολής ως έγγραφο πρότυπο και να προσθέσετε τις ειδικές λεπτομέρειες κάθε φορά που θα χρειαστεί για να το στείλετε . Οδηγίες
Δημιουργία ενός προτύπου από ένα υπάρχον έγγραφο
Η 1

Γράψτε ή πληκτρολογήστε τη βασική διατύπωση του σώματος της επιστολής και να επεξεργαστείτε μέχρι να είστε ικανοποιημένοι με το ύφος και τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται . Ανατρέξτε σε προηγούμενα παραδείγματα αυτού του είδους της επιστολής για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε καμία εμφανή σημεία . 2

Επεξεργασία για να αφήσει χώρο στην κορυφή και στο κάτω μέρος για τη διεύθυνση , την ημερομηνία και χαιρετισμό, καθώς και για η υπογραφή -off στο τέλος της επιστολής . Ρυθμίστε το περιθώριο , paragraphing και γραμματοσειρά για να ταιριάζει με οποιαδήποτε υπάρχουσα ύφος.
Εικόνων 3

Ελέγξτε το σημείο όπου τα πρότυπα είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας επιλέγοντας " Εργαλεία" στη γραμμή μενού και κάνοντας κλικ στο "Επιλογές . " Βρείτε την καρτέλα με την ένδειξη " θέσεις Αρχείο" και επιλέξτε "πρότυπα χρήστη . " Εάν θέλετε να αλλάξετε τη θέση ή να δημιουργήσετε ένα νέο , κάντε κλικ στο "πρότυπα χρήστη" γραμμή και κάντε κλικ στο "Αλλαγή" κουμπί κάτω από το ανοιχτό παράθυρο .
Η

4 Κάντε κλικ στο "Αρχείο " στο επάνω γραμμή μενού και μετακινηθείτε προς τα κάτω στο " Αποθήκευση ως . " Από το μενού drop-down για τη μορφή του εγγράφου , επιλέξτε αυτό που σας δίνει τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε ως πρότυπο . Word 2007 προσφέρει μια "Αποθήκευση σε " επιλογή με τα Windows XP , με τον κατάλογο στόχου ονομάζεται " Trusted πρότυπα » , και έναν υπολογιστή χρησιμοποιώντας Vista θα δώσει τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε ως " πρότυπο " υπό τον τίτλο " Favorite συνδέσεις . " Open Office 3 αποθηκεύει ένα πρότυπο ως " ODF Προτύπου Κειμένου . "
5

Επιλέξτε ένα όνομα για το έγγραφο το οποίο ενσωματώνει το θέμα της επιστολής και η λέξη « Πρότυπο », έτσι ώστε θα ξέρετε αυτό είναι το αρχικό έγγραφο , και να το αποθηκεύσετε σε σας " Πρότυπα " κατάλογο .
Η

6 Τραβήξτε το πρότυπο έγγραφο την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να γράψω αυτό το γράμμα . Πριν από την προσθήκη των συγκεκριμένων στοιχείων , πηγαίνετε στο " Αρχείο" , επιλέξτε " Αποθήκευση ως " και να δώσει στο έγγραφο ένα νέο όνομα για να το διαφοροποιήσει από το πρότυπο . Πιθανόν να έχετε ένα συγκεκριμένο φάκελο ή κατάλογο για τον αποδέκτη ή για τον τύπο της επιστολής , όπως ένα γενικό ερώτημα επιστολή ή την ανακοίνωση της μηνιαίας συνεδρίασης .
Εικόνων Δημιουργία νέου προτύπου

7

Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο στα Windows 7 , και στο Microsoft Office στα Windows XP , και να δημιουργήσετε ένα e-mail . Αποθήκευση ως στο βήμα 4 παραπάνω .
8

Κάντε κλικ στο " Πρότυπα " στο μενού Open Office και κάντε κλικ στο "Νέο" στην κορυφή του μενού . Επιλέξτε "Έγγραφο κειμένου ". Αυτό ανοίγει μια οθόνη για τη δημιουργία ενός νέου προτύπου που μπορείτε να αποθηκεύσετε με ένα χαρακτηριστικό όνομα .
Η 9

Δημιουργία νέου προτύπου από ένα υπάρχον πρότυπο , ανοίγοντας το απαιτούμενο έγγραφο , και μετά την " Αποθήκευση ως " βήματα όπως παραπάνω . Βεβαιωθείτε ότι έχετε γίνει διάκριση μεταξύ των δύο προτύπων στα ονόματα των αρχείων που θα επιλέξετε .
Η
εικόνων