Πώς να διατηρήσει Electronic & Hard Copy Συστήματα αρχειοθέτησης

Ένα σύστημα αρχειοθέτησης είναι μια μέθοδος οργάνωσης της γραφειοκρατίας και των εγγράφων για την αποθήκευση . Ένα ντουλάπι ή κουτί διατηρείται το οποίο περιέχει σκληρό εκδόσεις αντίγραφο των εγγράφων , ενώ ένα ηλεκτρονικό σύστημα διατηρεί τα δεδομένα σε έναν υπολογιστή . Τα δεδομένα αυτά θα μπορούσαν να είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , ή σαρωμένα έγγραφα . Μόλις το σύστημα έχει δημιουργηθεί , είναι σημαντικό ότι θα διατηρηθεί , έτσι ώστε να παραμένει στη σειρά με επικαιροποιημένες πληροφορίες τακτικά πρόσθεσε. Για να διατηρηθεί το σύστημα , θα πρέπει να δημιουργήσετε μια διαδικασία για τη χρήση και των δύο συστημάτων . Τα πράγματα που θα χρειαστείτε
Αρχείο ντουλάπι ή κουτί
Φάκελοι
Λευκά ετικέτες
Στυλό ή δείκτες
Computer
Η Εμφάνιση Περισσότερες οδηγίες
Hard Copy κατάθεσης

1

Ονομάστε τον κάθε φάκελο , το αρχείο και το συρτάρι ή κουτί . Ο τίτλος θα πρέπει να περιλαμβάνει και το θέμα της τεκμηρίωσης , καθώς και την ημερομηνία κατά την οποία αρχίζει στις γραφειοκρατία . Για παράδειγμα , " Αποδείξεις Ιούνιος 2010 - σήμερα " " . Ανθρώπινου Δυναμικού Φάκελος Φεβ 2008 " ή 2

να δημιουργήσετε νέους φακέλους , τα αρχεία και τα συρτάρια ή κουτιά , όταν έχετε μια νέα κατηγορία χαρτιά για να σώσει , ή όταν τα μεγαλύτερα φακέλους, τα αρχεία και τα συρτάρια είναι γεμάτα . Χρησιμοποιήστε χρωματική κωδικοποίηση για τη διαφοροποίηση μεταξύ των ετών ή μηνών .
Εικόνων 3

Προσθήκη νέων εγγράφων για την πιο σχετική φάκελο ή συρτάρι . Κάνοντας έγγραφα σε φακέλους τυχαία θα καταστρέψει το σύστημα αρχειοθέτησης , καθώς οι πληροφορίες θα πρέπει να αναζητηθούν στο λάθος μέρος . Εάν τα έγγραφα παραγγελιών σύστημα αλφαβητικά , συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτή τη διαδικασία , αντί να στραφούν σε άλλη μορφή .
Η

4 Αφαιρέστε τις παλιές , περιττά έγγραφα ετησίως . Όπως θα συνεχίσει να προσθέσετε τα αρχεία , κάποιες πληροφορίες θα καταστεί άνευ αντικειμένου και ξεπερασμένη . Κομματάκι αυτό και να ελευθερώσετε επιπλέον χώρο αποθήκευσης .
Εικόνων Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση
5

Δημιουργήστε φακέλους ή καταλόγους στον υπολογιστή σας . Παγίωση των δεδομένων σε τακτική βάση, ώστε να μην γίνει αποδιοργανωμένη . Έχοντας αρκετές μονάδες δίσκου δικτύου ή πολλούς φακέλους που περιέχουν παρόμοιες πληροφορίες δεν είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για την οργάνωση των δεδομένων .
Η 6

Πίσω από τα δεδομένα σε τακτική βάση . Χρησιμοποιήστε τα DVD , μια μονάδα δίσκου USB , έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή μια εξωτερική εταιρεία για να γίνει αυτό . Αυτό προστατεύει τα δεδομένα από την απώλεια .
Η 7

Ασφαλίστε τα δεδομένα κλειδώνοντας κάθε αρχείο , την παροχή πρόσβασης σε κατ 'εξουσιοδότηση των χρηστών ή την προσθήκη ενός κωδικού πρόσβασης κατά το άνοιγμα ενός αρχείου . Αυτή η ρύθμιση αποτρέπει κατάχρηση των δεδομένων , απάτη ή μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση . Πλέον μπορείτε να είστε σίγουροι ότι μόνο οι άνθρωποι που γνωρίζουν πώς λειτουργεί το σύστημα να το χρησιμοποιήσετε .
8

Γράψτε μια διαδικασία για τη χρήση του ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης . Συμπεριλάβετε βήμα-προς - βήμα οδηγίες για το πώς να βρείτε , αναφορά , ταξινομεί και αρχειοθέτηση των δεδομένων , έτσι ώστε κάθε χρήστης λειτουργεί το σύστημα με τον ίδιο τρόπο . Φροντίστε να είναι ενημερωμένο , αν βελτιώσετε το σύστημα να αποφεύγεται η σύγχυση μεταξύ των χρηστών .
Η 9

Επανεξέταση του συστήματος αρχειοθέτησης κάθε δύο χρόνια . Ελέγξτε ότι λειτουργεί καλά - αυτό μπορεί να οριστεί από το πόσο αποτελεσματική είναι η κατάθεση είναι , πόσο εύκολο είναι να βρει τα δεδομένα , και πόσο οργανωμένη είναι . Επίσης , να διαγράψετε τα ανεπιθύμητα αρχεία και την ελαχιστοποίηση των ηλεκτρονικών ακαταστασία .
Η
εικόνων