Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel ως Βάση Δεδομένων

Η ίδια μορφή πίνακα που χρησιμοποιεί το Excel για την αποθήκευση αριθμών και τύπων μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την κατασκευή μιας βάσης δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης για την επιχείρησή σας ή για προσωπική χρήση. Οι στήλες φύλλου εργασίας του Excel μπορούν να λειτουργούν όπως τα πεδία σε μια βάση δεδομένων που περιγράφουν τις ιδιότητες ή τα χαρακτηριστικά των πληροφοριών που θέλετε να αποθηκεύσετε. Κάθε σειρά φύλλου εργασίας αντιπροσωπεύει μια καταγραφή ή πλήρη περιγραφή ενός στοιχείου στη βάση δεδομένων. Μόλις δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων σας, μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία ή να μετακινηθείτε στις καταχωρήσεις σας χρησιμοποιώντας το εργαλείο φόρμας του Excel.

Πληκτρολογήστε τη βάση δεδομένων σας

Βήμα 1

Ανοίξτε ένα νέο κενό φύλλο εργασίας να χρησιμοποιήσετε ως βάση δεδομένων σας.

Βήμα 2

Πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για κάθε πεδίο στη βάση δεδομένων σας σε ξεχωριστές στήλες. Κάθε στήλη φύλλου εργασίας θα περιέχει κάποιες πληροφορίες για κάθε στοιχείο που θα αποθηκεύσετε. Για παράδειγμα, αν θέλετε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων της μουσικής σας με τον τίτλο, το όνομα του καλλιτέχνη, το είδος και το έτος έκδοσης κάθε CD που έχετε στην κατοχή σας, πληκτρολογήστε "Τίτλος" στο κελί A1, "Καλλιτέχνης" στο B1, "Genre" "Έτος" στο D1. Συλλογικά, τα πεδία αντιπροσωπεύουν έναν πίνακα βάσης δεδομένων.

Πληκτρολογήστε τα δεδομένα για κάθε στοιχείο στη βάση δεδομένων σας. Για παράδειγμα, αν έχετε ένα CD Boston Pops του 2001 που ονομάζεται "Best of Broadway", πληκτρολογήστε "Best of Broadway" στη σειρά "Κεφάλαια" στη στήλη "Boston Pops" στην ίδια σειρά κάτω από "Artist" κάτω από το "Είδος" και στη συνέχεια "2001" στη στήλη "Έτος". Κάθε γραμμή που προσθέτετε στο υπολογιστικό σας φύλλο αντιπροσωπεύει μια νέα εγγραφή βάσης

Προσθέστε νέες εγγραφές χρησιμοποιώντας το εργαλείο φόρμας

Βήμα 1

Κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχική σελίδα", "Επιλογές" και, στη συνέχεια, Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. "

Βήμα 2 - Επιλέξτε" Όλες οι εντολές "από την αναπτυσσόμενη λίστα" Επιλογή εντολών από "

Βήμα 4 - Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κατειλημμένο κελί στη βάση δεδομένων σας και, στη συνέχεια, στο κουμπί" Form ". Το Excel δημιουργεί αυτόματα μια φόρμα που περιέχει τα πεδία βάσης δεδομένων και την πρώτη εγγραφή της.

Προσθέστε ένα νέο στοιχείο στη βάση δεδομένων σας με τη φόρμα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο", πληκτρολογήστε τα δεδομένα για κάθε πεδίο της νέας εγγραφής και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Κλείσιμο".

Μετακινηθείτε στη βάση δεδομένων σας

Βήμα 1

Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στη βάση δεδομένων σας στη συνέχεια, στο κουμπί "Φόρμα"

Βήμα 2

Κάντε κλικ στα κουμπιά "Εύρεση Επόμενης" για να δείτε το επόμενο στοιχείο στη βάση δεδομένων σας. Κάντε κλικ στα κουμπιά "Εύρεση προεπισκόπησης"

Συμβουλή

Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου του Excel για να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο στοιχείο στα δεδομένα σας ή να περιηγηθείτε σε αυτό. Η λειτουργία Εύρεση μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε ένα στοιχείο στη βάση δεδομένων σας. Για παράδειγμα, εάν αναζητάτε ένα CD από έναν συγκεκριμένο καλλιτέχνη, πατήστε "Ctrl-F", πληκτρολογήστε το όνομα του καλλιτέχνη στο πλαίσιο εισαγωγής με τίτλο "Βρείτε κάτι" και πατήστε "Enter". Για να προσθέσετε ένα νέο στοιχείο στη βάση δεδομένων σας, πατήστε "Ctrl-End" και έπειτα "Enter" για να μετακινήσετε τον κέρσορα στην επόμενη κενή γραμμή στη βάση δεδομένων του φύλλου εργασίας σας.

Προειδοποίηση

Επιστροφή στην αρχή Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2013. Μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς ή σημαντικά με άλλες εκδόσεις του Excel.