Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε ένα σύστημα παραπόνων

Πολλές επιχειρήσεις που ασχολούνται άμεσα με τους πελάτες πρέπει να παρέχουν τιμές τιμών για έργα εργασίας. Τα βασικά στοιχεία κάθε προσφοράς είναι συχνά το ίδιο κείμενο. Το ακριβό λογισμικό μπορεί να περιλαμβάνει τις απαραίτητες μορφές, αλλά ένα απλό υπολογιστικό φύλλο Excel θα παρέχει ένα μεγάλο μέρος της ίδιας χρησιμότητας. Η ρύθμιση του βασικού προτύπου απαιτεί λίγη δουλειά, αλλά μπορεί να είναι μία διαδικασία μιας ώρας. Η αλλαγή των μεμονωμένων δεδομένων για κάθε νέο απόσπασμα διαρκεί πολύ λίγο.

Βήμα 1

Καταγράψτε τα συγκεκριμένα στοιχεία που πρέπει να συμπεριληφθούν στο σύστημα των τιμών. Αυτά πρέπει να περιλαμβάνουν το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τον ιστότοπο, εφόσον υπάρχουν. Θα υπάρχει μια θέση για την ημερομηνία και τα στοιχεία επικοινωνίας με τον πελάτη. Ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης, η προσφορά ενδέχεται να χρειάζεται στοιχεία όπως το Μέρος #, Περιγραφή, Ποσότητα, Κόστος και ένα διάστημα για ένα εκτεταμένο σύνολο για κάθε τμήμα. Θα υπάρχει μια θέση για το όνομα του ατόμου που ετοιμάζει το απόσπασμα, όταν λήγει και κάπου για να υπογράψει ο πελάτης.

Βήμα 2

Ανοίξτε ένα κενό υπολογιστικό φύλλο στο Excel. Στο κελί A1, πληκτρολογήστε "Quotation" και πατήστε το πλήκτρο "Επιστροφή". Επιλέξτε μια απλή γραμματοσειρά στο μενού με μεγάλο μέγεθος - ίσως 36. Επισημάνετε τα κελιά A1 έως D1. Κάντε δεξί κλικ σε αυτήν την ομάδα κελιών και στο αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέξτε "Μορφοποίηση κελιών". Στην καρτέλα ευθυγράμμισης, κάντε κλικ στο "Συγχώνευση κυττάρων". Τώρα συγχωνεύστε τα κελιά για την περιοχή Α3 έως D10 με τον ίδιο τρόπο . Εντός αυτών των κελιών εισάγετε τις πληροφορίες της εταιρείας. Στο F3 πληκτρολογήστε "Ημερομηνία:" και πληκτρολογήστε μια συνάρτηση για την τρέχουσα ημερομηνία στο E3 πληκτρολογώντας "= Σήμερα ()" Στον τύπο κελιού A11 "Πελάτης:" Συγχώνευση των κελιών B11 έως D11, B12 έως D12, B13 έως DB13, B14 σε D14 και B15 έως D15 μεμονωμένα.

Βήμα 3

Υποθέτοντας ότι πρέπει να παράσχετε καταλόγους μερών και ποσοτήτων, τοποθετήστε αυτούς τους τίτλους στα κελιά A18 και D18. Συγχώνευση των κυττάρων Β18 με C18 έως B32 έως C32 όπως παραπάνω. Επικεφαλίστε αυτή τη στήλη "Περιγραφή" και το κεντράρετε. Το "κόστος" μπορεί να μεταφερθεί στη στήλη E18. Η στήλη F18 μπορεί να επισημανθεί με την ένδειξη "Extended". Σε κάθε σειρά κάτω από αυτήν την τελευταία στήλη, εισάγετε έναν τύπο για να πολλαπλασιάσετε την ποσότητα με το κόστος. Για παράδειγμα, το κελί F19 θα διαβάσει "= D19 * E19." Διαμορφώστε αυτά τα κελιά ως νόμισμα.

Βήμα 4

Πληκτρολογήστε "Υποσύνολο" στο κελί a33, "Φόρος" στο κελί A34 και "Εργασία" στο κελί A35. Πληκτρολογήστε "Σύνολο" στο A37. Για να ολοκληρώσετε αυτό το μέρος και να δημιουργήσετε τους υπολογισμούς, στο F33, εισαγάγετε τον τύπο "= Sum (F19: F32). Το E34 διατηρεί το ποσοστό του φόρου ως ποσοστό. Δημιουργήστε τον υπολογισμένο φόρο στο f34 με την εισαγωγή "= E34 * F33" και διαμορφώστε αυτό το κελί ως νόμισμα. Για το κόστος εργασίας, εισάγετε τον αριθμό ωρών στο D35 και το ωρομίσθιο κόστος E35. Ρυθμίστε το υπολογισμένο κόστος εργασίας στο F35 με τον εξής τύπο: "= d35 * e35." Καταργήστε τους υπολογισμούς προσθέτοντας F33, F34 και F35 στο κελί F37: "= sum (F33: F35) Βήμα 5

Προσθέστε κελιά για το όνομα του συντάκτη, την ημερομηνία λήξης της προσφοράς και τη φράση "Να αποδεχτείτε αυτήν την προσφορά, υπογράψτε και δώστε εδώ". Επισημάνετε κάθε στήλη των στοιχείων προσφοράς από πάνω προς τα κάτω και εισάγετε σύνορα.

Αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας ως πρότυπο, όχι ως υπολογιστικό φύλλο Excel. Επιλέξτε "Αρχείο /Αποθήκευση ως" και πρότυπο του Excel ως τον τύπο του εγγράφου.

Συμβουλές

Μετά από κάθε βήμα, αποθηκεύστε το αρχείο έτσι ώστε να υπάρχουν σφάλματα, δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνεται ολόκληρη η διαδικασία η αρχη.

Αν οι σειρές για Μέρη δεν είναι αρκετές ή υπερβολικές, απλώς εισαγάγετε ή διαγράψτε σειρές.

Αλλαγή των επικεφαλίδων στηλών ανάλογα με τις ανάγκες των επιχειρήσεων.

Δείτε παραδείγματα ολόκληρου του υπολογιστικού φύλλου, με όλους τους τύπους και τον τρόπο με τον οποίο το υπολογιστικό φύλλο μπορεί να φαίνεται στην πραγματική χρήση στην ενότητα "Πρόσθετοι πόροι".

Στα παραπάνω βήματα, για εντολές ή αντικείμενα προς πληκτρολόγηση, αγνοήστε τα σημεία στίξης (περίοδος ή εισαγωγικά).

Προειδοποιήσεις

Όπως αναπτύχθηκε, τα κελιά στο υπολογιστικό φύλλο δεν προστατεύονται. Εάν περισσότερα από ένα άτομα εργάζονται σε εισαγωγικά, εξετάστε την προστασία ορισμένων κυττάρων που δεν πρέπει να τροποποιηθούν.

Μην αποθηκεύσετε την πρώτη πραγματική προσφορά ως πρότυπο - αποθηκεύστε την ως κανονικό αρχείο υπολογιστικού φύλλου, δίνοντάς το το όνομα του πελάτη για εύκολη παρακολούθηση.

Αν ο φόρος επί των πωλήσεων χρεώνεται στην εργασία καθώς και σε τμήματα, η φορολογική γραμμή πρέπει να είναι κάτω από αυτά τα δύο σύνολα.