Πώς να οργανώσετε τα έγγραφα του Word

Το Microsoft Word χρησιμοποιείται για τη δημιουργία εγγράφων για εργασία, σχολείο και έργα που σχετίζονται με το σπίτι. Καθώς τα έγγραφα του Word αυξάνονται, είναι μερικές φορές δύσκολο να παραμείνετε οργανωμένοι και να βρείτε αρχεία που έχετε αποθηκεύσει εβδομάδες, μήνες ή χρόνια. Ωστόσο, ο χρόνος για την οργάνωση των εγγράφων σας μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο. Μπορείτε να τοποθετήσετε τα αρχεία που χρησιμοποιείτε για μια συγκεκριμένη εργασία ή έργο στον ίδιο φάκελο και να διαιρέσετε το φάκελο σε μικρότερες κατηγορίες για να διευκολύνετε τη διαχείριση της εργασίας σας πιο εύκολα. Αφού έχετε εγκαταστήσει ένα σύστημα, μπορείτε γρήγορα να αποθηκεύσετε και να βρείτε σχετικά έγγραφα στους αντίστοιχους φακέλους τους.

Βήμα 1

Μεταβείτε στο Microsoft Word. Ελέγξτε για να δείτε πού αποθηκεύονται τα αρχεία σας πατώντας Εργαλεία και Επιλογές και κάντε κλικ στην καρτέλα Τοποθεσίες αρχείων. Στη λίστα Τύποι αρχείων, θα βρείτε τη θέση των αρχείων του Word. Η επιλογή "Έγγραφα" θα δείξει πού αποθηκεύονται τα έγγραφά σας στο Word.

Βήμα 2

Κάντε διπλό κλικ στην τοποθεσία του αρχείου για τα Έγγραφα ή επιλέξτε το και κάντε κλικ στην επιλογή Τροποποίηση αν θέλετε να αλλάξετε τη θέση τα έγγραφα αποθηκεύονται. Στη συνέχεια, μεταβείτε στη θέση φακέλου που θέλετε και κάντε κλικ στο OK.

Βήμα 3

Ελαχιστοποιήστε το Microsoft Word και μεταβείτε στο φάκελο "Τα έγγραφά μου". Για να ανοίξετε τα Έγγραφα μου, κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη και, στη συνέχεια, στην επιλογή Τα έγγραφά μου.

Βήμα 4

Περιηγηθείτε στη θέση φακέλου όπου βρίσκονται τα έγγραφά σας στο Word. Μπορείτε να πλοηγηθείτε από το φάκελο "Τα έγγραφά μου" κάνοντας κλικ στη σύνδεση Γραμμή διευθύνσεων και εντοπίζοντας τη σωστή μονάδα δίσκου για τα έγγραφά σας Word.

Βήμα 5

Δημιουργία φακέλου στα "Τα έγγραφά μου" πηγαίνοντας στο Αρχείο, . Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου που θέλετε.

Βήμα 6

Μετακινήστε αρχεία στο φάκελο επιλέγοντάς τα με το ποντίκι σας και σύροντάς τα στο φάκελο που δημιουργήθηκε πρόσφατα. Για να επιλέξετε τα αρχεία ξεχωριστά, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και επιλέξτε κάθε αρχείο. Για να επιλέξετε πολλά αρχεία το ένα δίπλα στο άλλο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και επιλέξτε το πρώτο και τελευταίο αρχείο. Αυτά τα αρχεία πρέπει να επισημανθούν.

Βήμα 7

Προσθέστε επιπλέον φακέλους στο νέο φάκελο κάνοντας διπλό κλικ στο φάκελο. Στη συνέχεια, επαναλάβετε το βήμα 5 για να δημιουργήσετε ένα φάκελο.

Βήμα 8 - Διαγράψτε όλα τα έγγραφα του Word που δεν χρειάζεστε πλέον επιλέγοντας τα αρχεία που θέλετε να διαγράψετε και πατώντας το πλήκτρο Delete. Επαναλάβετε τη διαδικασία για τη διαγραφή πρόσθετων εγγράφων από το φάκελο.

Μετονομασία αρχείων ή φακέλων κάνοντας δεξί κλικ πάνω στο όνομα αρχείου και επιλέγοντας Μετονομασία. Προσέξτε να μην αλλάξετε την επέκταση αρχείου όταν αλλάζετε το όνομά της. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και πατήστε το πλήκτρο Enter