Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel για τον έλεγχο

Το Excel διαθέτει πολλές χρήσιμες λειτουργίες για τους ελεγκτές. Η δυνατότητα τοποθέτησης δεδομένων σε υπολογιστικό φύλλο και εκτέλεσης διαφορετικών δοκιμών και αναλύσεων καθιστά το Excel ένα ισχυρό εργαλείο ελέγχου. Είναι απλό στη χρήση και είναι άμεσα διαθέσιμο στους περισσότερους ελεγκτές. Το Excel μπορεί να πραγματοποιήσει πολλούς τύπους αναλυτικών δοκιμών, όπως: νόμο Benford, οριζόντια και κάθετη ανάλυση, ανάλυση αναλύσεων, ανάλυση παλινδρόμησης, στατιστικές, στρωματοποίηση και γήρανση. Μπορεί επίσης να εκτελέσει πολλούς τύπους ανάλυσης δεδομένων, όπως: προσάρτηση και συγχώνευση, διασταύρωση και πίνακας περιστροφής, ανίχνευση διπλότυπων και κενά, εξαγωγή και φιλτράρισμα, σύνδεση και δειγματοληψία, ταξινόμηση, σύνοψη και υποσύνολο (Αρ. Αναφοράς 1).

Βήμα 1

Πρώτα λάβετε τα δεδομένα από την ελεγχόμενη οντότητα. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται την απλή πρόσβαση στο λογιστικό σύστημα ή μπορεί να συνεπάγεται τη λήψη δεδομένων για έλεγχο. Κάθε έλεγχος περιλαμβάνει τη διεξαγωγή δοκιμών στις λογιστικές συναλλαγές. Ενώ το Excel περιορίζεται σε 65.536 σειρές, τα σύνολα δεδομένων συχνά συνοψίζονται σε ένα "μέγεθος υπολογιστικού φύλλου", επιτρέποντας στο Excel να χρησιμοποιείται για σκοπούς ανάλυσης (Αρ. Αναφοράς 1). Ένα καλό παράδειγμα είναι η αναλυτική ανάλυση των οικονομικών καταστάσεων.

Βήμα 2

Δημιουργήστε στατιστικά δείγματα από τα δεδομένα. Η δειγματοληψία σάς επιτρέπει να εκτελέσετε δοκιμές σε ομάδες δεδομένων που είναι αντιπροσωπευτικά του πληθυσμού των δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε ένα δείγμα πληρωμένων τιμολογίων για να ελέγξετε ότι αντιπροσωπεύει ολόκληρο τον πληθυσμό των πληρωμένων τιμολογίων. Αν υπάρχουν προβλήματα με το δείγμα, αυτό αποτελεί ένδειξη προβλημάτων με ολόκληρο τον πληθυσμό και μπορείτε να επεκτείνετε τις δοκιμές σας ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Βήμα 3

Εξαγωγή του δείγματος σας σε υπολογιστικό φύλλο Excel. Στο excel μπορείτε να εκτελέσετε μια ποικιλία δοκιμών στο δείγμα σας και να ρυθμίσετε πρότυπα που θα χρησιμοποιηθούν σε άλλους παρόμοιους ελέγχους. Μόλις έχετε ρυθμίσει τα πρότυπα σας, είναι εύκολο να χρησιμοποιήσετε ξανά τα ίδια πρότυπα με νέα δεδομένα, δεν χρειάζεται να επανεφεύρετε τον τροχό κάθε φορά.

Βήμα 4 - Εκτελέστε τις δοκιμές στα δείγματα δεδομένων σας . Υπάρχουν δύο τύποι δοκιμών λογισμικού ελέγχου, αυτοί που έχουν αναλυτικό χαρακτήρα και αυτοί που επικεντρώνονται στην εφαρμογή ανάλυσης στα πραγματικά λεπτομερή δεδομένα. Οι Αναλυτικές Δοκιμές είναι αξιολογήσεις σχέσεων μεταξύ διαφορετικών συνιστωσών οικονομικών και μη χρηματοοικονομικών δεδομένων για να εκτιμηθεί κατά πόσο τα ισοζύγια λογαριασμών είναι λογικά, π.χ. ανάλυση αναλύσεων. Οι έλεγχοι συναλλαγών είναι ένα παράδειγμα λεπτομερούς ανάλυσης δεδομένων. Τα αποτελέσματα των αναλυτικών και λεπτομερών ελέγχων μπορούν να καταγραφούν στα υπολογιστικά φύλλα του Excel με τα δεδομένα στα οποία εφαρμόζεται.

Συμπεράσματα από τις δοκιμές και τις αναλύσεις σας και αναφορά των υπολογιστικών φύλλων του Excel ως τεκμηρίωσης. Όταν εντοπίζονται προβλήματα ή ευρήματα, αναφέρονται τα δεδομένα στα υπολογιστικά φύλλα του Excel σε αντίγραφα των λεπτομερειών που τεκμηριώνουν τα προβλήματα ή τα ευρήματα. Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως φύλλα μολύβδου για να οργανώσουν τα χαρτιά εργασίας σας με στοιχεία υποστήριξης που παρατάσσονται πίσω από κάθε υπολογιστικό φύλλο.