Πώς να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο του Word ως χρησιμοποιήσιμο φόρμα

Χρησιμοποιήσατε τη γραμμή εργαλείων "Φόρμες" στο Microsoft Word για να δημιουργήσετε μια όμορφη φόρμα. Αλλά, τώρα πρέπει να καταλάβετε πώς να κάνετε πραγματικά να συλλέξετε δεδομένα. Η διαδικασία δημιουργίας μιας διαδραστικής φόρμας που επιτρέπει στους χρήστες να εισάγουν κείμενο μόνο στα πεδία φόρμας που έχετε δημιουργήσει χωρίς να μπορέσετε να αλλάξετε οποιοδήποτε περιεχόμενο ή διάταξη του εγγράφου δεν είναι πολύ δύσκολη, αφού λάβετε μερικά σημαντικά βήματα.

Δημιουργία κλειδωμένων και προστατευμένων με κωδικό φόρμες φόρμας

Βήμα 1

Ανοίξτε τη φόρμα Microsoft Word με την ολοκληρωμένη διάταξη και όλα τα πεδία φόρμας που έχουν εισαχθεί.

Βήμα 2

Επαλήθευση ότι εμφανίζεται η γραμμή εργαλείων "Φόρμες". Αν δεν είναι, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού "Προβολή" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Γραμμές εργαλείων" και "Φόρμες".

Βήμα 3 - Κάντε κλικ στο κουμπί "Προστατέψτε τη φόρμα" στη γραμμή εργαλείων "Φόρμες". (Το σχήμα είναι κλειδωμένο.) Αυτό θα περιορίσει την κίνηση του κέρσορα για να σχηματίσει μόνο πεδία.

Βήμα 4 - Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού "Εργαλεία" και κάντε κλικ στο "Προστατέψτε το έγγραφο". Θα εμφανιστεί το παράθυρο εργασιών "Προστατέψτε το έγγραφο".

Βήμα 5

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο έγγραφο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Συμπλήρωση φορμών" στη λίστα Περιορισμοί επεξεργασίας

Βήμα 6 - Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι, Έναρξη Ενίσχυσης Προστασίας" στο παράθυρο εργασιών "Προστατέψτε το έγγραφο". Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Ξεκινήστε την εκτέλεση του κωδικού πρόσβασης"

Βήμα 7

Εισάγετε και εισαγάγετε ξανά έναν κωδικό πρόσβασης για το έγγραφο. (Αυτό εμποδίζει τους χρήστες να αλλάξουν το έγγραφο ή τη διάταξη) Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Αποθήκευση του κλειδωμένου και προστατευμένου με κωδικό εγγράφου. χρήστες. Στη συνέχεια, η συμπληρωμένη φόρμα μπορεί να αποσταλεί ηλεκτρονικά ως συνημμένο - επιτρέποντάς σας να καταγράψετε αυτό το συγκεκριμένο σύνολο δεδομένων. Απλά αποθηκεύστε το έγγραφο με ένα μοναδικό όνομα για κάθε άτομο που συμπληρώνει τη φόρμα.

Επίσης, κατά τη δημιουργία της αρχικής φόρμας, εξετάστε τη χρήση πινάκων για να διατηρήσετε τη μορφή καθαρή και παραταγμένη.

Προειδοποιήσεις

Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει έναν κωδικό πρόσβασης που θα είναι εύκολος για όλους τους διαχειριστές φόρμας να θυμούνται, καθώς ο κωδικός πρόσβασης δεν μπορεί να επαναφερθεί ή να ανακτηθεί.

Το Microsoft Word είναι χρήσιμο για βασικές φόρμες και συλλογή δεδομένων. Εάν χρειάζεστε πιο λεπτομερείς τεχνικές συλλογής δεδομένων ή ανάλυση δεδομένων, εξετάστε τη χρήση διαφορετικής εφαρμογής - όπως η Microsoft Access.

Στοιχεία που θα χρειαστείτε

Microsoft Word 2003 ή νεότερη έκδοση

Έγγραφο μορφοποιημένου Word