Πώς να προετοιμάσετε μια αναφορά ελέγχου χρησιμοποιώντας το Excel

Με εργαλεία ανάλυσης, λειτουργίες υπολογισμού και επιλογές ασφάλειας δικτύου, το Microsoft Excel είναι μια ισχυρή λογιστική λύση για βιβλία μικρών επιχειρήσεων. Η Microsoft παρέχει επίσης μια σειρά προτύπων αναφοράς ελέγχου που μπορούν να προσαρμοστούν ώστε να ταιριάζουν στις επιχειρηματικές σας ανάγκες και να σας δώσουν ένα ξεκίνημα για τη μορφοποίηση και την οργάνωση. Είτε διεξάγετε έλεγχο για εσωτερικούς λόγους είτε κατόπιν αιτήματος τρίτου μέρους όπως το IRS ή μέτοχος, το Microsoft Excel προσφέρει τα κατάλληλα πρότυπα συμβατά με τις εκδόσεις 2010 και 2013. Θα πρέπει ακόμα να συγκεντρώσετε όλα τα οικονομικά σας αρχεία, αποδείξεις και τιμολόγια, αλλά το Excel μπορεί τουλάχιστον να σας κατευθύνει προς τη σωστή κατεύθυνση και να βελτιστοποιήσει την καταχώρηση δεδομένων και τους υπολογισμούς.

Βήμα 1

Εντοπίστε ένα πρότυπο αναφοράς ελέγχου που ταιριάζει με τις ανάγκες σας από τον ιστότοπο προτύπων της Microsoft (βλ. Πόροι).

Βήμα 2

Ανοίξτε το πρότυπο στο Microsoft Excel κάνοντας κλικ στο "Λήψη" (Excel 2010) ή "Δημιουργία" Excel 2013).

Βήμα 3

Επεξεργαστείτε τις πληροφορίες καταλόγου για να προσαρμόσετε το πρότυπο στην επιχείρησή σας. Συμπληρώστε όλα τα σχετικά στοιχεία, όπως το εταιρικό όνομα, τη διεύθυνση ή τα στοιχεία επικοινωνίας.

Βήμα 4

Αποκτήστε την τεκμηρίωση συμμόρφωσης με τα πρότυπα από την υπηρεσία ελέγχου ή από έναν επαγγελματία λογιστών. Ανάλογα με τον λόγο ή το κοινό για την αναφορά ελέγχου, ενδέχεται να σας ζητηθεί να συμπεριλάβετε ορισμένα στοιχεία σε μια συγκεκριμένη σειρά.

Βήμα 5

Επεξεργαστείτε τυχόν επικεφαλίδες στηλών ή γραμμών για να συμμορφωθείτε με την απαιτούμενη τεκμηρίωση και μορφή . Εάν πρέπει να εισαγάγετε νέες σειρές ή στήλες, κάντε δεξί κλικ σε μια σειρά ή στήλη όπου θέλετε να προσθέσετε μια νέα γραμμή και επιλέξτε "Εισαγωγή" από το μενού. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ και να σύρετε μια στήλη ή μια σειρά για να την μετακινήσετε.

Βήμα 6 - Σύνταξη όλων των σχετικών οικονομικών σας αρχείων, συμπεριλαμβανομένων αποδείξεων, τιμολογίων, τραπεζικών αρχείων και πληροφοριών σχετικά με οποιεσδήποτε οικονομικές συμμετοχές. Ο λόγος για τον έλεγχο θα καθορίσει επίσης το πεδίο εφαρμογής του και το ποσό και τη φύση των πληροφοριών που χρειάζεστε.

Βήμα 7 - Συμπληρώστε όλα τα κελιά στο πρότυπο ελέγχου με τις σχετικές πληροφορίες από τον οικονομικό φάκελο . Ελέγξτε τις καταχωρίσεις σας για τυπογραφικά λάθη και δώστε ιδιαίτερη προσοχή στις γραμμές που υπολογίζουν τα σύνολα για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες έχουν νόημα.

Επισκευή του εγγράφου και αποθήκευση του σε ασφαλές μέρος. περιλαμβάνει επίσης μια εισαγωγική επιστολή στην οποία εξηγείται το πεδίο και ο στόχος του ελέγχου καθώς και μια τελική επιστολή στην οποία προσδιορίζονται τυχόν σημαντικά συμπεράσματα ή παρατυπίες.

Το Excel περιλαμβάνει λειτουργίες για να κλειδώνει τις τιμές των κυττάρων και να διατηρεί ορισμένους χρήστες σε ένα δίκτυο από το να κάνει αλλαγές. Ελέγξτε τα προνόμια δικτύου με έναν επαγγελματία πληροφορικής εάν σκοπεύετε να μοιραστείτε την αναφορά σε εσωτερικό ή εξωτερικό δίκτυο.