Διαδικασίες ελέγχου εγγράφων για τον μηχανικό

Ο έλεγχος εγγράφων είναι υψίστης σημασίας σε μια μηχανική ρύθμιση. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τα τμήματα που πρέπει να αποθηκεύουν έγγραφα σχετικά με τις μεθόδους που εμπλέκονται στις διαδικασίες τους. Από το τμήμα που χρειάζεται να έχει μια διαδικασία για νέες προσλήψεις, για την τελική διαδικασία κατασκευής, είναι απαραίτητο να έχουμε ένα μέσο για τον έλεγχο της δημιουργίας, της αναθεώρησης, της ποιότητας και της επικαιροποίησης αυτών των εγγράφων.

Διάφορες μορφές ελέγχου εγγράφων

Ανάλογα με τον τύπο της εφαρμοσμένης μηχανικής, το μέγεθος και ο τρόπος ελέγχου θα διαφέρουν σημαντικά. Για παράδειγμα, για την τεχνολογία λογισμικού μπορεί να υπάρχουν λιγότερα μηχανικά σχέδια, αλλά ίσως περισσότερα διαγράμματα διεργασίας. Είτε έτσι είτε αλλιώς, πρέπει να υπάρχει μια δομή για τη διαδικασία. Πρέπει να ακολουθήσουν κάποιες βασικές προϋποθέσεις. Πρώτον, τα έγγραφα προέρχονται από μια υπηρεσία έκδοσης. Χρησιμοποιούνται κυρίως από αυτό το τμήμα, ενώ άλλα τμήματα ενδέχεται να έχουν κάποια συμβολή στη διαδικασία. Ωστόσο, ο γενικός έλεγχος πρέπει να λαμβάνεται από την υπηρεσία έκδοσης. Στη συνέχεια, μια ομάδα εγγράφων θα πρέπει να δημιουργηθεί από μια ομάδα συγγραφέων. Τα έγγραφα πρέπει να αναθεωρηθούν και, συνεπώς, πρέπει να συσταθεί μια ομάδα αναθεωρητών οι οποίοι έχουν την εξουσία να επανεξετάζουν και να έχουν τις γνώσεις του θέματος για να κάνουν διορθώσεις και τελικά να εγκρίνουν κάθε στάδιο. (τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας) σε όλους τους οργανισμούς για να επισημοποιήσουν τις διαδικασίες για όλες τις πτυχές της εργασίας που γίνεται. Είναι σημαντικό να καταγράψετε τις διαδικασίες λειτουργίας για όλες τις περιοχές του οργανισμού. Από τις διαδικασίες για την πρόσληψη νέου προσωπικού σε διαδικασίες για συγκεκριμένες λειτουργίες σε μια κατασκευαστική εταιρεία, κάθε διαδικασία είναι σημαντική. Φυσικά, ένα τμήμα θα πρέπει να είναι σε θέση να εντοπίσει γρήγορα μια συγκεκριμένη SOP για μια συγκεκριμένη διαδικασία. Πρέπει να είναι εύκολο να εντοπιστεί και πρέπει να αποθηκευτεί με ασφάλεια και να μην μπορεί να επεξεργαστεί εκτός από μια επίσημη διαδικασία ελέγχου εγγράφων. Όλες οι ενημερώσεις πρέπει να καταγράφονται σαφώς στην κατάλληλη τοποθεσία και θα πρέπει να είναι σαφές ποιος έκανε την αλλαγή, τον λόγο και την ημερομηνία και την ώρα που έγινε.

Η Μηχανική των Έγγραφα Ελέγχου

Ένα έγγραφο θα να δημιουργείται από ένα σύνολο σημειώσεων που λαμβάνονται κατά τη συνέντευξη σε μια ΜΜΕ (θέμα sxpert) και να τίθεται σε ευανάγνωστη μορφή από έναν τεχνικό συγγραφέα. Το έγγραφο θα αποσταλεί για επανεξέταση, όπου θα μετρηθεί σε σχέση με ένα σύνολο τυποποιημένων οδηγιών για τη δημιουργία αυτού του τύπου εγγράφου. Κατά τη διάρκεια της δημιουργίας ενός τέτοιου εγγράφου, θα περάσει από πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους που θα εισάγουν όλοι τη μοναδική τους οπτική γωνία στη διαδικασία. Τέλος, το έγγραφο θα καταλήξει σε έγκριση και θα αποθηκευτεί σε ένα χώρο αποθήκευσης εγγράφων όπου ο καθένας που έχει πρόσβαση σε αυτό θα μπορεί να το δει. Ανά πάσα στιγμή, ενδέχεται να απαιτείται ενημέρωση για το έγγραφο. Σε αυτή την περίπτωση, ο αποτελεσματικός έλεγχος εγγράφων θα καλύπτει τις τροποποιήσεις, τους λόγους για τους οποίους γίνεται αυτό (για παράδειγμα, μια ενημέρωση του υλικολογισμικού) και το πρόσωπο που έκανε τις αλλαγές. Τέλος, όλα τα έγγραφα πρέπει να υπόκεινται σε έλεγχο ποιότητας. αυτό θα είναι ένα πρόσθετο βήμα που έχει σχεδιαστεί για να διατηρηθεί η μπάρα επάνω, έτσι ώστε το πρότυπο των εγγράφων ποτέ δεν πέφτει κάτω από ένα ορισμένο καθορισμένο επίπεδο