Πώς να εισαγάγετε υπολογιστικά φύλλα Excel στο Access

Πολλοί χρήστες λογιστικών φύλλων εκμεταλλεύονται τις δυνατότητες της βάσης δεδομένων στο Microsoft Excel όταν εργάζονται με τα δεδομένα υπολογιστικών φύλλων τους. Απλές λειτουργίες αναζήτησης, ταξινόμησης και φίλτρου είναι διαθέσιμες χρησιμοποιώντας το μενού "Δεδομένα" στο Excel. Η Microsoft Access είναι μια πλήρως σχεδιαζόμενη σχεσιακή βάση δεδομένων που είναι συμβατή με το Microsoft Excel. Η εισαγωγή δεδομένων υπολογιστικού φύλλου Excel στη Microsoft Access παρέχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως βελτιωμένη εισαγωγή δεδομένων, πρόσβαση πολλαπλών χρηστών και προηγμένες επιλογές αναφοράς. Οι ετικέτες δεδομένων στη στήλη του Excel μετατρέπονται σε ονόματα πεδίων, τα δεδομένα στηλών μετατρέπονται σε πεδία και κάθε σειρά μετατρέπεται σε αρχείο κατά τη διαδικασία εισαγωγής.

Βήμα 1

Αποθηκεύστε τα δεδομένα υπολογιστικών φύλλων στο Excel χρησιμοποιώντας το αρχείο "Αρχείο", "Αποθήκευση". Παρόλο που η Access αναγνωρίζει μια σειρά εναλλακτικών μορφών, συμπεριλαμβανομένου του dBASE και του οριοθετημένου κειμένου, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τη φυσική μορφή Excel για το αποθηκευμένο αρχείο σας. Η πρόσβαση έχει ρυθμιστεί ώστε να εισάγει άμεσα αρχεία Excel και παρέχει επιλογές για συνεχή εργασία με τα δεδομένα και στα δύο προϊόντα μετά τη διαδικασία εισαγωγής.

Βήμα 2

Ξεκινήστε τη Microsoft Access και ανοίξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα του Excel. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα κενή βάση δεδομένων στην Access κάνοντας κλικ στο "Αρχείο", "Νέα" και επιλέγοντας την επιλογή "Κενή βάση δεδομένων". Παρέχετε ένα όνομα για το αρχείο όταν σας ζητηθεί. Κάντε κλικ στο "Αρχείο", "Λήψη εξωτερικών δεδομένων", "Εισαγωγή" και επιλέξτε τη μορφή Excel. Εντοπίστε τον υποκατάλογο του υπολογιστικού φύλλου και εισαγάγετε το υπολογιστικό φύλλο σας στη Microsoft Access. Εάν χρησιμοποιείτε την έκδοση 7 της Microsoft Access, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα" στην κορυφή της οθόνης σας και να επιλέξετε "Excel" ως μορφή εισαγωγής δεδομένων υπολογιστικού φύλλου. Μπορείτε να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα ή να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα για τα δεδομένα υπολογιστικών φύλλων του Excel.

Βήμα 3

Επιλέξτε το φύλλο εργασίας ή το εύρος που θέλετε να εισαγάγετε από τον "Οδηγό εισαγωγής" και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Επιλέξτε τις επικεφαλίδες της στήλης του Excel που θέλετε να εισαγάγετε ως ονόματα πεδίων και επιβεβαιώστε ότι θέλετε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα ή να προσθέσετε δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα. " για να συνεχίσετε. Μπορείτε να αλλάξετε τα ονόματα πεδίων, να παρακάμψετε πεδία που δεν θέλετε να εισαγάγετε και να επιλέξετε επιλογές ευρετηρίασης, συμπεριλαμβανομένου ενός κύριου κλειδιού για την ταξινόμηση των δεδομένων υπολογιστικού φύλλου στην Access. Κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος" όταν είστε ικανοποιημένοι με τις επιλογές σας.

Ανατρέξτε στα αποτελέσματα του οδηγού Analyzer Table για να επαληθεύσετε τη δομή των πινάκων βάσης δεδομένων που έχει δημιουργήσει η Access από το φύλλο εργασίας του Excel. Ο οδηγός θα διαιρέσει πίνακες που περιέχουν διπλές πληροφορίες σε ξεχωριστούς πίνακες, έτσι ώστε κάθε κατηγορία δεδομένων να αποθηκεύεται μόνο μία φορά. Επαληθεύστε την τοποθέτηση πεδίου εντός των πινάκων, επιλέξτε το πρωτεύον κλειδί που χρησιμοποιείται για τη διαλογή και διορθώστε τυχόν τυπογραφικά σφάλματα πριν ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής.

Συμβουλή Τα φύλλα εργασίας που μοιράζονται μια συνεπή δομή και σκοπό μπορούν να εισαχθούν σε έναν ενιαίο πίνακα . Φύλλα εργασίας με ασυνεπή δεδομένα ή δομές πίνακα πρέπει να εισαχθούν σε ξεχωριστούς πίνακες.

Προειδοποίηση

Καταργήστε τυχόν κενές σειρές στο υπολογιστικό φύλλο του Excel πριν εισαγάγετε στην Access. Οι κενές εγγραφές μπορούν να δημιουργήσουν σφάλματα όταν υπολογίζονται χρησιμοποιώντας λειτουργίες της Microsoft Access.