Πώς να χρησιμοποιήσετε τις κλάσεις σε QuickBooks για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς

Η λειτουργία κλάσης είναι μία από τις λιγότερο χρησιμοποιούμενες από όλες τις δυνατότητες QuickBooks. Η λειτουργία κλάσης χρησιμοποιείται με οποιονδήποτε αριθμό τρόπων για την παρακολούθηση των συναλλαγών, των αγορών ή των πωλήσεων, με την ανάθεση άλλης ταυτότητας προσδιορισμού στη συναλλαγή. Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν κλάσεις για να προσδιορίσουν την τοποθεσία της συναλλαγής εάν έχει περισσότερες από μία τοποθεσίες. Άλλοι χρησιμοποιούν κατηγορίες για να προσδιορίσουν τον τομέα των επιχειρήσεων στις οποίες πραγματοποιείται η συναλλαγή. Για παράδειγμα, μια εταιρεία εστιατορίων /τροφοδοσίας μπορεί να θέλει να αναθέτει κατηγορίες για να δηλώσει το εισόδημα που παράγεται από το εστιατόριο και την τροφοδοσία ξεχωριστά, έτσι ώστε να μπορεί να δημιουργηθεί μια κατάσταση κερδών και ζημιών για κάθε τμήμα της επιχείρησής της.

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία κλάσης για την παρακολούθηση προγραμμάτων

Βήμα 1

Δημιουργήστε μια νέα κλάση για κάθε πρόγραμμα που δημιουργεί δωρεές για το μη κερδοσκοπικό. Κάντε κλικ στο κουμπί "Λίστες" στην επάνω γραμμή μενού. Αυτό θα ανοίξει τη λίστα τάξεων. Κάντε κλικ στο κάτω αριστερό πλήκτρο "Κλάση" και, στη συνέχεια, στο κουμπί "Νέο". Πολλά μη κερδοσκοπικά ιδρύματα έχουν πολλαπλά προγράμματα που παράγουν έσοδα (δωρεές) και έχουν έξοδα. Οι εκκλησίες, για παράδειγμα, θα έχουν προγράμματα ευαγγελισμού, νεότητας και αποστολών. Η δημιουργία μιας κλάσης για κάθε μία από αυτές θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε όλες τις δωρεές ή τα καθορισμένα δώρα σε κάθε πρόγραμμα και να παρακολουθείτε τα έξοδα που σχετίζονται με κάθε πρόγραμμα. Step 2 - Καθορίστε κάθε συναλλαγή με το συγκεκριμένο κατηγορίας στην οποία σχετίζεται. Για δωρεές, η τάξη θα εισάγεται στο έντυπο δωρεάς στην τέταρτη στήλη από τα αριστερά. Για τις δαπάνες, η τάξη θα καταχωρηθεί στην καρτέλα Έξοδα και στην τελευταία στήλη της οθόνης "Έλεγχος εγγραφών". Για παράδειγμα, ένα μέλος της εκκλησίας δωρίζει $ 300 στις αποστολές της εκκλησίας. Το πρόγραμμα για τη νεολαία αγοράζει ένα πρόγραμμα διδασκαλίας ύψους $ 300 για τη Βίβλο της Εξόδου. Ο ορισμός των 300 δολαρίων σε αποστολές καταγράφεται στη φόρμα Δωρεάς. Τα καθορισμένα κεφάλαια δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για ένα πρόγραμμα άλλο από εκείνο για το οποίο έχουν οριστεί. Χρησιμοποιώντας αυτές τις ονομασίες θα διατηρήσετε αυτές τις συναλλαγές χωρισμένες όπως απαιτείται από το νόμο για μη κερδοσκοπικές εταιρείες.

Δημιουργία αντικειμένων υποκλάσης για πολλαπλά προγράμματα κάτω από μία τάξη. Για παράδειγμα, το πρόγραμμα μεγαλύτερων αποστολών μπορεί να υποστηρίξει αρκετούς ιεραποστόλους. Κάτω από την κύρια τάξη, Missions, δημιουργήστε μια υποκατηγορία για κάθε μεμονωμένο ιεραπόστολο. Αυτό γίνεται με τον ίδιο τρόπο που δημιουργήσατε αρχικά την τάξη. Όταν προσθέτετε μια νέα κλάση στο παράθυρο Λίστας κλάσεων, ελέγξτε ένα μικρό πλαίσιο για να υποδείξετε αν πρόκειται για υποκατηγορία. Αυτό θα επιτρέψει μια αναδρομή στα σύνολα που δίδονται σε αποστολές, με την ικανότητα να κρατάτε ξεχωριστές τις δωρεές κάθε ιεραποστόλου.

Χρησιμοποιήστε το χαρακτηριστικό κλάσης για να παρακολουθείτε τις τοποθεσίες

Βήμα 1

Δημιουργήστε μια τάξη για κάθε ξεχωριστή τοποθεσία ενός μεγαλύτερου οργανισμού, όπως ένας οργανισμός που λειτουργεί με πολλαπλές τοποθεσίες για καταστήματα λιτότητας, κουζίνες σούπας και παιδική φροντίδα για τους φτωχούς. Για λόγους φορολογικής πληροφόρησης, θα πρέπει να παρακολουθείτε προσεκτικά κάθε τοποθεσία. Για μια οργάνωση με τέσσερα καταστήματα αποθηκών, τα μαθήματα μπορούν να χωριστούν με ένα χαρακτηριστικό λέξης που τα διακρίνει από τα άλλα (για παράδειγμα, Βόρεια, Δυτικά, Uptown και Downtown).

Βήμα 2

Assign όλα τα έξοδα στη σωστή θέση. Η ενοικίαση, η μισθοδοσία και οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας αποτελούν παραδείγματα όλων των δαπανών που μπορεί να έχει κάθε τοποθεσία. Εάν κάθε τοποθεσία είναι ο ίδιος τύπος τοποθεσίας (όπως ένα κατάστημα λιτότητας), τα έξοδα θα ήταν αρκετά παρόμοια ώστε να έχουν ένα αρχείο εταιρείας QuickBooks και απλά να χρησιμοποιήσουν τη λειτουργία Κλάσης για να τα διακρίνουν.

Αντιστοιχίστε όλες τις δωρεές ή τα έσοδα στη σωστή τοποθεσία. Στην περίπτωση μιας εκκλησίας, οι δωρεές που έρχονται δεν αντανακλούν ένα καλό ή μια υπηρεσία, όπως θα συνέβαινε σε ένα κατάστημα λιτότητας. Αν και είναι μια μη κερδοσκοπική οργάνωση, ένα κατάστημα λιτότητας μπορεί να θεωρεί τα χρήματα που δίνονται για τα μεταχειρισμένα αγαθά ως έσοδα. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να επιτρέψουν στον οργανισμό να λάβει την κατάλληλη απόφαση σε περίπτωση που τα έξοδα αρχίσουν να υπερβαίνουν τα έσοδα ή τις δωρεές.

Συμβουλή Άλλες χρήσεις για το χαρακτηριστικό Class περιλαμβάνουν την παρακολούθηση του είδους των δωρεών (όπως ως μετρητά ή μη καταβολή), ξεχωριστά τμήματα και συλλογή κεφαλαίων ή ειδικές εκδηλώσεις.

Προειδοποίηση

Το χαρακτηριστικό Class των QuickBooks είναι γνωστό ως το Mighty Putty των χαρακτηριστικών. Το Mighty Putty είναι αυτός ο εύκαμπτος πηλός που μπορεί να σχηματιστεί για να κάνει έναν από διάφορους διαφορετικούς χώρους εργασίας, αλλά μόλις αναμιχθεί και εκτεθεί στον αέρα γίνεται σκληρός ως χάλυβας. Αφού επιλέξετε τον σκοπό για τις ονομασίες κλάσης σας, δεν μπορεί να αλλάξει ή να χρησιμοποιηθεί για δύο διαφορετικούς σκοπούς.