Μια λίστα αλληλογραφίας είναι μια βάση δεδομένων προσωπικών ή επιχειρηματικών επαφών. Συλλέξτε επιχειρηματικές πληροφορίες από πελάτες κάθε φορά που επικοινωνούν με την εταιρεία σας, ειδικά τον ιστότοπό σας. Χρησιμοποιήστε έναν συνδυασμό των επαφών του Microsoft Office Outlook, του Excel και του Word για να διατηρήσετε τις πληροφορίες των πελατών και των προσωπικών σας στοιχείων. Το MS Contacts είναι ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών. Εξαγωγή λίστας ονομάτων και διευθύνσεων στο Excel και χρήση του Word για τη μορφοποίηση και την εκτύπωση ετικετών.
Δημιουργία βάσης δεδομένων
Βήμα 1 - Ανοίξτε τις επαφές του Microsoft Outlook. Κάντε κλικ στο "Νέα" και πληκτρολογήστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στα πεδία. Να συμπεριλάβετε ονόματα και διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου και οποιεσδήποτε άλλες σχετικές πληροφορίες.
Βήμα 2
Προσθέστε "Κατηγορίες" στις επαφές σας για να προσθέσετε ένα άλλο επίπεδο για να οργανώσετε τις επαφές σας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Κατηγορίες" στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης και επιλέξτε μια προεπιλεγμένη κατηγορία. Για να προσθέσετε μια νέα κατηγορία, κάντε κλικ στο κουμπί "Λίστα κύριων κατηγοριών", κάντε κλικ στο λευκό πλαίσιο, πληκτρολογήστε το νέο όνομα κατηγορίας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη". Κάντε κλικ στο "Αποθήκευση και κλείσιμο" όταν τελειώσετε. Ενημερώστε τις πληροφορίες επαφών κάθε φορά που λαμβάνετε νέες πληροφορίες.
Βήμα 3
Εξαγωγή επαφών σε υπολογιστικό φύλλο Excel. Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο "Αρχείο", "Εισαγωγή και Εξαγωγή", "Εξαγωγή σε αρχείο", "Microsoft Excel" και "Επόμενο". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Επαφές" και δώστε αυτό το αρχείο ένα όνομα και τοποθεσία.
Βήμα 4 - Κάντε κλικ στο "Χάρτης προσαρμοσμένων πεδίων" για να καταργήσετε επιπλέον πεδία. Κάντε κλικ στο "Καθαρισμός χάρτη" στο δεξιό μέρος του παραθύρου. Κάντε κλικ στο σύμβολο συν στην αριστερή πλευρά του παραθύρου και επιλέξτε κάθε πεδίο, αντί για το μπλοκ για να προσθέσετε περισσότερες επιλογές διαλογής. Επίσης, όταν χρησιμοποιείτε ολόκληρη την ομαδοποίηση, το Microsoft Outlook προσθέτει επιπλέον πεδία. Για παράδειγμα, το μπλοκ διευθύνσεων περιλαμβάνει τη χώρα. Κάντε κλικ στο "OK" και στο "Finished."
Ανοίξτε το αρχείο Excel και προσθέστε επικεφαλίδες στηλών για το όνομα, το επώνυμο, την οδό, την πόλη, την κατάσταση και τον ταχυδρομικό κώδικα.
Δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας
Βήμα 1 - Ανοίξτε το Microsoft Word, κάντε κλικ στο μενού "Εργαλεία" και, στη συνέχεια, "Γραμματοσειρές και αλληλογραφία". Κάντε κλικ στο "Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας" και επιλέξτε "Ετικέτα".
Βήμα 2
Κάντε κλικ στην επιλογή "Αλλαγή διάταξης εγγράφου". Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Επιλογές ετικέτας". Επιλέξτε την ετικέτα από τη λίστα αριθμών προϊόντων και κάντε κλικ στο "OK".
Βήμα 3 - Επιλέξτε παραλήπτες κάνοντας κλικ στο "Χρήση υπάρχουσας λίστας" και "Περιήγηση". Επιλέξτε το αρχείο Excel και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα". Καταργήστε την επιλογή των πλαισίων μπροστά από τη στήλη του τελευταίου ονόματος για να τα καταργήσετε από τη λίστα εκτύπωσης. Κάντε κλικ στο "ΟΚ" όταν τελειώσετε.
Βήμα 4 - Τοποθετήστε τις ετικέτες. Επιλέξτε είτε "Block Block" είτε "More Items", για να εισάγετε πεδία στην ετικέτα σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο "Ταίριασμα πεδίων" και να επιλέξετε από τη λίστα των διαθέσιμων πεδίων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Βήμα 5
Κάντε κλικ στο κουμπί "Ενημέρωση όλων των ετικετών". Αυτό δημιουργεί τις ετικέτες με τις πληροφορίες από το υπολογιστικό φύλλο του Excel. Προεπισκόπηση των ετικετών για σφάλματα και πραγματοποίηση όλων των απαραίτητων αλλαγών.
Προσθέστε τις ετικέτες στον εκτυπωτή σας. Κάντε κλικ στο "Συγχώνευση σε εκτυπωτή" και κάντε κλικ στο "OK".
Συμβουλές
Όταν εισάγετε μεμονωμένα πεδία στην ετικέτα, προσθέστε ένα κενό μετά την πόλη και την κατάσταση.
Προσθέστε τυχόν διορθώσεις που έγιναν στις ετικέτες στο Outlook.
Προειδοποίηση
Επιλέξτε το αντίστοιχο πρότυπο ετικέτας στη φυσική ετικέτα. Η χρήση διαφορετικού προτύπου ενδέχεται να εκτυπώσει εσφαλμένα τις ετικέτες.
Στοιχεία που χρειάζεστε
Στοιχεία επικοινωνίας
Κατηγορίες (χρησιμοποιούνται για ταξινόμηση)
Πρότυπο ετικέτας
Ετικέτες
Πνευματικά δικαιώματα © Γνώση Υπολογιστών Όλα τα δικαιώματα κατοχυρωμένα