Πώς να αρχειοθετήσετε τα αρχεία QuickBooks της Εταιρείας

Όταν ένα αρχείο εταιρείας QuickBooks έχει πολλές συναλλαγές για μεγάλο χρονικό διάστημα, ο χώρος που λαμβάνεται από το λογισμικό QuickBooks αυξάνεται. Αυτό μπορεί να προκαλέσει εξαιρετική επιβράδυνση της διαδικασίας λειτουργίας του QuickBooks. Η λύση σε αυτό είναι να αρχειοθετήσετε τα προηγούμενα χρόνια των αρχείων της εταιρείας σας. Σε παλαιότερες εκδόσεις των QuickBooks, αυτή η διαδικασία ονομάστηκε "αρχειοθέτηση". στις νεότερες εκδόσεις, ονομάζεται "καθαρισμός δεδομένων της εταιρείας". Αυτή η διαδικασία συμπυκνώνει τα αρχεία της εταιρίας του προηγούμενου έτους, αφαιρώντας τις λεπτομέρειες κάθε κλειστής συναλλαγής, αφήνοντας μόνο τα σύνολα.

Δημιουργία και αποθήκευση αντιγράφων ασφαλείας

Βήμα 1

Εισαγωγή φλας μονάδα δίσκου ή CD-ROM στον υπολογιστή.

Βήμα 2

Κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αποθήκευση αντιγραφής ή αντιγράφων ασφαλείας". Θα σας ρωτήσω πού θέλετε να αποθηκεύσετε αυτό το αντίγραφο ασφαλείας. επιλέξτε τη μονάδα flash ή το CD-ROM. Κάντε κλικ στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου" και πληκτρολογήστε "Αρχειοθετημένο" πριν από την επέκταση. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" και το αρχείο θα δημιουργηθεί αντίγραφα ασφαλείας στη μονάδα flash ή στο CD-ROM.

Αρχειοθέτησης του αρχείου

Βήμα 1

Κάντε κλικ στο "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού και επιλέξτε την επιλογή "Βοηθητικά προγράμματα". Όταν ανοίξει το επόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή "Καθαρισμός δεδομένων εταιρείας."

Βήμα 2

Επιλέξτε "Κατάργηση συναλλαγών από μια συγκεκριμένη ημερομηνία". Η ημερομηνία που θα επιλέξετε θα είναι η ημερομηνία λήξης. όλες οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία αυτή θα συμπυκνωθούν και τα στοιχεία των συναλλαγών αυτών θα καταργηθούν.

Βήμα 3 - Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να ανοίξετε το επόμενο παράθυρο, όπου θα επιλέξετε πρόσθετα κριτήρια για την κατάργηση συναλλαγών. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές: να καταργηθούν οι συναλλαγές τραπεζών και πιστωτικών καρτών που δεν έχουν εκκαθαριστεί. αφαιρέστε τις συναλλαγές που έχουν επισημανθεί για εκτύπωση. να αφαιρέσει τιμολόγια και εκτιμήσεις που έχουν επισημανθεί για αποστολή. να αφαιρέσετε συναλλαγές που περιέχουν μη τιμολογημένα ή μη επιστραφέντα έξοδα. ".

Βήμα 4

Επιλέξτε να διαγράψετε στοιχεία που δεν έχουν συναλλαγές στο επόμενο παράθυρο που ανοίγει. Αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνουν λογαριασμούς, πελάτες, προμηθευτές, άλλα ονόματα, στοιχεία τιμολογίου και σημειώσεις "To Do".

Κάντε κλικ στην επιλογή "Εκκίνηση καθαρισμού". Αποθηκεύστε το καθαρισμένο αρχείο στην επιφάνεια εργασίας ή στον εξωτερικό σκληρό δίσκο για να συνεχίσετε να εργάζεστε στα QuickBooks.

Συμβουλή: Οι λογιστές συνήθως αρχειοθετούν τα δεδομένα του QuickBooks μετά τη λήξη του οικονομικού έτους. Εάν έχετε πολλές συναλλαγές που δεν έχουν κλείσει, ίσως θελήσετε να εξετάσετε την αρχειοθέτηση των συναλλαγών ξεκινώντας από δύο χρόνια πριν.

Προειδοποίηση

Διατηρείτε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας σε ασφαλή τοποθεσία σε περίπτωση που χρειάζεται να επιστρέψετε σε μια συγκεκριμένη συναλλαγή για λεπτομέρειες σχετικά με μια κλειστή συναλλαγή.