Τρόπος χρήσης του Excel για γενέθλια

Το Microsoft Excel δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να δημιουργούν υπενθυμίσεις για συγκεκριμένες ημερομηνίες. Αυτό το χαρακτηριστικό καθιστά ένα αποτελεσματικό εργαλείο για την παρακολούθηση σημαντικών ημερομηνιών, όπως γενέθλια. Μόλις δημιουργηθεί το υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να ταξινομήσετε τις πληροφορίες κατά ημερομηνία και να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους έτσι ώστε τα επερχόμενα γενέθλια να επισημαίνονται αυτόματα.

Ταξινόμηση του υπολογιστικού φύλλου σας

Βήμα 1 - Δημιουργία μια σειρά από στήλες στο Excel για τις πληροφορίες που πρέπει να παρακολουθήσετε. Οι πιθανές επικεφαλίδες στηλών περιλαμβάνουν το όνομα, το επώνυμο, τη διεύθυνση και τα γενέθλια. Κάντε αυτές τις επικεφαλίδες με έντονους χαρακτήρες για να τις ξεχωρίσετε από το υπόλοιπο φύλλο.

Βήμα 2

Εισάγετε τα ονόματα, τα γενέθλια και άλλες πληροφορίες στο υπολογιστικό φύλλο κάτω από τις αντίστοιχες στήλες. Καταχωρίστε τις ημερομηνίες σε μορφή που καταλαβαίνει το Excel. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις επιλογές μορφοποίησης κάνοντας δεξί κλικ στο κελί που περιέχει μια ημερομηνία. Αφού γίνει σωστά η μορφοποίηση της κεφαλίδας, μπορείτε να την αντιγράψετε και να την επικολλήσετε στην υπόλοιπη στήλη. Αυτό θα εξαλείψει την ανάγκη να μορφοποιήσετε ξανά τις ημερομηνίες.

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Ταξινόμηση" στο μενού "Δεδομένα" του Excel για να ταξινομήσετε τα δεδομένα κατά ημερομηνία. Αυτό θα αναδιατάξει τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο έτσι ώστε τα γενέθλια να παρατίθενται με χρονολογική σειρά. Μπορείτε να επιλέξετε να ταξινομήσετε δεδομένα σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Για τα δεδομένα που αναφέρονται από τον Ιανουάριο έως το Δεκέμβριο, επιλέξτε την αύξουσα σειρά.

Εφαρμόστε τις υπό όρους μορφές

Βήμα 1

Δημιουργήστε μια μορφή υπό όρους, ώστε να επισημαίνονται μόνο τα γενέθλια που εμφανίζονται την επόμενη εβδομάδα ή μήνα το υπολογιστικό φύλλο. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο εργαλείο μορφοποίησης υπό όρους στο Excel 2010, μεταβείτε στο μενού "Στυλ" που βρίσκεται κάτω από την καρτέλα "Αρχική σελίδα" του Excel.

Βήμα 2 - Κάντε κλικ στο "Highlight Rules Rules" το μενού Conditional Formatting. Επιλέξτε την επιλογή δημιουργίας νέου κανόνα

Βήμα 3

Εφαρμόστε τον κανόνα σε ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο του Excel, ελέγχοντας την περιοχή κυττάρων που επιλέξατε στην ενότητα "Διαχείριση κανόνων"

Βήμα 4

Κάντε κλικ στην επιλογή "Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν" ως τύπο κανόνα και επιλέξτε την επιλογή μορφοποίησης κατά ημερομηνία.

Βήμα 5

Κάντε κλικ για να επιλέξετε την επιλογή "Ημερομηνίες που εμφανίζονται" και στη συνέχεια επιλέξτε τον κανόνα μορφοποίησης που θέλετε να εφαρμόσετε, όπως ημερομηνίες επισήμανσης που θα εμφανιστούν την επόμενη εβδομάδα ή αυτό το μήνα.

Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας και να εφαρμόσετε τη μορφή υπό όρους στο υπολογιστικό φύλλο.