Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel για την παρακολούθηση των προθεσμιών

Η παρακολούθηση των προθεσμιών μπορεί να πάρει πολλές μορφές - κολλώδεις σημειώσεις που συνδέονται με μια οθόνη υπολογιστή, κιμωλία γράψιμο σε ένα μαύρο συμβούλιο ή σημειώσεις σε ένα σχεδιαστή. Με το Microsoft Excel, συγκεντρώνετε όλες τις πληροφορίες προθεσμίας μαζί σε μία μορφή με δυνατότητα ανανέωσης, με απεριόριστο χώρο για λεπτομέρειες προθεσμιών και προσθήκες, διαγραφές και αλλαγές. Το Excel παρέχει μια γρήγορη προβολή σε προθεσμίες καθώς πλησιάζουν και μπορούν να μοιραστούν με ομάδες προθεσμιών για να φτάσουν όλοι στην ίδια σελίδα.

Βήμα 1

Κάντε κλικ στο κελί B1, το δεύτερο κυττάρων στην πρώτη σειρά. "Ημερομηνία εκχώρησης". Για να αλλάξετε το μέγεθος της στήλης ώστε να ταιριάζει με το κείμενο, κάντε διπλό κλικ στη γραμμή που βρίσκεται στα δεξιά του "B" που χωρίζει τις στήλες. Το Excel σμικρύνει αυτόματα τη στήλη έτσι ώστε να χωράει ολόκληρη η κεφαλίδα.

Βήμα 2

Πατήστε το πλήκτρο Tab για να μετακινηθείτε στη στήλη "C". Πληκτρολογήστε "Ημερομηνία Έναρξης". Πατήστε το πλήκτρο Tab και πληκτρολογήστε "Date Submitted." Πατήστε το πλήκτρο Tab και επιλέξτε "Ημερομηνία έγκρισης" ή "Ημερομηνία επιστροφής." Προσθέστε πρόσθετες στήλες, όπως "Αντιστοίχιση σε" ή "Εποπτική αρχή". Αλλαγή μεγέθους των στηλών ανάλογα με τις ανάγκες.

Βήμα 3

Κάντε κλικ στο κελί A2, το δεύτερο κελί στην πρώτη στήλη. Πληκτρολογήστε τον πρώτο τύπο προθεσμίας για παρακολούθηση, όπως "Νέα". Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο για να μεταβείτε στο παρακάτω κελί, A3. Πληκτρολογήστε την επόμενη προθεσμία για την παρακολούθηση, όπως "Αθλητισμός". Συνεχίστε να πατάτε το πλήκτρο Enter για να προσθέσετε όλα τα στοιχεία για παρακολούθηση, όπως "Lifestyle", "Entertainment", "Money" και άλλα θέματα.

Βήμα 4 - Επισημάνετε όλα τα στοιχεία παρακολούθησης προθεσμίας που καταχωρίσατε στη στήλη A. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "B" στην κορδέλα στο επάνω μέρος της σελίδας για να γράψετε με έντονα γράμματα τα στοιχεία. Επαναλάβετε τη διαδικασία με όλες τις κεφαλίδες στη στήλη της πρώτης γραμμής για να κάνετε αυτές τις τολμηρές επίσης. Προαιρετικά: Επισημάνετε τις κεφαλίδες και κάντε κλικ στο κουμπί "Χρώμα κειμένου", ένα "Α" με κόκκινη γραμμή κάτω από αυτό, για να αλλάξετε το χρώμα των κεφαλίδων.

Βήμα 5 - Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" . Επιλέξτε "Αποθήκευση ως." Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο, όπως το "DeadlineTracker" και κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".

Καταχωρίστε τις πληροφορίες προθεσμίας καθώς διανέμονται, όπως όταν εκχωρούνται τα έργα. Επαναφέρετε τον ιχνηλάτη με ένα νέο όνομα ή ημερομηνία και αριθμό έκδοσης, όπως DeadlineTrackerMay2011, κάθε φορά που διατηρείτε μια τρέχουσα συλλογή σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης των προθεσμιών ή απλά αποθηκεύστε το αρχικό υπολογιστικό φύλλο για να έχετε ένα ενημερωμένο μόνο αρχείο για έλεγχο.