Ποιες είναι οι διαφορές μεταξύ χειρωνακτικής και μηχανογραφικής λογιστικής;

Ο προσωπικός υπολογιστής έχει αλλάξει για πάντα τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι δουλεύουν: για κάθε σημαντική εργασία της εταιρείας, υπάρχει μια λύση λογισμικού για να ταιριάζει. Εάν εξακολουθείτε να κάνετε τη λογιστική της επιχείρησής σας με το χέρι, σκεφτείτε τις μεγάλες διαφορές ανάμεσα σε αυτό και χρησιμοποιώντας αποκλειστικό λογισμικό λογιστικής. Υπάρχουν μεγάλα οφέλη για την ψηφιακή, αλλά αυτά τα οφέλη παρουσιάζουν ορισμένους κινδύνους. Όλα εξαρτώνται από το τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς και την επιχείρησή σας.

Λογισμικό ακρίβειας και συνέπειας

Το λογιστικό λογισμικό χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένους υπολογισμούς για να διασφαλίσει ότι τα μαθηματικά σας είναι πάντα σωστά. Επιπλέον, η μηχανογραφική λογιστική δημιουργεί συνέπεια στην αναφορά σας μέσω τυποποιημένων μορφών αρχείων και καθιερωμένων ροών εργασίας. Το λογιστικό λογισμικό είναι εξίσου έξυπνο με τον χρήστη και η μετάβαση σε ψηφιακή λογιστική δεν εγγυάται απαραίτητα την εξάλειψη των λαθών. Ωστόσο, η ηλεκτρονική λογιστική, όταν εκτελείται σωστά, είναι ακριβέστερη από τη μη αυτόματη λογιστική.

Ταχύτητα εγγραφής

Μόλις εφαρμόσετε μια μηχανογραφημένη λύση για την επιχείρησή σας, πολύ. Εισάγοντας τα δεδομένα μέσω πληκτρολογίου και αφήνοντας τον υπολογιστή να κάνει την εργασία πιο γρήγορα από ό, τι γράφει τα πράγματα κάτω και υπολογίζοντας τα μαθηματικά με μια αριθμομηχανή, και λογισμικό λογιστικής έρχεται με μια ποικιλία από ενσωματωμένα πρότυπα που έχουν σχεδιαστεί για να κάνουν τη διαδικασία απλούστερη. Επιπλέον, τα δεδομένα που εισάγονται μέσω μηχανογραφημένης λογιστικής είναι άμεσα προσβάσιμα, πράγμα που σημαίνει ότι θα έχετε πάντα τους πιο πρόσφατους διαθέσιμους αριθμούς. Το μειονέκτημα είναι ότι θα χρειαστεί λίγος χρόνος για να προσαρμοστείτε στη χρήση του νέου λογισμικού, πράγμα που μετριάζει τον αρχικό αποθηκευμένο χρόνο.

Ασφάλεια και ασφάλεια

Ενώ μπορείτε να προστατεύσετε τα λογιστικά σας δεδομένα με κωδικό πρόσβασης και να τα αποθηκεύσετε στο ο υπολογιστής εργασίας, η χειρωνακτική λογιστική είναι λιγότερο ασφαλής δεδομένου ότι τα γραπτά έγγραφα συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου και απαιτούν όλο και μεγαλύτερες λύσεις αποθήκευσης. Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ψηφιακών δεδομένων λογιστικής σε μια εξωτερική μονάδα δίσκου, ενώ θα πρέπει να αντιγράψετε χειροκίνητα τα δεδομένα χειρωνακτικής λογιστικής. Η απώλεια των ψηφιακών λογιστικών στοιχείων σας είναι λιγότερο δραματική από την απώλεια των πρωτότυπων εγγράφων, καθώς μπορείτε να ανακτήσετε τα αντίγραφα ασφαλείας με ελάχιστη αναστάτωση. Ωστόσο, το υλικό του υπολογιστή είναι πιο εύθραυστο από τα πραγματικά έγγραφα, οπότε πρέπει να λάβετε μέτρα για την προστασία των δεδομένων σας σε περίπτωση προβλήματος υλικού.

Ευκολία Διανομής

Στη χειρωνακτική λογιστική, δημιουργείτε και διανέμετε τιμολόγια , λογαριασμούς και άλλα αρχεία με το χέρι. Με την ψηφιακή λογιστική, μπορείτε να δημιουργήσετε το ίδιο σύνολο εγγράφων σε πολύ λιγότερο χρόνο και να εκτυπώσετε όσα αντίγραφα χρειάζεστε. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε ψηφιακά έγγραφα μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιτρέποντάς σας να περιορίσετε το μέγεθος των φυσικών μέσων που πραγματικά χρησιμοποιεί η εταιρεία σας. Με ηλεκτρονικό λογισμικό λογιστικής, είναι εύκολο να εκτυπώνετε, να αντιγράφετε και να στέλνετε όλα τα έγγραφα που χρειάζεται η επιχείρησή σας. Ωστόσο, αυτό επίσης διευκολύνει την παραβίαση των δεδομένων σας από ένα άτακτο κόμμα