Πλεονεκτήματα & Μειονεκτήματα του Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων

Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων είναι ηλεκτρονικά συστήματα που έχουν σχεδιαστεί για τη διαχείριση, αποθήκευση, διανομή και αρχειοθέτηση εγγράφων. Αυτά τα συστήματα είναι κοινά στις επιχειρήσεις και τα εκπαιδευτικά συστήματα και λειτουργούν ως ψηφιακά γραφεία αρχειοθέτησης. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων είναι επίσης γνωστά ως "συστήματα διαχείρισης περιεχομένου" δεδομένου ότι μπορούν να αποθηκεύουν ήχου, βίντεο και άλλους τύπους μέσων εκτός από τα έγγραφα.

Φυσικός χώρος

τα συστήματα διαχείρισης συχνά αποθηκεύουν πληροφορίες σε διακομιστές ή άλλα ισχυρά συστήματα υπολογιστών. Αυτοί οι ηλεκτρονικοί αποθηκευτικοί χώροι καταναλώνουν συχνά λιγότερο χώρο από ό, τι το φυσικό τους αντίστοιχο.

Ψηφιακή αρχειοθέτηση

Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπουν την αποθήκευση των ίδιων των εγγράφων αλλά και των προηγούμενων εκδόσεων . Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην παρακολούθηση των αναθεωρήσεων με το χρόνο και προσφέρει ένα επιπλέον πλεονέκτημα ότι θα μπορέσετε να επιστρέψετε σε παλαιότερα έγγραφα. Ωστόσο, εάν αυτές οι πληροφορίες δεν είναι οργανωμένες και αποθηκευμένες σωστά, θα μπορούσαν να υπάρχουν πάρα πολλά έγγραφα και εκδόσεις διαθέσιμα, προκαλώντας έτσι ένα πρόβλημα υπερφόρτωσης πληροφοριών στους χρήστες.

Κεντρική θέση

Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων είναι μια κεντρική θέση αποθήκευσης όπου πολλοί χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο πιο πρόσφατο και ενημερωμένο έγγραφο από μια κεντρική τοποθεσία. Αυτή η εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα υποστηρίζει τη συνεργασία πολλών χρηστών. Η κεντρική θέση των εγγράφων προάγει επίσης την εύκολη διανομή των εγγράφων στους χρήστες. Ωστόσο, η ηλεκτρονική αποθήκευση ψηφιακών εγγράφων σε μια ενιαία τοποθεσία μπορεί να αποτελέσει πρόσθετο κίνδυνο ασφαλείας, εκτός εάν προστεθεί επιπλέον ασφάλεια για την προστασία του ηλεκτρονικού συστήματος.

Πρόσθετα βοηθητικά εργαλεία

Ηλεκτρονικά αποθήκευση και διαχείριση εγγράφων μέσα σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει στα εργαλεία χρησιμότητας να παρέχουν πρόσθετα χαρακτηριστικά που δεν ήταν διαθέσιμα στο φυσικό τους αντίγραφο. Η αναζήτηση μέσω ηλεκτρονικών εγγράφων είναι ευκολότερη από την αναζήτηση κάθε εγγράφου με το χέρι. Ωστόσο, πολλά από αυτά τα εργαλεία μπορεί να είναι περιττά και μπορεί να έχουν υψηλότερο κόστος από την αξία για τις επιχειρήσεις