Εξατομικευμένες εκρήξεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρήση του Outlook

Το Microsoft Outlook, το πρόγραμμα-πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Office Suite, προσφέρει έναν αριθμό τρόπων για να εξοικονομήσετε χρόνο με τα εργαλεία δημιουργίας και αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένας τρόπος για να ξυρίσετε το χρόνο σας είναι να δημιουργήσετε εκρήξεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στέλνοντας παρόμοια ή ταυτόσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων, αλλά ακόμα προσθέτοντας μια προσωπική αφή για να μην αισθάνονται ότι λαμβάνουν ανεπιθύμητα μηνύματα. Χρησιμοποιώντας το Outlook για να γράψετε εκρήξεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επωφεληθείτε από τα ίδια μενού, καρτέλες και κουμπιά που είναι εξοικειωμένα με άλλα προϊόντα της σουίτας του Office, όπως το Word, το οποίο διευκολύνει την προσαρμογή των εκρήξεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Μια έκρηξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα ενιαίο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απευθύνεται σε περισσότερους από έναν παραλήπτες, συνήθως πολλούς. Η έκρηξη μπορεί να σχετίζεται με την εργασία, όπως μια επερχόμενη πώληση ή κατάρτιση ή μια πρόσκληση σε μια προσωπική εκδήλωση ή πάρτι. Οι εκρήξεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πρέπει να θεωρούνται παρόμοιες με τις αλυσιδωτές επιστολές ή το spam. απλώς αποθηκεύουν στον αποστολέα το χρόνο και την προσπάθεια αναδημιουργίας του ίδιου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αποφεύγοντας τις πιθανές παγίδες τυπογραφικών σφαλμάτων. Η διαφορά μεταξύ των τακτικών εκρήξεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου -συμπεριλαμβανομένων συχνά ως ανεπιθύμητων μηνυμάτων- και των εξατομικευμένων είναι ότι μια εξατομικευμένη έκρηξη έχει τουλάχιστον ένα κενό πληροφοριών που σχετίζονται άμεσα με τον παραλήπτη. Χρησιμοποιώντας το όνομα του ατόμου, για παράδειγμα, αντί για "Αγαπητέ κύριε", προσωποποιεί την επιστολή.

Διαδικασία

Η δημιουργία μιας επείγουσας αλληλογραφίας του Outlook περιλαμβάνει το Outlook και έναν από τους άλλους συνεργάτες της, Microsoft Word. Η διαδικασία ξεκινά όταν ανοίξετε το Outlook και κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Επαφές" στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης. Πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο "Ctrl" και κάντε κλικ μία φορά σε κάθε επαφή για να την συμπεριλάβετε στην έκρηξη. Ακόμα στο Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί "Συγχώνευση αλληλογραφίας" στη κορδέλα στο πάνω μέρος της οθόνης. "Μόνο επιλεγμένες επαφές". Εάν το μενού "Τύπος εγγράφου" δεν εμφανίζει "Επιστολές φόρμας", επιλέξτε το. Επιλέξτε "E-mail" από το παράθυρο "Συγχώνευση σε". Όταν ανοίξει το πλαίσιο κειμένου "Θέμα μηνύματος μηνύματος", πληκτρολογήστε το, όπως "Ελάτε μαζί μας για ένα πάρτι διακοπών!" Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" και το Microsoft Word ανοίγει ένα νέο παράθυρο, με την καρτέλα "Ταχυδρομεία" ήδη ενεργοποιημένη. Κάντε κλικ στο κουμπί "Γραμμή ευχών". Πραγματοποιήστε οποιεσδήποτε αλλαγές στο χαιρετισμό όπως θέλετε και σημειώστε ότι η πρώτη επαφή σας εμφανίζεται στη μέση του παραθύρου. Όταν κάνετε κλικ στο "OK", το Word θα εμφανίσει μόνο ένα πεδίο φόρμας. Πληκτρολογήστε το τμήμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάντε κλικ στο κουμπί "Finish & Merge" στη γραμμή εργαλείων. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Ανατρέξτε στις επιλογές παραθύρου "Συγχώνευση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο" και κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Κλείστε το Word. Ελέγξτε τους φακέλους Outlook Outbox ή Απεσταλμένα στοιχεία για να δείτε την επείγουσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διαδρομή.

Πρόσθετα

Ενώ τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και σε άλλα προγράμματα αλληλογραφίας είναι απλά κείμενο στο σώμα του μηνύματος, ο συνδυασμός του Word και Το Outlook προσφέρει έναν αριθμό από τρόπους για να εξατομικεύσετε την αποστολή για να καταγράψετε πιθανότατα περισσότερο το ενδιαφέρον των αναγνωστών σας. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα "Εισαγωγή" και "Clip Art" στο επάνω μέρος της οθόνης του Word για να εισαγάγετε μια εικόνα, ένα λογότυπο ή ένα γράφημα. Αν έχετε αποθηκευμένο αρχείο γραφικών ηλεκτρονικής υπογραφής, προσθέστε το επίσης ή προσαρμόστε την υπογραφή για την περίσταση, όπως η λήξη με τις καλύτερες επιθυμίες για επερχόμενες διακοπές πριν από το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Άλλοι τρόποι για την εξατομίκευση της έκρηξης του Outlook είναι η μορφοποίηση του μηνύματος. Αλλάξτε τα χρώματα κειμένου ή φόντου μέσα από την καρτέλα "Αρχική σελίδα" του Word και την ενότητα "Γραμματοσειρά" της κορδέλας για να ταιριάζει με τα πρότυπα των επιχειρήσεων. Λάβετε υπόψη ότι τα μηνύματα του Outlook που αποστέλλονται σε προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι συνδεδεμένα στο Outlook πιθανότατα δεν θα διατηρήσουν τη μορφοποίησή τους και θα εμφανιστούν μόνο σε κανονικό μαύρο κείμενο στις οθόνες των παραληπτών. που έχουν ρυθμιστεί ώστε να εκτρέπουν αυτόματα τις εκρήξεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, απλώς και μόνο λόγω της υπόθεσης ότι οι spammers στέλνουν μηνύματα σε μεγάλες ομάδες ανθρώπων ταυτόχρονα, ελπίζοντας για ένα χτύπημα. Παρόλο που η εξατομικευμένη έκρησή σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να έχει νόμιμες πληροφορίες, θα μπορούσε κατά λάθος να καταλήξει να μην έχει προβληθεί ποτέ από τους παραλήπτες σας. Ακόμη και μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας, υπάρχει πιθανότητα το μήνυμα να μεταφερθεί σε φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας