Ποια είναι η σωστή εθιμοτυπία κατά τη διαχείριση αντιγράφων με άνθρακα στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία;

Αντιγραφή με άνθρακα ή CCing, κάποιος σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεπάγεται την αποστολή αντιγράφου σε άλλο παραλήπτη, εκτός από τον κύριο παραλήπτη στην ενότητα "Προς: "πεδίο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η σωστή εθιμοτυπία είναι απαραίτητη όταν στέλνετε ένα CC επειδή αυτό το είδος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχεται με επαγγελματικούς κινδύνους, συμπεριλαμβανομένης της συντριπτικής διαχείρισης με πάρα πολλά άχρηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παραβιάζοντας το ιδιωτικό απόρρητο ενός συνεργάτη, δημιουργώντας σύγχυση σχετικά με τις ευθύνες και περιττών αλληλεπικαλυπτόμενων προσπαθειών. h3> Αποφύγετε την επαφή με το αφεντικό του συν-εργάτη σας - Θα μπορούσε να σας βοηθήσει να εξαπολύσετε την απογοήτευσή σας σε έναν διευθυντή ο οποίος έχει την εξουσία να ασχολείται με έναν ενοχλητικό συνάδελφο, αλλά στέλνει ένα CC στο αφεντικό του για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τον καλεί σε κάτι αρνητικό θα μπορούσε να σας στοιχειώσει αργότερα. Εάν το κάνετε σε κάποιον άλλο, πιθανότατα θα είναι ότι σε κάποιο σημείο κάποιος θα CC σας αφεντικό, επισημαίνοντας ένα λάθος που κάνατε. Αντί να δημιουργήσετε κακό κάρμα για τον εαυτό σας, δείτε εάν μπορείτε να επιλύσετε το πρόβλημα με τον συνάδελφό σας σε ιδιωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή καλύτερα ακόμα προσωπικά. Αν πραγματικά πρέπει να μιλήσετε με τη διοίκηση σχετικά με το ζήτημα, κάντε το αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου - όχι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς πάντα διατρέχετε τον κίνδυνο να σας απαντήσει η διοίκηση με ένα ΣΕ στον εν λόγω συνεργάτη. >

Double Thread Check Threads - Η καλύτερη εθιμοτυπία είναι να στέλνετε μόνο έναν διαχειριστή CC σε μια νέα συζήτηση ή ως FYI που δεν απαιτεί απάντηση. Ο γρηγορότερος τρόπος για να ενοχλεί κάποιον ή να μοιραστεί πληροφορίες με το λάθος άτομο είναι στο CC ένας διευθυντής σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαντά σε πολλά άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ εσάς και του κύριου παραλήπτη κάτω από το ίδιο νήμα. Εάν το CC είναι απολύτως απαραίτητο για το τελευταίο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο νήμα, διαγράψτε προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ίδιο νήμα αν αποκαλύπτουν πληροφορίες που προορίζονται μόνο για εσάς και τον κύριο παραλήπτη. Ομοίως, μην ενοχλείτε το CCing ενός διευθυντή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς πραγματικές απαραίτητες πληροφορίες, όπως αυτές που αποστέλλονται για ένα απλό "Ευχαριστώ!"

Ζητήστε άδεια - Μάθετε εκ των προτέρων αν είναι εντάξει με το συνεργάτη σας - οι εργαζόμενοι και οι προϊστάμενοί τους ή οι προϊστάμενοί σας, να τους μεταβιβάσουν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με θέματα που επηρεάζουν την ακοή, όπως είναι η απόδοση εργασίας κάποιου άλλου ή τα θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προτιμούν να λαμβάνουν CC. Εάν κάνετε μια διανοητική καταγραφή του ποιος είναι εντάξει με τα CC και ποιος δεν είναι, είναι πιο πιθανό να παραμείνετε σε ειρήνη με τους συναδέλφους και τη διοίκησή σας. Μπορείτε επίσης να συζητήσετε το ζήτημα με κάποιον από τους ανθρώπινους πόρους, για να μάθετε εάν η εταιρεία σας έχει πολιτική σχετικά με τους τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνουν σε αυτούς της μεσαίας ή ανώτερης διοίκησης. Το προσωπικό διαχείρισης λαμβάνει συχνά έναν εξαιρετικό αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα εκτιμήσει πιθανώς αυτή την ευγένεια.

Keep It Professional

Κάθε ηλεκτρονική αλληλογραφία στην οποία η διεύθυνση λαμβάνει CC πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο επαγγελματική και γενική. Ίσως να θεσπίσετε μια πολιτική με την οποία να μην στέλνετε ποτέ CC σε διευθυντικό προσωπικό που θα μπορούσε να θεωρηθεί προσωπικός, παθητικός-επιθετικός ή αμφιλεγόμενος με οποιονδήποτε τρόπο. Καλύτερα όμως, για να αποφύγετε τα επικίνδυνα σφάλματα CC, μην στέλνετε τα CC σε διαχειριστές καθόλου, επιλέγοντας αντίθετα τα ηλεκτρονικά μηνύματα one-on-one ή τις συνομιλίες. Επίσης, αποφύγετε την αποστολή CC στις διοικήσεις εάν θα προκαλούσε σύγχυση σχετικά με το ποιος πρέπει να αναλάβει την ευθύνη για μια ενέργεια. εάν είτε ο κύριος παραλήπτης είτε ο διαχειριστής CC-d πιστεύουν ότι το άλλο πρόσωπο θα χειριστεί το αίτημά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενδέχεται να μην αντιμετωπιστεί καθόλου ή θα μπορούσε να διπλασιάσει χωρίς καθυστέρηση τις προσπάθειες.