Verbal Vs. Email Office Communication

Η ψηφιακή εποχή μας έχει δώσει τόσους πολλούς τρόπους επικοινωνίας μεταξύ μας - από κείμενα σε Skype και περίπου δώδεκα τεχνολογίες στο μεταξύ. Τόσο η λεκτική όσο και η γραπτή επικοινωνία έχουν τη θέση τους στις επιχειρήσεις σήμερα και ένα παραγωγικό γραφείο ενθαρρύνει την εθιμοτυπία σε όλες τις μεθόδους επικοινωνίας. Χρησιμοποιώντας μόνο ένα ή τα άλλα ακουστικά, οι ικανότητες ενός υπαλλήλου να επικοινωνεί αποτελεσματικά με τους πελάτες, τους πελάτες και τους συναδέλφους του. Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να παρουσιάσει το σχόλιο εργασίας σας σχολαστικό, δεν υπάρχει κανένα emoticon τόσο αποτελεσματικό όσο ένα πραγματικό, πρόσωπο με πρόσωπο χαμόγελο όταν μιλάτε.

Εγγραφές - Υπάρχει ένας λόγος για τον οποίο συχνά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια κυβερνητικών σκανδάλων. δείχνουν όχι μόνο αυτό που είπε κάποιος, αλλά όταν το έλεγαν, οπότε όταν χρειάζεστε ένα διαρκές αρχείο επικοινωνίας με κάποιον, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας δίνει ένα ψηφιακό ίχνος χαρτιού. Επιπλέον, οι αναμνήσεις των συνομιλιών των ανθρώπων μπορεί να ποικίλλουν με την πάροδο του χρόνου, μπορεί να μην αφαιρούν σημαντικά στοιχεία από μια προφορική συζήτηση και είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε ένα γραφείο όταν έχετε το ψηφιακό αντίγραφο για να το αποδείξετε. Αν κάποιος διαγράψει το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ή επιμένει ότι δεν το έχει λάβει ποτέ, η μόνη εγγραφή σας μπορεί να είναι ο φάκελος 'Απεσταλμένα'. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί επίσης να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος προβολής της ιστορίας ενός έργου και ποιος ήταν το πιο πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο της ομάδας.

Κατανόηση

Η επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων δεν είναι κάτι παραπάνω από απλά λόγια. Οι συνάδελφοί σας διαβάζουν την έκφραση και τη γλώσσα του σώματός σας και καταγράφουν τον τόνο της φωνής σας κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας. Όταν είστε πρόσωπο με πρόσωπο με κάποιον, μπορείτε να πάρετε αυτά τα σημάδια και να βοηθήσουν να εμβαθύνετε την κατανόησή σας για το νόημα του άλλου. Παρόλο που ένα καλά διατυπωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι άμεσο και σαφές, μερικές φορές οι λέξεις σε μια οθόνη μπορεί να παραπλανηθούν και να προκαλέσουν αδίκημα, ειδικά εάν επιχειρήσετε σαρκασμό ή χιούμορ. Μπορεί επίσης να πάρει λιγότερο χρόνο για να περπατήσετε απλά στην αίθουσα ή να σηκώσετε το τηλέφωνο και να συζητήσετε τις ανησυχίες λεπτομερώς από ό, τι κάνει για να συνθέσει ένα μακρύ ηλεκτρονικό μήνυμα.

Συναίσθημα

Μερικές φορές είναι απλά πολύ δύσκολο να συζητήσουμε ορισμένες καταστάσεις με τους συναδέλφους τους, και οι άνθρωποι συχνά στρέφονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να εκφραστούν χωρίς να γκρεμίζονται. Έχετε χρόνο να σκεφτείτε τι θέλετε να πείτε και μπορείτε να μεταφέρετε αυτό το μήνυμα χωρίς νευρικότητα ή τραύλισμα. Έχετε το χρόνο να δημιουργήσετε μια έξυπνη αιτιολογημένη ερώτηση ή σχόλιο. Αυτό όμως μπορεί να είναι αμφίδρομο, διότι κάποιοι υπάλληλοι θεωρούν ότι είναι ευκολότερο να είναι snarky, προσβλητικό ή αγενής όταν επικοινωνούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν συναισθήματα τρέχουν υψηλά, οι άνθρωποι συχνά στέλνουν μηνύματα χρησιμοποιώντας λέξεις που ποτέ δεν θα χρησιμοποιούν αυτοπροσώπως.

Κοινωνικές δεξιότητες

Τα γραπτά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να επιτρέπουν στους συναδέλφους να αποφεύγουν δυσάρεστες ή δύσκολες συνομιλίες, αλλά δεν τους βοηθά να μάθουν να απευθύνονται το πρόβλημα στο κεφάλι. Ενώ η συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο μπορεί να αισθάνεται αμήχανη κατά περιόδους, η εμπειρία θα μειώσει αυτό το συναίσθημα. Η συζήτηση με τους συναδέλφους σας κάνει να γνωρίζετε περισσότερο τη δική σας μη λεκτική επικοινωνία. Η συζήτηση μαζί δημιουργεί δεσμούς στο γραφείο και δείχνει σεβασμό στους ανθρώπους, είτε πρόκειται για επαίνους για μια καλή δουλειά είτε για μια προειδοποίηση για μια απαράδεκτη κατάσταση.