Πώς να στείλετε μια μορφή υπομνήματος στο Outlook

Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή Outlook ως μνημόνιο δίνει στον παραλήπτη μια οπτική υπενθύμιση ότι το μήνυμα είναι επίσημη επικοινωνία. Ενώ το Outlook δεν διαθέτει ενσωματωμένο πρότυπο σημείωσης, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις μορφοποίησης έτσι ώστε το μήνυμά σας να συμμορφώνεται με το γενικά αποδεκτό στυλ σημειώσεων. Μόλις μορφοποιήσετε το μήνυμά σας ως σημείωμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σε ένα πρότυπο, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο στυλ για μελλοντικά μηνύματα.

Βήμα 1 - Κάντε κλικ στο "Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" Ανοίξτε ένα νέο παράθυρο μηνύματος

Βήμα 2

Επιλέξτε την καρτέλα "Format Text" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ μέσα στην περιοχή μηνυμάτων για να ενεργοποιήσετε τις επιλογές κορδέλας. το μικρό βέλος στην ομάδα παραγράφων στην κορδέλα. Το Outlook ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να αλλάξετε τις επιλογές μορφοποίησης παραγράφων για να ταιριάζει με τη γενικά αποδεκτή μορφή επιχειρησιακής σημείωσης.

Βήμα 4

Ρυθμίστε τη ρύθμιση "Ευθυγράμμιση" σε "Αριστερά" αριστερά για να δικαιολογήσετε το κείμενό σας. >

Βήμα 5

Ρυθμίστε την Ειδική ρύθμιση στην ενότητα Κατατμήσεις σε "Καμία" για να καταργήσετε τις εσοχές της νέας παραγράφου.

Βήμα 6

Αλλαγή της ρύθμισης "Διαχωρισμός γραμμών" σε "Μονή".

Βήμα 7

Αλλαγή της ρύθμισης After στη στήλη Spacing σε τουλάχιστον 8 βαθμούς. Αυτό κάνει το Outlook να εισαγάγει μια κενή γραμμή μεταξύ των παραγράφων

Βήμα 8

Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις παραγράφου.

Βήμα 9

Επιλέξτε ένα εύκολο στην ανάγνωση "font such as Times New Roman or Arial.", 3, [[Για μια παλιομοδίτικη, δακτυλογραφημένη εμφάνιση, επιλέξτε Courier New.

Βήμα 10

Αποθήκευση του μηνύματος ως πρότυπο, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για μελλοντικά μηνύματα. Κάντε κλικ στο στοιχείο "Αρχείο", επιλέξτε "Αποθήκευση ως" και, στη συνέχεια, αλλάξτε τη ρύθμιση "Αποθήκευση ως τύπος" στο "Πρότυπο του Outlook (* .oft)". Ονομάστε το πρότυπο "Υπενθύμιση" ή κάτι παρόμοιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Βήμα 11 - Καταχωρίστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών στο πεδίο Προς και στη συνέχεια τοποθετήστε το θέμα της σημείωσης στο θέμα πεδίο.

Βήμα 12

Εισαγάγετε το κείμενο της σημείωσής σας στην περιοχή μηνυμάτων. Εισαγάγετε επικεφαλίδες μικρών ενοτήτων όταν αλλάζετε θέματα ή ξεκινάτε ένα νέο τμήμα. Αφήστε μια κενή γραμμή πριν και μετά από κάθε επικεφαλίδα.

Δημιουργήστε μια ενότητα κεφαλίδας στην κορυφή, αν θέλετε να συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο σώμα του μηνύματος. Οι πρώτες τέσσερις γραμμές πρέπει να ξεκινούν με "TO:", "FROM:", "DATE:" και "SUBJECT:", με κάθε γραμμή να χωρίζεται από μια κενή γραμμή. Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό, καθώς η κεφαλίδα του μηνύματος στην κορυφή του μηνύματος ακολουθεί ήδη τη μορφή υπομνήματος.

Συμβουλή

Δημιουργήστε μια συντόμευση στο αρχείο προτύπου, ώστε να μπορείτε εύκολα να το ανοίξετε την επόμενη φορά που θέλετε "to send a memo.", 3, [[

Προειδοποίηση

Επιστροφή στην αρχή Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Microsoft Outlook 2013 και το 2010. Μπορεί να διαφέρει ελαφρά ή σημαντικά από άλλες εκδόσεις.