Τρόπος χρήσης του Outlook για την παρακολούθηση των εγκρίσεων

Το κουμπί ψηφοφορίας του Outlook παρέχει έναν βολικό τρόπο για την υποβολή στοιχείων προς έγκριση στους επόπτες ή στα μέλη της ομάδας. Όταν ο παραλήπτης ψηφίζει για μία από τις επιλογές, το Outlook παρακολουθεί την απάντηση και σας επιτρέπει να δείτε μια περίληψη όλων των απαντήσεων σε ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Μπορείτε να κάνετε δημοσκόπηση σε ένα μόνο άτομο ή σε μια ολόκληρη ομάδα, παρέχοντας απλές επιλογές όπως "Εγκρίσεις /Απόρριψη" ή πιο περίπλοκες επιλογές που εσείς ο ίδιος ο ίδιος δημιουργεί.

Απαιτήσεις

Για να παρακολουθείτε τα στοιχεία που υποβάλατε για έγκριση ή ψηφοφορία, ο λογαριασμός αλληλογραφίας σας πρέπει να είναι σε διακομιστή Microsoft Exchange. Οι διακομιστές Exchange τυπικά χρησιμοποιούνται σε περιβάλλον γραφείου. οι οικιακοί σας λογαριασμοί και οι προσωπικοί σας λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιθανότατα δεν χρησιμοποιούν διακομιστή Exchange, εκτός αν ορίσετε το λογαριασμό μέσω της εργασίας ή του σχολείου σας. Επίσης, οι παραλήπτες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να χρησιμοποιούν το Outlook 2003 ή νεότερη έκδοση για να ψηφίσουν, αν και δεν χρειάζονται λογαριασμό Exchange εάν λαμβάνουν μόνο το μήνυμα.

Αποστολή αίτησης έγκρισης

Η υποβολή του αιτήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας χρησιμοποιώντας τη λειτουργία παρακολούθησης είναι αρκετά απλή: Συντάξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως θα κάνατε κανονικά, συμπεριλαμβανομένης της ερώτησης ή του εγγράφου για το οποίο χρειάζεστε έγκριση. Μεταβείτε στην καρτέλα "Επιλογές" και κάντε κλικ στην επιλογή "Χρήση κουμπιών ψηφοφορίας" στην κορδέλα. Το Outlook εμφανίζει τις επιλογές που μπορείτε να προσφέρετε στους παραλήπτες. Δώστε τους μια επιλογή για να εγκρίνουν ή να απορρίψουν, ή να ζητήσετε ένα απλό Ναι, Όχι ή Ίσως. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Προσαρμοσμένο" για να δώσετε τις δικές σας επιλογές. απλά εισάγετε τις επιλογές στο πεδίο "Χρήση κουμπιών ψηφοφορίας" στην επόμενη οθόνη, χωρίζοντας κάθε επιλογή με ένα ερωτηματικό.

Χρήση των κουμπιών ψηφοφορίας

Όταν ο παραλήπτης ανοίξει το μήνυμά σας στο Outlook, θα δει μια προειδοποίηση στην κορυφή του λέγοντας ότι το μήνυμα περιλαμβάνει κουμπιά ψηφοφορίας. Κάνοντας κλικ στην ειδοποίηση στο Outlook 2013 και το Outlook 2010, ο παραλήπτης μπορεί να εμφανίσει τις επιλογές ψηφοφορίας και κάντε κλικ σε ένα. Στις εκδόσεις 2007 και 2003, οι επιλογές ψηφοφορίας εμφανίζονται στη γραμμή εργαλείων. Αφού ο χρήστης ψηφίσει, το Outlook αποστέλλει αυτόματα μια απάντηση στον αρχικό αποστολέα που τον ενημερώνει για την επιλογή.

Παρακολουθήστε τα αποτελέσματα

Εκτός από την δυνατότητα παρακολούθησης των αποτελεσμάτων από τις γραμμές υποκειμένων, μπορείτε τραβήξτε έναν πίνακα που δείχνει μια περίληψη των απαντήσεων σε μια ενιαία ερώτηση. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν υποβάλλετε μια ερώτηση σε μια μεγάλη ομάδα. Απλά ανοίξτε μία από τις απαντήσεις στην ερώτησή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην απάντηση του ατόμου στο πάνω μέρος του μηνύματος. Το Outlook εμφανίζει μια άλλη επιλογή "Προβολή απαντήσεων ψήφου". Κάντε κλικ στην επιλογή για να δείτε όλες τις ψηφοφορίες, εγκρίσεις ή απορρίψεις που υποβλήθηκαν για τη συγκεκριμένη ερώτηση