Αν αντιμετωπίζετε κάποιο πρόβλημα με ένα άτομο ή εταιρεία, η σύνταξη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με καταγγελία μπορεί να σας βοηθήσει να το επιλύσετε. Η σύνταξη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με καταγγελίες μπορεί επίσης να σας επιτρέψει να εκφράσετε τη δυσαρέσκειά σας με ένα δημόσιο πρόβλημα που είναι πολύ μεγάλο για να το λύσετε μόνοι σας. Καταγράφοντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να κατευθύνετε το παράπονό σας απευθείας στους υπεύθυνους που μπορούν να λύσουν το πρόβλημα. Αν θέλετε να διαβάσετε και να λάβετε σοβαρά υπόψη την καταγγελία σας, πρέπει να μάθετε πώς να συντάξετε ένα αποτελεσματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταγγελίας.
Βρείτε το καλύτερο άτομο για να απαντήσετε στην καταγγελία σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια καταγγελία σχετικά με μια εταιρεία, καλέστε ή ελέγξτε έξω τον ιστότοπο για να βρείτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα παράπονα πελατών. Αν στείλετε το ηλεκτρονικό μήνυμα καταγγελίας σας σε λάθος διεύθυνση, ίσως αγνοηθεί.
Αναζητήστε την κατάλληλη φόρμα για την καταγγελία σας. Μερικοί μεγάλοι οργανισμοί θα σας ζητήσουν να συμπληρώσετε ένα έντυπο καταγγελίας ή να ζητήσετε συγκεκριμένους τύπους εγγράφων που υποστηρίζουν το παράπονό σας. Μπορείτε να βρείτε αυτές τις πληροφορίες ελέγχοντας τον ιστότοπο του οργανισμού ή καλώντας τον αριθμό επικοινωνίας που αναφέρεται στον ιστότοπο. Ακολουθώντας τις διαδικασίες, θα διευκολύνετε την οργάνωση να διαβάσει και να απαντήσει στην καταγγελία σας.
Δηλώστε το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό θα πρέπει να είναι η πρώτη πρόταση ή δύο από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να πάρετε την προσοχή του αναγνώστη. Εάν παίρνετε πολύ χρόνο για να φτάσετε στο σημείο σας, μπορεί να ξεκινήσει το skimming ή να υποθέσει ότι το email δεν είναι πολύ σημαντικό.
Εξηγήστε και υποστηρίξτε το παράπονό σας. Να είστε συγκεκριμένοι. Για παράδειγμα, αν είστε δυσαρεστημένοι με το προϊόν μιας εταιρείας, δηλώστε ακριβώς τι δεν συνέβη.
Επισυνάψτε σχετικές φωτογραφίες, αποδείξεις και άλλες πληροφορίες υποστήριξης στο email σας. Σημειώστε, στην παράγραφο που εξηγεί την καταγγελία σας, ότι επισυνάπτονται πρόσθετες πληροφορίες.
Αναφέρετε μια λύση. Και πάλι, να είστε συγκεκριμένοι για το τι πρέπει να γίνει. Για παράδειγμα, ζητήστε επιστροφή χρημάτων ή αντικατάσταση ενός ελαττωματικού προϊόντος. Σημειώνοντας την επιθυμητή λύση θα σας βοηθήσει να λύσετε το πρόβλημά σας πιο εύκολα.
Ζητήστε μια απάντηση. Συμπεριλάβετε το όνομά σας, τη διεύθυνση αλληλογραφίας και τον αριθμό τηλεφώνου στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, για να διευκολύνετε τον αναγνώστη να επικοινωνήσει μαζί σας. Η ερώτηση για απάντηση δείχνει ότι λαμβάνετε σοβαρά την καταγγελία σας, ειδικά αν ζητήσετε απάντηση εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος.
Προετοιμάστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο πριν την στείλετε για να βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβής, ακριβής και χωρίς ορθογραφία και γραμματικών σφαλμάτων. Τα ηλεκτρονικά μηνύματα παραπόνων με σφάλματα φαίνονται αντιεπαγγελματικά, ενώ τα κατάλληλα διαμορφωμένα και σωστά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταγγελίας θα βοηθήσουν την καταγγελία σας να ληφθεί σοβαρά υπόψη.
Συμβουλές
Να είστε ευγενικοί. Η αδράνεια βάζει τον αναγνώστη στην άμυνα, γεγονός που θα μπορούσε να την κάνει λιγότερο διατεθειμένη να σας βοηθήσει. Να είστε σύντομος. Τα άτομα που λαμβάνουν καταγγελίες είναι απασχολημένα. οι εξωγενείς πληροφορίες και η περιπλάνηση θα σας δυσκολέψουν να δώσουν προσοχή στο email σας. Μάθετε τα πρόσθετα μέτρα που πρέπει να ακολουθήσετε. Εάν το ζήτημα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας για καταγγελίες δεν επιλυθεί, δοκιμάστε να υποβάλετε το παράπονό σας σε κάποιον ανώτερο στην οργάνωση ή να μιλήσετε με δικηγόρο.
Πνευματικά δικαιώματα © Γνώση Υπολογιστών Όλα τα δικαιώματα κατοχυρωμένα