Πώς να ρυθμίσετε το μήνυμα εκτός γραφείου στο Microsoft Teams

Η ρύθμιση ενός μηνύματος εκτός γραφείου στο Microsoft Teams βοηθά να ειδοποιήσετε τους συναδέλφους, τα εξωτερικά μέρη και τους πελάτες σας σχετικά με την απουσία σας και παρέχει πληροφορίες σχετικά με το ποιον πρέπει να επικοινωνήσουν στη θέση σας. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για τη ρύθμιση ενός μηνύματος εκτός γραφείου στο Microsoft Teams:

Βήμα 1:Ανοίξτε το Microsoft Teams

Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams στον υπολογιστή σας ή αποκτήστε πρόσβαση σε αυτήν μέσω της εφαρμογής web Teams. Βεβαιωθείτε ότι είστε συνδεδεμένοι στο λογαριασμό σας στο Microsoft Teams.

Βήμα 2:Κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας

Στην επάνω δεξιά γωνία της διεπαφής Teams, κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας. Αυτό ανοίγει ένα αναπτυσσόμενο μενού.

Βήμα 3:Επιλέξτε "Ορισμός μηνύματος εκτός γραφείου"

Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε την επιλογή "Ορισμός μηνύματος εκτός γραφείου". Αυτό ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου με εισαγωγή κειμένου και ρυθμίσεις.

Βήμα 4:Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας

Στην περιοχή εισαγωγής κειμένου, πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να μεταφέρετε κατά τη διάρκεια της απουσίας σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τις ημερομηνίες που θα λείπετε, τον λόγο της απουσίας σας, εάν τα μηνύματα μπορούν να περιμένουν μέχρι την επιστροφή σας ή τα εναλλακτικά στοιχεία επικοινωνίας εάν κάποιος χρειάζεται άμεση βοήθεια.

Βήμα 5:Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις μηνυμάτων

Στο παράθυρο διαλόγου, θα βρείτε τις ακόλουθες επιλογές:

1. Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις :Αυτό δίνει τη δυνατότητα στις ομάδες να απαντούν αυτόματα σε τυχόν μηνύματα που λαμβάνετε ενώ λείπετε, ενημερώνοντας τον αποστολέα για την απουσία σας.

2. Ορισμός εύρους ημερομηνιών :Καθορίστε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της απουσίας σας.

3. Ρύθμιση χρονικού εύρους :Προαιρετικά, μπορείτε να ορίσετε το χρονικό εύρος κατά το οποίο το μήνυμά σας εκτός γραφείου θα είναι ενεργό κάθε μέρα.

Βήμα 6:Επιλέξτε Επαφές προς Εξαίρεση

Εάν υπάρχουν συγκεκριμένες επαφές ή ομάδες που δεν θέλετε να λαμβάνετε το μήνυμά σας εκτός γραφείου, μπορείτε να τις εξαιρέσετε κάνοντας κλικ στην "Προσθήκη εξαίρεσης".

Βήμα 7:Έλεγχος και αποστολή

Ελέγξτε το μήνυμα εκτός γραφείου και τις επιλογές που έχετε επιλέξει. Όταν είστε ικανοποιημένοι με τις ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο "Αποστολή".

Βήμα 8:Επιβεβαιώστε το μήνυμά σας

Το Microsoft Teams θα εμφανίσει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης στην περιοχή συνομιλίας. Αυτό το μήνυμα υποδεικνύει ότι η κατάσταση εκτός γραφείου είναι ενεργοποιημένη.

Βήμα 9:Δοκιμάστε το μήνυμά σας (Προαιρετικό)

Μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα στον εαυτό σας ή να ζητήσετε από έναν συνάδελφο να σας στείλει ένα μήνυμα για να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα εκτός γραφείου λειτουργεί όπως πρέπει.

Σημείωση:

1. Το μήνυμα εκτός γραφείου που ορίζετε θα είναι ορατό σε οποιονδήποτε σας στέλνει μια συνομιλία ή ένα μήνυμα, τόσο εντός του οργανισμού όσο και εκτός του οργανισμού σας.

2. Εάν σκοπεύετε να μείνετε έξω για μεγάλο χρονικό διάστημα ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου διακοπών, μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα ώστε να παρέχει μια πιο λεπτομερή απάντηση και να συμπεριλάβετε εναλλακτικές επιλογές επικοινωνίας.

3. Θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε το μήνυμα εκτός γραφείου όταν επιστρέψετε για να αποφύγετε τη σύγχυση ή την απώλεια επικοινωνίας.

Ορίζοντας ένα μήνυμα εκτός γραφείου στο Microsoft Teams, μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την απουσία σας και να διασφαλίσετε ότι οι συνάδελφοί σας ή οι εξωτερικές επαφές σας ενημερώνονται για τη διαθεσιμότητά σας.