Πώς να επισημαίνετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail

Η προσθήκη ετικετών στα email στο Gmail μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας πιο αποτελεσματικά. Οι ετικέτες διευκολύνουν την κατηγοριοποίηση και το φιλτράρισμα των email σας, επιτρέποντάς σας να βρείτε γρήγορα αυτό που χρειάζεστε. Το Gmail προσφέρει διάφορους τρόπους για την επισήμανση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένης της μη αυτόματης και της αυτόματης επισήμανσης. Σε αυτόν τον οδηγό, θα επικεντρωθούμε στη ρύθμιση της αυτόματης επισήμανσης στο Gmail.

Βήμα 1:Δημιουργία ετικετών

Για να μπορέσετε να ρυθμίσετε την αυτόματη επισήμανση, πρέπει να δημιουργήσετε ετικέτες για να τις αντιστοιχίσετε στα email σας.

1. Ανοίξτε το Gmail σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι "Ρυθμίσεις" στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.

3. Επιλέξτε "Δείτε όλες τις ρυθμίσεις" από το μενού.

4. Στην ενότητα "Ετικέτες", κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία νέας ετικέτας".

5. Εισαγάγετε ένα όνομα για την ετικέτα (π.χ. "Εργασία", "Προσωπικό", "Κοινωνικό") και κάντε κλικ στο "Δημιουργία".

Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για να δημιουργήσετε τυχόν πρόσθετες ετικέτες που χρειάζεστε.

Βήμα 2:Ρύθμιση κανόνων αυτόματης επισήμανσης

Αφού δημιουργήσετε τις ετικέτες σας, μπορείτε να ορίσετε κανόνες αυτόματης επισήμανσης για να εκχωρήσετε ετικέτες σε εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση συγκεκριμένα κριτήρια.

1. Στις ρυθμίσεις του Gmail, μείνετε στην ενότητα "Ετικέτες".

2. Στην ενότητα "Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις", κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία νέου φίλτρου".

3. Καθορίστε τα κριτήρια για τα email που θέλετε να επισημαίνονται αυτόματα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορα κριτήρια, όπως αποστολέα, παραλήπτη, θέμα, λέξεις-κλειδιά ή μέγεθος συνημμένου.

4. Στην ενότητα "Εφαρμογή της ετικέτας", επιλέξτε την ετικέτα που θέλετε να εφαρμόσετε στα φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Κάντε κλικ στο "Δημιουργία φίλτρου" για να αποθηκεύσετε τον κανόνα αυτόματης επισήμανσης.

Επαναλάβετε τα βήματα 2-5 για να δημιουργήσετε πρόσθετους κανόνες αυτόματης επισήμανσης για άλλα κριτήρια.

Βήμα 3:Ελέγξτε τους κανόνες αυτόματης επισήμανσης

Για να βεβαιωθείτε ότι οι κανόνες αυτόματης επισήμανσης λειτουργούν σωστά, στείλτε στον εαυτό σας ένα δοκιμαστικό email που ταιριάζει με τα κριτήρια που καθορίσατε στον κανόνα. Για παράδειγμα, στείλτε ένα email από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή με μια συγκεκριμένη γραμμή θέματος.

Ελέγξτε τα εισερχόμενά σας για να δείτε εάν το email έχει αυτόματα επισημανθεί ως αναμενόμενο. Εάν ο κανόνας λειτουργεί σωστά, το email θα πρέπει να έχει την αντιστοιχισμένη ετικέτα.

Βήμα 4:Βελτιστοποιήστε τους κανόνες αυτόματης επισήμανσης

Αφού δοκιμάσετε τους κανόνες αυτόματης επισήμανσης, ίσως θελήσετε να τους προσαρμόσετε για να βελτιώσετε την ακρίβειά τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε πρόσθετα κριτήρια για να περιορίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουν μια συγκεκριμένη ετικέτα.

Για να επεξεργαστείτε έναν κανόνα αυτόματης επισήμανσης, ανοίξτε τις ρυθμίσεις του Gmail, μεταβείτε στην ενότητα "Ετικέτες", κάντε κλικ στην καρτέλα "Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία" δίπλα στον κανόνα που θέλετε να τροποποιήσετε.

Να θυμάστε ότι ενώ η αυτόματη επισήμανση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας, είναι σημαντικό να ελέγχετε τακτικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ετικέτα για να διασφαλίζετε ότι είναι σωστά κατηγοριοποιημένα.