Πώς να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook;

Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook είναι ένας χρήσιμος τρόπος οργάνωσης και να διαχειριστείτε τα μηνύματά σας, ελευθερώνοντας χώρο στα εισερχόμενά σας και διασφαλίζοντας ότι τα σημαντικά email παραμένουν προσβάσιμα. Εδώ είναι τα βήματα που εμπλέκονται:

1. Ανοίξτε το Microsoft Outlook.

2. Επιλέξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να αρχειοθετήσετε:

- Στα εισερχόμενα email του Outlook, επιλέξτε τα email που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Μπορείτε να επιλέξετε πολλά email κρατώντας πατημένο το πλήκτρο "Shift" και κάνοντας κλικ σε κάθε μήνυμα ή πατώντας "Ctrl" + "A" για να επιλέξετε όλα τα email.

3. Κάντε κλικ στο "Αρχείο":

- Μόλις επιλεγούν τα email, κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχειοθέτηση" που βρίσκεται στην ενότητα "Μετακίνηση" στην κορδέλα. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό πατώντας "Ctrl" + "Shift" + "A" στο πληκτρολόγιό σας.

4. Επιλέξτε Θέση αρχείου:

- Το Outlook θα σας ζητήσει να επιλέξετε μια τοποθεσία για να αρχειοθετήσετε τα email σας. Από προεπιλογή, θα είναι ο προεπιλεγμένος φάκελος αρχειοθέτησης στο αρχείο δεδομένων του Outlook. Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετική τοποθεσία, αν θέλετε, περιηγώντας τους φακέλους στο αναπτυσσόμενο μενού "Αρχειοθέτηση σε".

5. Επιβεβαιώστε τη διαδικασία αρχειοθέτησης:

- Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να επιβεβαιώσετε τη διαδικασία αρχειοθέτησης. Το Outlook θα αρχίσει να μετακινεί τα επιλεγμένα email σας στον καθορισμένο φάκελο αρχειοθέτησης.

6. Επαλήθευση αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

- Μόλις ολοκληρωθεί η αρχειοθέτηση, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα αρχειοθετημένα email σας επεκτείνοντας το παράθυρο "Φάκελοι" στο Outlook και κάνοντας κλικ στο φάκελο "Αρχειοθέτηση".

Να θυμάστε ότι η αρχειοθέτηση των email δεν τα διαγράφει. τα μετακινεί σε διαφορετικό φάκελο. Τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθούν να είναι προσβάσιμα και να αναζητούνται στο Outlook και δεν θα καταλαμβάνουν πλέον χώρο στα κύρια εισερχόμενά σας.