Πώς να συγκρίνετε δύο βιβλία εργασίας του Excel;

Η σύγκριση δύο βιβλίων εργασίας του Excel μπορεί να είναι χρήσιμη για τον εντοπισμό διαφορών, ασυνεπειών ή αλλαγών μεταξύ τους. Δείτε πώς μπορείτε να συγκρίνετε δύο βιβλία εργασίας του Excel:

Ανοίξτε και τα δύο βιβλία εργασίας :

1. Ανοίξτε τα δύο βιβλία εργασίας του Excel που θέλετε να συγκρίνετε δίπλα-δίπλα.

Διαρρύθμιση παραθύρου :

2. Τοποθετήστε τα παράθυρα έτσι ώστε να μπορείτε να προβάλλετε εύκολα τα δύο βιβλία εργασίας ταυτόχρονα. Μπορείτε να σύρετε τη γραμμή τίτλου κάθε βιβλίου εργασίας για να τα τοποθετήσετε το ένα δίπλα στο άλλο ή να χρησιμοποιήσετε το μενού "Παράθυρο" για να επιλέξετε "Ταξινόμηση όλων" και να επιλέξετε μια προβολή που ταιριάζει στις προτιμήσεις σας.

Οπτική σύγκριση :

3. Κάντε κύλιση και στα δύο βιβλία εργασίας και συγκρίνετε οπτικά το περιεχόμενο, συμπεριλαμβανομένων κειμένου, αριθμών, τύπων, μορφοποίησης και διάταξης. Αναζητήστε τυχόν εμφανείς διαφορές ή αποκλίσεις μεταξύ των δύο βιβλίων εργασίας.

Έλεγχος τύπου :

4. Εάν τα βιβλία εργασίας περιέχουν τύπους, εξετάστε το ενδεχόμενο να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο τύπων για την οπτικοποίηση των εξαρτήσεων και των υπολογισμών τύπων. Μεταβείτε στην καρτέλα "Τύποι" και κάντε κλικ στο κουμπί "Έλεγχος τύπου".

Σύγκριση Φύλλων :

5. Συγκρίνετε τα φύλλα ένα προς ένα. Εάν τα βιβλία εργασίας έχουν διαφορετικούς αριθμούς φύλλων ή τα ονόματά τους δεν ταιριάζουν, αυτό μπορεί να αποτελεί ένδειξη διαφορών.

Σύγκριση εύρους δεδομένων :

6. Επιλέξτε μια περιοχή κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την αντίστοιχη περιοχή κελιών στο άλλο βιβλίο εργασίας. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε πιο εύκολα τις αποκλίσεις.

Χρήση μορφοποίησης υπό όρους :

7. Μπορείτε να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε τις διαφορές μεταξύ των δύο βιβλίων εργασίας. Επιλέξτε το εύρος των κελιών που θέλετε να συγκρίνετε και εφαρμόστε κανόνες μορφοποίησης υπό όρους με βάση τιμές κελιών ή τύπους.

Σύγκριση τύπων :

8. Εάν θέλετε να συγκρίνετε τύπους συγκεκριμένα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία ελέγχου τύπου. Μεταβείτε στην καρτέλα "Τύποι", κάντε κλικ στο "Έλεγχος τύπου" και επιλέξτε "Σύγκριση τύπων". Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τύπους μεταξύ δύο κελιών ή περιοχών και να δείτε μια λεπτομερή αναφορά των διαφορών.

Συγχώνευση βιβλίων εργασίας :

9. Εξετάστε το ενδεχόμενο να συγχωνεύσετε τα δύο βιβλία εργασίας σε ένα. Αυτό μπορεί να διευκολύνει τον εντοπισμό διαφορών και σας επιτρέπει να εργάζεστε με τα συνδυασμένα δεδομένα. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα "Συνδυασμός βιβλίων εργασίας" στην καρτέλα "Δεδομένα".

Επισημάνετε τις αλλαγές :

10. Εάν ένα από τα βιβλία εργασίας είναι ενημερωμένη έκδοση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη δυνατότητα "Παρακολούθηση αλλαγών" του Excel για να ελέγξετε και να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αλλαγές μεταξύ των δύο βιβλίων εργασίας.

Εργαλεία μακροεντολών :

11. Εάν χρειάζεται να συγκρίνετε μεγάλα σύνολα δεδομένων ή να εκτελείτε συγκεκριμένες εργασίες σύγκρισης τακτικά, μπορείτε να εξερευνήσετε χρησιμοποιώντας μακροεντολές Excel ή εργαλεία σύγκρισης τρίτων για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία.

Διαφορές εγγράφων :

12. Εάν εντοπίσετε σημαντικές διαφορές, εξετάστε το ενδεχόμενο να τις τεκμηριώσετε με σημειώσεις ή σχόλια στο βιβλίο εργασίας. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για μελλοντική αναφορά ή συνεργασία.

Αποθήκευση και έλεγχος :

13. Αποθηκεύστε και τα δύο βιβλία εργασίας με διαφορετικά ονόματα για να διατηρήσετε τις αρχικές εκδόσεις. Ελέγχετε και ενημερώνετε τακτικά τη σύγκρισή σας για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τις πιο πρόσφατες και ακριβείς πληροφορίες.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να συγκρίνετε αποτελεσματικά δύο βιβλία εργασίας του Excel και να αποκτήσετε πληροφορίες για τις διαφορές, τις ομοιότητες και τις αλλαγές μεταξύ τους.