Πώς να δημιουργήσετε επικύρωση δεδομένων στο Microsoft Excel;

Η δημιουργία επικύρωσης δεδομένων στο Microsoft Excel διασφαλίζει ότι οι χρήστες εισάγουν συγκεκριμένα δεδομένα ή κάνουν επιλογές από μια προκαθορισμένη λίστα. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για τη δημιουργία επικύρωσης δεδομένων:

1. Επιλέξτε τα κελιά :

- Επιλέξτε τα κελιά για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε επικύρωση δεδομένων.

2. Ανοίξτε την επικύρωση δεδομένων :

- Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορδέλα του Excel.

- Στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων", κάντε κλικ στην επιλογή "Επικύρωση δεδομένων".

3. Ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων:

- Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Επικύρωση δεδομένων".

4. Επιλέξτε Κριτήρια επικύρωσης:

- Στην καρτέλα "Ρυθμίσεις", επιλέξτε ένα κριτήριο επικύρωσης από την αναπτυσσόμενη λίστα "Να επιτρέπεται". Ακολουθούν ορισμένες κοινές επιλογές:

- Οποιαδήποτε τιμή:Επιτρέπει οποιαδήποτε εισαγωγή.

- Ολόκληρος αριθμός:Επιτρέπει μόνο ακέραιους αριθμούς.

- Δεκαδικός:Επιτρέπει δεκαδικούς αριθμούς.

- Λίστα:Επιτρέπει την επιλογή από μια προκαθορισμένη λίστα.

- Ημερομηνία:Περιορίζει την εισαγωγή σε έγκυρες ημερομηνίες.

- Ώρα:Περιορίζει την εισαγωγή σε έγκυρους χρόνους.

- Μήκος κειμένου:Επικυρώνει το μήκος της εισαγωγής κειμένου.

- Προσαρμοσμένο:Σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο κανόνα επικύρωσης χρησιμοποιώντας έναν τύπο.

5. Ορισμός κριτηρίων επικύρωσης (εάν υπάρχουν):

- Ανάλογα με τα επιλεγμένα κριτήρια επικύρωσης, μπορείτε να ορίσετε πρόσθετα κριτήρια στο πεδίο "Δεδομένα" ή να καθορίσετε ένα εύρος τιμών. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε "Λίστα", μπορείτε να εισαγάγετε τα στοιχεία της λίστας διαχωρισμένα με κόμματα.

6. Ορισμός μηνύματος εισαγωγής (προαιρετικό):

- Στην καρτέλα "Εισαγωγή μηνύματος", μπορείτε να εισαγάγετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα που εμφανίζεται όταν ένας χρήστης επιλέγει ένα κελί. Αυτό το μήνυμα μπορεί να παρέχει οδηγίες ή οδηγίες για την εισαγωγή δεδομένων.

7. Ορισμός ειδοποίησης σφάλματος:

- Στην καρτέλα "Ειδοποίηση σφάλματος", μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο αναφέρονται τα σφάλματα στους χρήστες εάν εισαγάγετε μη έγκυρα δεδομένα:

- Επιλέξτε ένα στυλ από την αναπτυσσόμενη λίστα "Στυλ" (συνήθως, συνιστάται η "Διακοπή").

- Εισαγάγετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα σφάλματος στα πεδία "Τίτλος" και "Μήνυμα σφάλματος".

8. ΟΚ για εφαρμογή:

- Μόλις ολοκληρώσετε τη ρύθμιση των κανόνων επικύρωσης δεδομένων, κάντε κλικ στο "OK" για να τους εφαρμόσετε στα επιλεγμένα κελιά.

Τώρα, όταν οι χρήστες εισάγουν δεδομένα στα καθορισμένα κελιά, το Excel θα επικυρώσει αυτόματα την είσοδο με βάση τα καθορισμένα κριτήρια. Εάν εισαχθούν μη έγκυρα δεδομένα, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που έχετε διαμορφώσει.

Με αυτόν τον τρόπο, η επικύρωση δεδομένων συμβάλλει στη διασφάλιση της ακρίβειας και της συνέπειας των δεδομένων που εισάγονται στα φύλλα εργασίας του Excel.