Πώς να χρησιμοποιήσετε το Ιστορικό εκδόσεων για αρχεία στις εφαρμογές του Microsoft Office;

Οι εφαρμογές του Microsoft Office συνοδεύονται από μια εύχρηστη λειτουργία που ονομάζεται "Ιστορικό εκδόσεων" που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε και να επαναφέρετε προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων σας. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ιστορικό εκδόσεων σε εφαρμογές του Microsoft Office:

Αποθήκευση διαφορετικών εκδόσεων:

1. Ενώ εργάζεστε σε ένα αρχείο του Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, κ.λπ.), κάντε περιοδικά κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση" ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου "Ctrl+S" για να αποθηκεύσετε την εργασία σας. Κάθε φορά που κάνετε κλικ στο "Αποθήκευση", δημιουργείται αυτόματα μια νέα έκδοση του αρχείου.

Επαναφορά παλαιότερης έκδοσης:

1. Ανοίξτε το αρχείο του Office για το οποίο θέλετε να επαναφέρετε μια παλαιότερη έκδοση.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου.

3. Επιλέξτε "Πληροφορίες" από την αριστερή πλευρά του μενού Αρχείο.

4. Στην ενότητα "Εκδόσεις", θα δείτε μια λίστα με προηγούμενες εκδόσεις του αρχείου. Κάθε έκδοση επισημαίνεται με ημερομηνία και ώρα για ευκολότερη αναγνώριση.

5. Επιλέξτε την έκδοση του αρχείου που θέλετε να επαναφέρετε κάνοντας κλικ σε αυτό. Μια προεπισκόπηση της επιλεγμένης έκδοσης θα εμφανιστεί δίπλα.

6. Εάν επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να επαναφέρετε αυτήν την έκδοση, κάντε κλικ στο κουμπί "Επαναφορά" στο επάνω μέρος του παραθύρου "Εκδόσεις".

Το Office θα επαναφορτώσει την αποκατεστημένη έκδοση του αρχείου, αντικαθιστώντας την τρέχουσα. Να θυμάστε ότι αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί, επομένως βεβαιωθείτε ότι επαναφέρετε την επιθυμητή έκδοση.

Μπορείτε να επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για να επαναφέρετε διαφορετικές εκδόσεις του αρχείου όποτε χρειάζεται. Η διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας και η αποθήκευση διαφορετικών εκδόσεων της εργασίας σας συμβάλλει στην προστασία από τυχαίες αλλαγές ή απώλεια πληροφοριών.

Επιπλέον, το OneDrive και το SharePoint Online (αν τα χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας) μπορούν να αποθηκεύσουν πολλές εκδόσεις αρχείων, επιτρέποντάς σας να έχετε πρόσβαση σε ένα πλήρες ιστορικό εκδόσεων από το cloud.