Πώς να ρυθμίσετε εκτός γραφείου στο Outlook

Η ρύθμιση ενός μηνύματος εκτός γραφείου, γνωστού και ως Αυτόματες απαντήσεις, στο Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να ενημερώνετε τους παραλήπτες ότι θα λείπετε και δεν θα μπορείτε να απαντήσετε αμέσως στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα που θα σας βοηθήσει να ρυθμίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου στο Outlook:

Βήμα 1:Ανοίξτε το Microsoft Outlook

- Εκκινήστε το Microsoft Outlook στον υπολογιστή σας ή αποκτήστε πρόσβαση στο Outlook μέσω του προγράμματος περιήγησης Ιστού.

Βήμα 2:Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο"

- Στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του Outlook, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Βήμα 3:Επιλέξτε "Αυτόματες απαντήσεις (Εκτός γραφείου)"

- Στην ενότητα "Πληροφορίες" στην αριστερή πλευρά της καρτέλας "Αρχείο", κάντε κλικ στην επιλογή "Αυτόματες απαντήσεις (Εκτός γραφείου)".

Βήμα 4:Ενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων

- Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο με τίτλο "Αυτόματες απαντήσεις". Στην ενότητα "Αυτόματες απαντήσεις", επιλέξτε "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων".

Βήμα 5:Ορισμός εύρους ημερομηνιών (προαιρετικό)

- Εάν θέλετε να καθορίσετε ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών κατά το οποίο θα είστε εκτός γραφείου, κάντε κλικ στο κουμπί "Ορισμός ημερομηνίας και ώρας αποστολής". Μπορείτε να ορίσετε μια ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία λήξης και ώρα.

Βήμα 6:Σύνταξη του μηνύματός σας εκτός γραφείου

- Στην ενότητα "Μήνυμα αυτόματης απάντησης", πληκτρολογήστε το μήνυμά σας εκτός γραφείου. Μπορείτε να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το πότε θα επιστρέψετε, πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί σας εάν είναι επείγον και εναλλακτικά στοιχεία επικοινωνίας εάν είναι απαραίτητο.

Βήμα 7:Προσαρμόστε το μήνυμά σας (Προαιρετικό)

- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές μορφοποίησης που παρέχονται για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το χρώμα και το μέγεθος του μηνύματός σας. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε υπερσυνδέσμους ή να εισαγάγετε εικόνες εάν χρειάζεται.

Βήμα 8:Προεπισκόπηση του μηνύματός σας

- Κάντε κλικ στο κουμπί "Προεπισκόπηση" για να δείτε πώς θα εμφανίζεται το μήνυμά σας εκτός γραφείου στους παραλήπτες.

Βήμα 9:Επιλέξτε Αποστολή σε επαφές εκτός του οργανισμού σας (Προαιρετικό)

- Εάν θέλετε να στείλετε το μήνυμά σας εκτός γραφείου σε άτομα εκτός του οργανισμού σας, όπως εξωτερικές επαφές, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων σε αποστολείς εκτός του οργανισμού μου".

Βήμα 10:Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις σας

- Αφού συνθέσετε και προσαρμόσετε το μήνυμά σας εκτός γραφείου, κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.

Βήμα 11:Μήνυμα επιβεβαίωσης

- Το Outlook θα εμφανίσει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης που υποδεικνύει ότι το μήνυμά σας εκτός γραφείου έχει ρυθμιστεί με επιτυχία.

Βήμα 12:Επαληθεύστε την κατάσταση εκτός γραφείου

- Για να επαληθεύσετε ότι το μήνυμά σας εκτός γραφείου είναι ενεργό, συντάξτε ένα νέο email στον εαυτό σας και στείλτε το. Θα πρέπει να λάβετε το μήνυμα εκτός γραφείου στα εισερχόμενά σας.

Θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε το μήνυμά σας εκτός γραφείου όταν επιστρέφετε από το γραφείο για να αποφύγετε την άσκοπη αποστολή αυτόματων απαντήσεων. Μπορείτε να το απενεργοποιήσετε ακολουθώντας τα ίδια βήματα και καταργώντας την επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων" στο παράθυρο "Αυτόματες απαντήσεις".