Εξηγήστε τέσσερις τρόπους με τους οποίους ένα ηλεκτρονικό σύστημα πληροφοριών είναι καλύτερο από το σύστημα που βασίζεται σε χαρτί;

1. Προσβασιμότητα :Τα ηλεκτρονικά συστήματα πληροφοριών επιτρέπουν την εύκολη και γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες. Τα δεδομένα μπορούν να ανακτηθούν και να προβληθούν άμεσα, ανεξάρτητα από τη φυσική τοποθεσία του χρήστη. Αυτή η προσβασιμότητα εξοικονομεί χρόνο και προσπάθεια σε σύγκριση με συστήματα που βασίζονται σε χαρτί, όπου οι χρήστες πρέπει να πραγματοποιούν μη αυτόματη αναζήτηση σε αρχεία και φακέλους.

2. Ασφάλεια δεδομένων :Τα ηλεκτρονικά συστήματα πληροφοριών παρέχουν ισχυρά μέτρα ασφαλείας για την προστασία ευαίσθητων δεδομένων. Οι έλεγχοι πρόσβασης, η κρυπτογράφηση και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων διασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες παραμένουν εμπιστευτικές και προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή απώλεια. Τα συστήματα που βασίζονται σε χαρτί, από την άλλη πλευρά, είναι πιο ευάλωτα σε παραβιάσεις ασφάλειας, καθώς μπορούν εύκολα να κλαπούν, να χαθούν ή να παραβιαστούν.

3. Ακεραιότητα δεδομένων :Τα ηλεκτρονικά συστήματα πληροφοριών διατηρούν την ακεραιότητα των δεδομένων αποτρέποντας μη εξουσιοδοτημένες τροποποιήσεις. Τα δεδομένα αποθηκεύονται με δομημένο και οργανωμένο τρόπο, διασφαλίζοντας την ακρίβεια και την αξιοπιστία τους. Τα συστήματα που βασίζονται σε χαρτί, από την άλλη πλευρά, είναι πιο επιρρεπή σε σφάλματα και ασυνέπεια δεδομένων λόγω χειροκίνητου χειρισμού και του κινδύνου λανθασμένης τοποθέτησης ή λανθασμένης αρχειοθέτησης εγγράφων.

4. Ανάλυση και αναφορά δεδομένων :Τα ηλεκτρονικά συστήματα πληροφοριών προσφέρουν ισχυρές δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων και αναφοράς. Τα δεδομένα μπορούν εύκολα να φιλτραριστούν, να ταξινομηθούν και να αναλυθούν χρησιμοποιώντας διάφορα εργαλεία λογισμικού. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να δημιουργούν ουσιαστικές αναφορές, πληροφορίες και τάσεις που βοηθούν στη λήψη αποφάσεων. Τα συστήματα που βασίζονται σε χαρτί, από την άλλη πλευρά, απαιτούν χειροκίνητη επεξεργασία δεδομένων, γεγονός που καθιστά δύσκολη και χρονοβόρα την εξαγωγή πολύτιμων πληροφοριών από τα δεδομένα.