Πώς να συγχωνεύσει τα έγγραφα του Word

Όταν δημιουργείτε ένα έγγραφο συγχώνευσης , παίρνετε πληροφορίες από ένα αρχείο δεδομένων και την εισαγωγή των κατάλληλων δεδομένων στο ίδιο έγγραφο για κάθε εγγραφή στα δεδομένα . Για παράδειγμα , θέλετε να στείλετε ένα e-mail διακοπών σε όλους στο βιβλίο διευθύνσεών σας . Στην επιστολή σας , θέλετε κάποια στοιχεία να είναι για το άτομο που λαμβάνει και όμως δεν θέλετε να γράψετε 200 ατομικές επιστολές . Συγχώνευση εγγράφων σας επιτρέπει να διαμορφώσετε μια μαζική αποστολή αλληλογραφίας . Οδηγίες
Επιλογή δεδομένων
Η 1

Μετά το άνοιγμα του Microsoft Word, επιλέξτε " Letters" από το μενού κάτω από την επικεφαλίδα " Επιλογή τύπου εγγράφου . " Κάντε κλικ στο κουμπί "Next : . Έναρξη εγγράφου " 2

Επιλέξτε μια ρύθμιση εγγράφου από τη λίστα . Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το έγγραφο στα αριστερά ( παραμένει κενή ) , επιλέξτε ένα πρότυπο ή να επιλέξετε ένα αρχείο που έχετε εργαστεί στο παρελθόν . Όταν έχετε επιλέξει το είδος του εγγράφου , κάντε κλικ στο κουμπί "Next : . Επιλογή παραληπτών "
εικόνων 3

Επιλέξτε μια επιλογή για τα δεδομένα σας . Μπορεί να έχετε μια υπάρχουσα λίστα διευθύνσεων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το Outlook ή το δικό σας δεδομένων . Εάν δεν έχετε μια λίστα διευθύνσεων που παρασκευάζονται , επιλέξτε , " Πληκτρολογήστε τον νέο κατάλογο. " Αν έχετε μια υπάρχουσα λίστα στον υπολογιστή σας , μπορείτε να κάνετε κλικ στο " Αναζήτηση " για να εντοπίσετε το αρχείο στον υπολογιστή σας . Όταν έχετε επιλέξει μια επιλογή , κάντε κλικ στο κουμπί "Next : Σύνταξη της επιστολής σας . " Όταν κάνετε κλικ στο "Next ", το Word θα σας δώσει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσει όλη τη λίστα που έχετε επιλέξει ή επέλεξε ένα εδάφιο από τον κατάλογο . Κάντε τις επιλογές σας , στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Εικόνων Γράφοντας το γράμμα
Η 4

Γράψτε την επιστολή σας , πληκτρολογώντας στο ανοιχτό έγγραφο . Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του προσώπου στην κορυφή , κάντε κλικ στο κουμπί " μπλοκ διευθύνσεων" στο μενού δεξιά . Θα σας δώσει τις επιλογές για το κατά πόσο και σε ποια μορφή να εκτυπώσετε το μπλοκ διεύθυνσης . Κάντε τις επιλογές σας , στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Θα παρατηρήσετε ένα κώδικα σε γωνιακές παρενθέσεις θα εμφανιστούν στην κορυφή της σελίδας όπου θέλετε η διεύθυνση να εμφανίζεται . Αυτή η σήμανση θα πει το Word πού να βάλει τα στοιχεία της διεύθυνσης για κάθε έναν από τους παραλήπτες σας . Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα προσωπικό χαιρετισμό , κάντε κλικ στο κουμπί " γραμμή χαιρετισμού " και επιλέξτε τη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε . Όταν έχετε κάνει τις επιλογές σας , κάντε κλικ στο " OK " και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Next : Προεπισκόπηση των επιστολών . "
5

Αναζήτηση καθένα από τα γράμματα και βεβαιωθείτε ότι φαίνεται όπως θέλετε να εμφανίζεται . Ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι η λίστα των παραληπτών είναι σωστή . Μπορείτε να αφαιρέστε τυχόν επιπλέον ονόματα ή η προσθήκη νέων . Όταν η λίστα είναι σωστή , κάντε κλικ στο κουμπί "Next : . Ολοκλήρωση της συγχώνευσης "
Η 6

Ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι τα γράμματα σας είναι έτοιμο για εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε την εξατομίκευση σε μεμονωμένα γράμματα , αν θέλετε . Όταν έχετε κάνει την τελική αλλαγές σας , κάντε κλικ στο κουμπί " Εκτύπωση ". E-mail σας είναι έτοιμο να πάει σε φακέλους και να σβήνουν στο ταχυδρομείο .
Η
εικόνων