Πώς να συγχωνεύσει ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων σε ένα έγγραφο του Word

Το " Συγχώνευση αλληλογραφίας " χαρακτηριστικό στο Microsoft Word είναι ένα ισχυρό εργαλείο που σας επιτρέπει να συγχωνεύσετε τα έγγραφα με μια πηγή δεδομένων . Συγχώνευση έγγραφο του Word με τις πηγές δεδομένων που παρέχει έναν τρόπο για να δημιουργήσετε αμέτρητες προσωπικές ή προσαρμοσμένη αντίγραφα του εγγράφου . Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο της συγχώνευσης αλληλογραφίας για να εισαγάγετε τα ονόματα και τη διεύθυνση ή να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία σε συνέχειες στα έγγραφά σας . Οι δυνατότητες για την προσαρμογή με το εργαλείο είναι σχεδόν απεριόριστες και επιτρέποντας πηγές δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας στα έγγραφά σας είναι πολύ πιο εύκολο από ό, τι μπορείτε να σκεφτείτε . Οδηγίες
Προετοιμασία εγγράφου για συγχώνευση
Η

1 Ανοίξτε το Microsoft Word στον υπολογιστή σας . Κάντε κλικ στο " αλληλογραφίας " καρτέλα , τότε " Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας " στη γραμμή κορδέλα . Κάντε κλικ στο κουμπί "Γράμματα ". Word ανοίγει ένα κενό έγγραφο . 2

Κάντε κλικ στην " Επιλογή παραληπτών " επιλογή για το " αλληλογραφίας " καρτέλα . Κάντε κλικ στην επιλογή " Επαφές Χρησιμοποιήστε το Outlook , " " Χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον αρχείο προέλευσης δεδομένων , " ή " Δημιουργήστε ένα νέο αρχείο δεδομένων στο Word . " Η " Επαφές Χρήση του Outlook " η επιλογή σας επιτρέπει να εισαγάγετε παραλήπτες από το Outlook βιβλίο διευθύνσεων σας . Με το " Χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον αρχείο προέλευσης δεδομένων " επιλογή , μπορείτε να επιλέξετε μια λίστα που δημιουργήθηκε σε μια άλλη εφαρμογή , όπως η Access , Excel ή ακόμα και Σημειωματάριο . Αν επιλέξετε το " Χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον αρχείο προέλευσης δεδομένων " επιλογή , και κάντε κλικ στο κουμπί " Χρήση υπάρχουσας λίστας " , στη συνέχεια, αναζητήστε και επιλέξτε το αρχείο προέλευσης εξωτερικών δεδομένων . Τέλος , μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο προέλευσης δεδομένων στο Word , κάνοντας κλικ στην επιλογή "Δημιουργία ενός νέου αρχείου δεδομένων στο Word " . Αν επιλέξετε την τελευταία επιλογή , θα πρέπει να εισάγετε τα στοιχεία για τη λίστα στο pop- up παράθυρο , όπως όνομα και διεύθυνση .
Εικόνων 3

Κάντε κλικ στο " Λίστα παραληπτών Επεξεργασία " στο " Αλληλογραφία tab . " Επεξεργαστείτε τη λίστα και να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε τις καταχωρήσεις από τη λίστα, όπως απαιτείται .
Εικόνων Εκτέλεση συγχώνευσης
Η 4

Εισάγετε το κείμενο ή τα γραφικά στο έγγραφο , όπως απαιτείται . Όταν φτάσετε σε ένα σημείο του εγγράφου όπου θέλετε να εισαγάγετε ένα πεδίο από το αρχείο προέλευσης δεδομένων , κάντε κλικ στο κουμπί "Match Fields " στο " αλληλογραφίας " καρτέλα .
5

Κάντε κλικ στο " Address Block "κουμπί για να προσθέσετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη από την πηγή δεδομένων . Εναλλακτικά , τοποθετήστε " Γραμμή χαιρετισμού " για να επιλέξετε πώς η επιστολή θα αντιμετωπίσει κάθε παραλήπτη στο αρχείο προέλευσης δεδομένων . Για παράδειγμα , " Αγαπητέ Joe , " " Αγαπητέ Joe Doe " ή " Joe Doe ». Για να εισαγάγετε ένα μεμονωμένο πεδίο στο ίδιο σημείο σε κάθε έγγραφο , κάντε κλικ στο κουμπί " Write & Εισαγωγή πεδίων " . Επιλέξτε το όνομα του πεδίου από την πηγή δεδομένων για να εισαγάγετε και κάντε κλικ στο "Εισαγωγή ". Αυτή η επιλογή είναι χρήσιμη για τα πράγματα όπως την εισαγωγή ενός αριθμού μελών ή ο κωδικός ID από το αρχείο προέλευσης δεδομένων . Σε κάθε γράμμα που παράγουν με τη συγχώνευση αλληλογραφίας , το Word συμπληρώνει τα πεδία με διαφορετικά δεδομένα από το αρχείο προέλευσης δεδομένων .
Η

6 Κάντε κλικ στο κουμπί " Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων " για την " αλληλογραφίας " καρτέλα . Κάντε κλικ στο " Προηγούμενο Record" ή "Next Record " βέλη στη σελίδα με τα γράμματα στη συγχώνευση . Εξετάστε κάθε ένα και την εξασφάλιση του Word κατοικημένες τα πεδία σωστά, χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες στο αρχείο προέλευσης δεδομένων . Σημείωση - . Εάν βρείτε μια εσφαλμένη μορφή e-mail ή ένα λάθος χρησιμοποιώντας τα στοιχεία προέλευσης δεδομένων , κάντε κλικ στο κουμπί " Επεξεργασία λίστας παραληπτών ," βρείτε τη σειρά που περιέχει τα λανθασμένα στοιχεία και να το διορθώσει
Η

7 Κάντε κλικ στο " Ολοκλήρωση & Συγχώνευση " κουμπί και στη συνέχεια" Εκτύπωση εγγράφων . " Επιλέξτε να εκτυπώσετε όλα τα έγγραφα στο σύνολο ή μόνο εκείνη τη στιγμή στο παράθυρο προεπισκόπησης .
8

Κάντε κλικ στο " Αρχείο " τότε " Εκτύπωση " στη γραμμή κορδέλα . Μετά το Word στέλνει την εργασία εκτύπωσης στον εκτυπωτή , κάντε κλικ στο " Αρχείο " και στη συνέχεια " Αποθήκευση".
Η
εικόνων