Πώς να τροποποιήσουν το επίπεδο αναγνωσιμότητας στο Word 2007

Microsoft Word 2007 μέτρα αναγνωσιμότητα ενός εγγράφου με δύο τρόπους . Η δοκιμή Ευκολία ανάγνωσης Flesch παρέχει μια βαθμολογία μεταξύ 1 και 100 : ένας μικρός αριθμός συσχετίζεται με χαμηλή αναγνωσιμότητα και ένας μεγάλος αριθμός σημαίνει εύκολη ανάγνωση . Το σκορ Flesch - Kincaid Grade Level εκτιμά ότι ο υψηλότερος στοιχειώδες επίπεδο ποιότητας στο οποίο οι μαθητές θα μπορούσαν να διαβάσουν το έγγραφο εύκολα . Και οι δύο δοκιμές χρησιμοποιούν πρόταση και λέξη μήκη για να υπολογίσει τη βαθμολογία τους . Πάρα πολύ αναγνωσιμότητα κάνει ένα έγγραφο ακούγεται απλοϊκό ή παιδαριώδη ? Πολύ μικρή αναγνωσιμότητα , από την άλλη πλευρά , συσκοτίζει την επικοινωνία και καθιστά ένα έγγραφο ακούγεται στομφώδης . Πυροβολούν για μια χρυσή τομή : ένα επαγγελματικό , κατανοητό κείμενο . Οδηγίες
Αύξηση αναγνωσιμότητας

1

Χωρίστε κάποιες μεγάλες ποινές σε δύο ή περισσότερες προτάσεις . Αν μια πρόταση περιέχει δύο διαφορετικές ιδέες , για παράδειγμα , τους χωρίζουν σε δύο ξεχωριστές προτάσεις . Δοκιμάστε τον έλεγχο της στίξης μεγάλες ποινές να καθοριστεί αν θα μπορούσατε να τους χωρίσει : Ψάξτε για μια παύση στη μέση μιας φράσης , όπως ένα ερωτηματικό , μια παύλα ή ένα κόμμα και ένα συνδυασμό 2

Μειώστε ποινές με την απλοποίηση της δομής της πρότασης . Για να επικοινωνούν μια ιδέα συνοπτικά , να γράψει σε μια άμεση , ενεργητική φωνή . Ξεκινήστε με το αντικείμενο της πρότασης και στη συνέχεια να περιγράψετε της κύριας δίκης. Χρησιμοποιήστε Κτητικά αντί των φράσεων γενική ? Επικεντρωθεί σε ρήματα αντί των ουσιαστικών ? Χρησιμοποιούν απλή γραμματική . Μην επαναλάβετε τις ιδέες σας και δεν εξηγούν άσκοπα . Διαγραφή φλύαρες φράσεις που δεν επικοινωνούν πραγματικά οποιοδήποτε περιεχόμενο , όπως " για να . " Χρησιμοποιήστε μία συγκεκριμένη λέξη αντί περιγραφική φράση και να επικεντρωθεί σε ρήματα αντί των ουσιαστικών . Για παράδειγμα , δεν γράφουν , « Το γεγονός του θέματος είναι , οι ιδέες των εργαζομένων μας σημασία για εμάς, επειδή νοιαζόμαστε γι 'αυτούς . " Αντ 'αυτού , γράφουν, « Νοιαζόμαστε για τις ιδέες των εργαζομένων μας».
Εικόνων 3

Χρησιμοποιήστε λέξεις μικρότερη για όσο διάστημα εξακολουθούν να επικοινωνήσουν το μήνυμά σας σωστά . Ψάξτε για ορολογία της βιομηχανίας , σύνθετες λέξεις , λέξεις που λίγοι άνθρωποι γνωρίζουν και λέξεις που ακούγονται εντυπωσιακές ή ασυνήθιστο . Αντικαταστήστε κάθε αδικαιολόγητα μεγάλες λέξη ή φράση συγκρότημα με μια απλούστερη , μικρότερη λέξη . Για παράδειγμα , δεν γράφουν , « Αξιοποιώντας την ψυχική αφοσίωση ενισχύει την ικανότητά σας να ξεπεράσει τις κανονικότητες της απόδοσής σας . " Αντ 'αυτού , γράφουν, « Έμφαση στην εργασία σας για να βελτιώσει τα αποτελέσματά σας . "
Η 4

Έμφαση στην εκφράζοντας τις ιδέες σας με σαφήνεια , άμεσα και απλά σε ολόκληρο το έγγραφο . Θυμηθείτε , ο κύριος στόχος είναι να επικοινωνούν αποτελεσματικά και οι αναγνώστες θα μπορούσε να λείπει το μήνυμά σας αν είναι επισκιάζεται από φλύαρες γλώσσα .
Εικόνων μείωση της αναγνωσιμότητας
5

Συνδυάστε σχετίζονται προτάσεις για να αυξηθεί η ποινή μήκη . Αν δύο προτάσεις περιγράφουν διαφορετικές πτυχές της ίδιας ιδέας , ή διαφορετικές δράσεις που ανήκουν στην ίδια σειρά , στη συνέχεια, να τα συνδυάσουν . Μπορείτε να συνδέσετε ξεχωριστές προτάσεις , προσθέτοντας ένα ερωτηματικό , μια παύλα ή ένα κόμμα και ένα συνδυασμό , ή μπορείτε να συνδυάσετε τις ιδέες τους σε ένα μακρύτερο μέρος - πρόταση.
Η 6

Περιγράψτε τις ιδέες σας καλά για να επεκτείνουν μήκος των προτάσεων . Μην , ωστόσο, να προσθέτουν περιττές λέξεις , φράσεις που δεν λένε τίποτα , ή επανάληψη που δεν βελτιωθεί η σαφήνεια . Αντ 'αυτού , επικεντρώνονται στην σαφήνεια στην επικοινωνία , εξηγώντας τα πράγματα με ακρίβεια και σε βάθος .
Η 7

Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένες λέξεις αντί για μικρότερες , πιο γενικές. Αφήστε σύντομες και σαφείς μόνο λόγια , αλλά να αναζητήσουν τις λέξεις που είναι γενική και αόριστη , νεανική ή αργκό . Αντικαταστήστε αυτές τις λέξεις με μεγαλύτερες λέξεις που είναι ισχυρή , σαφή , συγκεκριμένο και επαγγελματικό . Για παράδειγμα , δεν γράφουν , " Δούλεψε σκληρά , κάνουμε καλή δουλειά και να είναι ωραίο για τους άλλους . " Αντ 'αυτού , γράφουν, « Focus σχετικά με τα καθήκοντα σας , εργαζόμαστε επιμελώς και προσεκτικά , και τη θεραπεία τους συναδέλφους σας με σεβασμό και ευγένεια . "
8

Εκφράστε τις ιδέες σας προσεκτικά και συγκεκριμένα σε ολόκληρο το κείμενο . Βελτιώστε τα αδύνατα , απλοϊκή ή ασαφή σημεία . Θυμηθείτε , ο κύριος στόχος είναι να επικοινωνούν αποτελεσματικά , και οι αναγνώστες σας θα μπορούσε να παρανοήσει το μήνυμά σας, αν δεν το παρουσιάσει πλήρως .
Η
εικόνων