Ποια έγγραφα χρειάζεστε για να εξασφαλίσετε τον σωστό σχεδιασμό ενός υπολογιστικού φύλλου;

Έχετε δίκιο να σκεφτείτε την τεκμηρίωση που απαιτείται για ένα σχέδιο υπολογιστικού φύλλου! Βοηθά να καταστεί το υπολογιστικό φύλλο κατανοητό, διατηρήσιμο και επαναχρησιμοποιήσιμο. Ακολουθεί μια κατανομή του τι θα χρειαστείτε και γιατί:

Βασική τεκμηρίωση:

1. Απαιτήσεις έργου:

- Σκοπός: Ποιο είναι το υπολογιστικό φύλλο που προορίζεται να επιτύχει; Τι προβλήματα επιλύει;

- χρήστες -στόχοι: Ποιος θα χρησιμοποιήσει το υπολογιστικό φύλλο; Ποια είναι τα επίπεδα δεξιοτήτων τους;

- Πηγές δεδομένων: Από πού προέρχονται τα δεδομένα; Πόσο συχνά θα ενημερωθεί;

- Έξοδοι: Ποιες πληροφορίες πρέπει να δημιουργηθούν; Σε ποιες μορφές;

- Περιορισμοί: Υπάρχουν περιορισμοί στους τύπους δεδομένων, τους τύπους ή τη μορφοποίηση;

2. Λεξικό δεδομένων:

- κεφαλίδες στήλης: Μια σαφής περιγραφή κάθε στήλης στο υπολογιστικό φύλλο.

- Τύποι δεδομένων: Καθορίστε τους τύπους δεδομένων για κάθε στήλη (π.χ. κείμενο, αριθμοί, ημερομηνίες).

- μονάδες: Εάν ισχύει, καθορίστε τις μονάδες μέτρησης (π.χ. δολάρια, μετρητές).

- εύρη δεδομένων: Καθορίστε τις επιτρεπόμενες τιμές για κάθε στήλη (π.χ. ηλικιακή περιοχή, κατηγορίες προϊόντων).

- Σχέσεις δεδομένων: Περιγράψτε τυχόν σχέσεις μεταξύ των στηλών (π.χ., ενός προς πολλές, διασταυρούμενες αναφορές).

3. Ορισμοί φόρμουλας:

- Περιγραφές φόρμουλας: Εξηγήστε το σκοπό και τη λογική κάθε τύπου που χρησιμοποιείται.

- Αναφορές φόρμουλας: Αναφέρετε τα κύτταρα που αναφέρονται σε κάθε τύπο.

- παραδοχές: Δηλώστε τυχόν υποθέσεις που έγιναν στους υπολογισμούς των τύπων.

- Παραδείγματα: Παρέχετε παραδείγματα υπολογισμών για την απεικόνιση της συμπεριφοράς του τύπου.

4. Διάταξη και μορφοποίηση:

- Δομή φύλλου: Περιγράψτε την οργάνωση του υπολογιστικού φύλλου (π.χ. ξεχωριστά φύλλα για δεδομένα, υπολογισμούς, εκροές).

- μορφοποίηση: Καθορίστε οδηγίες μορφοποίησης (π.χ. γραμματοσειρές, χρώματα, ευθυγράμμιση κυττάρων).

- Διαγράμματα και γραφήματα: Περιγράψτε τυχόν γραφήματα ή γραφήματα που χρησιμοποιούνται στο υπολογιστικό φύλλο.

5. Οδηγός χρήσης:

- Οδηγίες: Παρέχετε οδηγίες βήμα προς βήμα για τη χρήση του υπολογιστικού φύλλου.

- Συμβουλές και κόλπα: Προσφέρετε χρήσιμες συμβουλές για τη μεγιστοποίηση της λειτουργικότητας του υπολογιστικού φύλλου.

- Αντιμετώπιση προβλημάτων: Αντιμετωπίστε κοινά ζητήματα και παρέχετε λύσεις.

Πρόσθετη τεκμηρίωση (προαιρετική αλλά ευεργετική):

* Κανόνες επικύρωσης δεδομένων: Καθορίστε τους κανόνες για την εισαγωγή δεδομένων για να διασφαλίσετε την ακρίβεια και τη συνέπεια.

* Χειρισμός σφαλμάτων: Τεκμηρίωση πώς θα εντοπιστούν και θα χειριστούν σφάλματα.

* Έλεγχος έκδοσης: Διατηρήστε ένα ιστορικό αλλαγών που έγιναν στο υπολογιστικό φύλλο.

* Γλωσσάριο: Καθορίστε τυχόν τεχνικούς όρους που χρησιμοποιούνται στο υπολογιστικό φύλλο.

Συμβουλές για αποτελεσματικό σχεδιασμό υπολογιστικών φύλλων:

* Κρατήστε το απλό: Αποφύγετε την περιττή πολυπλοκότητα.

* Χρησιμοποιήστε περιγραφικά ονόματα: Κάντε τις κεφαλίδες της στήλης και τα ονόματα φύλλων καθαρά και κατανοητά.

* Δοκιμή διεξοδικά: Επικυρώστε το υπολογιστικό φύλλο με διάφορα σενάρια δεδομένων.

* Επικοινωνήστε αποτελεσματικά: Μοιραστείτε την τεκμηρίωση με όλους τους χρήστες.

Λαμβάνοντας το χρόνο για να τεκμηριώσετε το σχεδιασμό του υπολογιστικού φύλλου, θα δημιουργήσετε ένα πιο ισχυρό και διατηρήσιμο εργαλείο που είναι ευκολότερο στη χρήση και κατανόηση.