Ποιες εταιρείες προσφέρουν λογισμικό ελέγχου εγγράφων;

Πολλές εταιρείες προσφέρουν λογισμικό ελέγχου εγγράφων, το καθένα με δυνατά σημεία σε διαφορετικούς τομείς. Ακολουθεί μια κατανομή ανά κατηγορία και μερικές δημοφιλείς επιλογές:

Λύσεις σε επίπεδο επιχειρήσεων:

* Microsoft SharePoint: Χρησιμοποιείται ευρέως, ενσωματώνεται καλά με άλλα προϊόντα της Microsoft, προσαρμόσιμα, αλλά μπορεί να είναι πολύπλοκα για να δημιουργηθεί για ισχυρό έλεγχο εγγράφων.

* συστήματα Veeva: Ισχυρή εστίαση στις επιστήμες της ζωής και στις ρυθμιζόμενες βιομηχανίες, εξαιρετική για τη συμμόρφωση και τα μονοπάτια ελέγχου.

* masterControl: Μια άλλη δημοφιλής επιλογή για ρυθμιζόμενες βιομηχανίες (όπως ιατρικές συσκευές και φαρμακευτικά προϊόντα), γνωστή για την ενσωμάτωση του συστήματος διαχείρισης ποιότητας (QMS).

* Documentum by OpenText: Ισχυρό και πλούσιο σε χαρακτηριστικά, που χρησιμοποιούνται συχνά από μεγάλες επιχειρήσεις με σύνθετες ανάγκες διαχείρισης εγγράφων.

* Περιεχόμενο Oracle WebCenter: Ενσωματώνεται καλά με άλλα προϊόντα της Oracle, κατάλληλα για οργανισμούς που χρησιμοποιούν ήδη συστήματα Oracle.

Μέσα στην αγορά και μικρότερες επιχειρήσεις:

* Qualityze: Προσφέρει ένα σύστημα ελέγχου εγγράφων που βασίζεται σε σύννεφο κατάλληλο για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, ειδικά εκείνων των ρυθμιζόμενων βιομηχανιών.

* docosan: Λύση που βασίζεται σε σύννεφο με δυναμικό με το χρήστη με ισχυρές λειτουργίες ελέγχου και συνεργασίας.

* Συμβολή από τον Atlassian: Περισσότερο από τον έλεγχο εγγράφων, είναι ένας συνεργάτης χώρος εργασίας που περιλαμβάνει χαρακτηριστικά για τη διαχείριση εγγράφων, την ανταλλαγή γνώσεων και τη διαχείριση έργων.

* m-files: Ισχυρή λειτουργικότητα αναζήτησης και μεταδεδομένων, καλή για τη διαχείριση διαφόρων τύπων εγγράφων.

* Πλαίσιο: Γνωστή για ασφαλή κοινή χρήση και αποθήκευση αρχείων, αλλά προσφέρει χαρακτηριστικά κατάλληλα για έλεγχο εγγράφων σε μικρότερες ομάδες.

εξειδικευμένες λύσεις:

* Contractzen: Ειδικά σχεδιασμένο για τη διαχείριση των συμβάσεων, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας συμβολαίων, της διαπραγμάτευσης, της υπογραφής και του ελέγχου.

* procore: Επικεντρώνεται στον κλάδο των κατασκευών, προσφέροντας έλεγχο εγγράφων παράλληλα με άλλα χαρακτηριστικά διαχείρισης έργων.

Επιλογές ανοιχτού κώδικα:

* alfresco: Εξαιρετικά προσαρμόσιμη και ευέλικτη, αλλά απαιτεί τεχνική τεχνογνωσία για την εφαρμογή.

* nuxeo: Μια άλλη πλατφόρμα ανοιχτού κώδικα με ισχυρές δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων.

Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή:

* Μέγεθος και βιομηχανία εταιρείας: Ορισμένες λύσεις είναι καλύτερα κατάλληλες για συγκεκριμένες βιομηχανίες λόγω των χαρακτηριστικών συμμόρφωσής τους.

* Προϋπολογισμός: Οι λύσεις που βασίζονται σε σύννεφο είναι συχνά πιο προσιτές για τις μικρότερες επιχειρήσεις.

* Τεχνική εμπειρογνωμοσύνη: Ορισμένες πλατφόρμες απαιτούν περισσότερη τεχνική τεχνογνωσία για την εφαρμογή και τη διαχείριση.

* Ενσωμάτωση με υπάρχοντα συστήματα: Επιλέξτε μια λύση που ενσωματώνεται απρόσκοπτα με την τρέχουσα στοίβα λογισμικού σας.

* Ειδικά χαρακτηριστικά: Εξετάστε τον έλεγχο έκδοσης, τα μονοπάτια ελέγχου, τις ηλεκτρονικές υπογραφές, τα εργαλεία συνεργασίας κ.λπ.

Συστάσεις:

* για λύσεις σε επίπεδο επιχείρησης με έμφαση στις ρυθμιζόμενες βιομηχανίες: Συστήματα Veeva ή mastercontrol

* Για μια φιλική προς το χρήστη λύση που βασίζεται σε σύννεφο: Qualityze ή Docosan

* Για έναν συνεργατικό χώρο εργασίας με χαρακτηριστικά ελέγχου εγγράφων: Συμβολή

* Για μικρότερες ομάδες που χρειάζονται ασφαλή κοινή χρήση αρχείων και βασικό έλεγχο εγγράφων: Κουτί

Είναι καλύτερο να ερευνήσετε και να συγκρίνετε διαφορετικές επιλογές με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες σας και να ζητήσετε δωρεάν δοκιμές πριν λάβετε μια τελική απόφαση.