Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια ενότητα στον ιστότοπο sharepoint για την αποθήκευση αρχείων κειμένου που χρειάζονται οι χρήστες για συνεργασία Ποιες μέθοδοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να το κάνουν αυτό;

Για να δημιουργήσετε ενότητα στο SharePoint για αρχείο κειμένου ιστορίας που συνεργάζονται οι χρήστες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες μεθόδους:

1. Βιβλιοθήκη εγγράφων: Δημιουργήστε μια βιβλιοθήκη εγγράφων στον ιστότοπο του SharePoint ειδικά για την αποθήκευση αρχείου κειμένου. κατά τη δημιουργία της βιβλιοθήκης, διαμορφώστε τις ρυθμίσεις της για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα δημιουργίας εκδόσεων, συν-συγγραφής και σχολίων. Με αυτόν τον τρόπο πολλοί χρήστες μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα στα ίδια αρχεία κειμένου και να συνεργάζονται αποτελεσματικά.

2. OneDrive για επιχειρήσεις: Κάθε χρήστης του SharePoint έχει τον λογαριασμό του στο OneDrive για επιχειρήσεις, ο οποίος είναι μια περιοχή αποθήκευσης προσωπικών αρχείων. Οι χρήστες μπορούν να ανεβάσουν τα αρχεία κειμένου τους στο δικό τους OneDrive και στη συνέχεια να τα μοιραστούν με συγκεκριμένους συναδέλφους ή μια ομάδα ατόμων. Αυτό επιτρέπει τη συνεργασία σε αρχεία κειμένου με εξωτερικούς χρήστες που ενδέχεται να μην έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία του SharePoint.

3. Κανάλια ομάδων: εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί Microsoft Team, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κανάλι εντός της ομάδας που είναι αφιερωμένο για την αποθήκευση αρχείων κειμένου που σχετίζονται με συγκεκριμένο έργο ή θέμα. Οι ομάδες επιτρέπουν τη συνεργασία και τις συζητήσεις σε πραγματικό χρόνο, διευκολύνοντας τους χρήστες να συνεισφέρουν στα αρχεία κειμένου.

4. Λίστα SharePoint: Οι λίστες του SharePoint είναι εξαιρετικές για την αποθήκευση δομημένων δεδομένων, αλλά μπορείτε επίσης να τις χρησιμοποιήσετε για την αποθήκευση αρχείων κειμένου. Δημιουργήστε μια λίστα με στήλες για το όνομα του αρχείου, το περιεχόμενο, την ημερομηνία δημιουργίας κ.λπ. και μεταφορτώστε τα αρχεία κειμένου σας ως συνημμένα στα στοιχεία της λίστας. Αυτό επιτρέπει την εύκολη πρόσβαση, οργάνωση και συνεργασία γύρω από αρχεία κειμένου.

5. Microsoft Word Online: Το Microsoft Word Online είναι μέρος του Microsoft 365 και σας επιτρέπει να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε και να συνεργάζεστε σε έγγραφο του Word απευθείας μέσα στο SharePoint. Μπορείτε να δημιουργήσετε νέο αρχείο κειμένου ή να ανεβάσετε υπάρχοντα και να εργαστείτε σε αυτά συλλογικά μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης, με τη δυνατότητα δημιουργίας εκδόσεων και συν-δημιουργίας.

Κατά την επιλογή της μεθόδου, λάβετε υπόψη παράγοντες όπως ο αριθμός των χρηστών, το επίπεδο συνεργασίας που απαιτείται, οι ανησυχίες για την ασφάλεια και οι ανάγκες ελέγχου έκδοσης αρχείου του οργανισμού σας. Ανακοινώνετε τακτικά τις επιλεγμένες μεθόδους για να ενθαρρύνετε την υιοθέτηση από τον χρήστη και την απρόσκοπτη συνεργασία σε αρχεία κειμένου στην τοποθεσία του SharePoint.