Πώς μοιράζεστε τα σημεία;

Η κοινή χρήση περιεχομένου στο SharePoint είναι μια κρίσιμη πτυχή της συνεργασίας και της διανομής πληροφοριών σε έναν οργανισμό. Ακολουθούν τα βήματα για τον τρόπο κοινής χρήσης περιεχομένου χρησιμοποιώντας το SharePoint:

1. Συνδεθείτε στο SharePoint :Αποκτήστε πρόσβαση στο SharePoint χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια του οργανισμού σας.

2. Εντοπίστε το αρχείο ή το φάκελο :Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη ή το φάκελο εγγράφων όπου βρίσκεται το αρχείο ή ο φάκελος που θέλετε να μοιραστείτε.

3. Επιλέξτε το στοιχείο :Κάντε κλικ στο αρχείο ή στο φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" :Στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας του στοιχείου, κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση".

5. Προσθήκη παραληπτών :Στο παράθυρο "Κοινή χρήση" που ανοίγει, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις email των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το στοιχείο. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε άτομα από τον κατάλογο του οργανισμού σας.

6. Προσαρμογή δικαιωμάτων :Ορίστε τα κατάλληλα δικαιώματα για τους παραλήπτες. Η προεπιλεγμένη επιλογή είναι "Προβολή", η οποία παρέχει στους παραλήπτες την άδεια να δουν το στοιχείο. Μπορείτε να επιλέξετε "Επεξεργασία" για να τους επιτρέψετε να κάνουν αλλαγές ή να επιλέξετε "Περιορισμένη προβολή" για να περιορίσετε την πρόσβασή τους σε ορισμένα μέρη του στοιχείου.

7. Προσθήκη μηνύματος (Προαιρετικό) :Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στο πεδίο "Προσθήκη μηνύματος", εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα εξατομικευμένο μήνυμα με το κοινόχρηστο στοιχείο.

8. Κάντε κλικ στο "Κοινή χρήση" :Αφού προσθέσετε παραλήπτες, ορίσετε δικαιώματα και (προαιρετικά) προσθέσετε ένα μήνυμα, κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία κοινής χρήσης.

9. Προβολή κοινόχρηστων αντικειμένων :Το κοινόχρηστο στοιχείο θα εμφανίζεται πλέον στους λογαριασμούς SharePoint ή OneDrive του παραλήπτη, ανάλογα με τις προτιμήσεις κοινής χρήσης.

10. Κοινή χρήση κομματιού :Μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση κοινής χρήσης ενός στοιχείου κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο "Κοινόχρηστο με" δίπλα στο όνομα του στοιχείου. Αυτό θα εμφανίσει μια λίστα με τα άτομα με τα οποία γίνεται κοινή χρήση του στοιχείου και τα αντίστοιχα επίπεδα αδειών τους.

Θυμηθείτε, όταν μοιράζεστε περιεχόμενο στο SharePoint, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη τις πολιτικές κοινής χρήσης και τις οδηγίες απορρήτου του οργανισμού σας για να διασφαλίσετε ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες προστατεύονται κατάλληλα.