Τι είναι ένα εξωτερικό έγγραφο;

Ένα εξωτερικό έγγραφο είναι οποιοδήποτε έγγραφο που δημιουργείται ή χρησιμοποιείται εκτός του οργανισμού ή των εσωτερικών συστημάτων και ενός ατόμου.

Εδώ είναι μια κατανομή:

Βασικά χαρακτηριστικά:

* Δημιουργήθηκε εκτός του οργανισμού: Αυτό σημαίνει ότι το έγγραφο προέρχεται από μια εξωτερική πηγή, όπως πελάτης, πωλητής, κυβερνητική υπηρεσία ή ανταγωνιστής.

* Χρησιμοποιείται για επικοινωνία με εξωτερικά μέρη: Αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιούνται για να αλληλεπιδρούν με άτομα ή οργανισμούς εκτός του ίδιου του οργανισμού.

* Παραδείγματα:

* Συμβόλαια: Συμφωνίες μεταξύ δύο ή περισσότερων μερών.

* τιμολόγια: Λογαριασμοί για αγαθά ή υπηρεσίες που παρέχονται.

* Πιστωτικά γράμματα: Χρηματοοικονομικά μέσα που χρησιμοποιούνται στο διεθνές εμπόριο.

* δελτία τύπου: Επίσημες ανακοινώσεις στα μέσα μαζικής ενημέρωσης.

* Υλικά μάρκετινγκ: Φυλλάδια, φυλλάδια, περιεχόμενο ιστότοπου.

* Έντυπα ανατροφοδότησης πελατών: Έρευνες ή ερωτηματολόγια που χρησιμοποιούνται για τη συλλογή απόψεις.

* Οικονομικές εκθέσεις: Έγγραφα που αποκαλύπτουν την οικονομική απόδοση ενός οργανισμού.

* Νομικά έγγραφα: Συμβάσεις, άδειες, διπλώματα ευρεσιτεχνίας κ.λπ.

Σημασία εξωτερικών εγγράφων:

* Επιχειρηματικές συναλλαγές: Τα εξωτερικά έγγραφα είναι απαραίτητα για τη διεξαγωγή επιχειρήσεων, ειδικά σε τομείς όπως οι πωλήσεις, οι προμήθειες και τα νομικά θέματα.

* Επικοινωνία και συνεργασία: Βοηθούν τους οργανισμούς να επικοινωνούν με τους εξωτερικούς ενδιαφερόμενους και να οικοδομήσουν σχέσεις.

* Συμμόρφωση και νομικές απαιτήσεις: Ορισμένα εξωτερικά έγγραφα έχουν εντολή από το νόμο ή τους κανονισμούς, εξασφαλίζοντας τη διαφάνεια και την υπευθυνότητα.

Διακρίνοντας εξωτερικά έγγραφα από εσωτερικά έγγραφα:

* Εσωτερικά έγγραφα: Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται αποκλειστικά σε έναν οργανισμό, όπως σημειώματα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εσωτερικές εκθέσεις και σχέδια έργων.

Στην ουσία, τα εξωτερικά έγγραφα λειτουργούν ως γέφυρες μεταξύ ενός οργανισμού και του εξωτερικού κόσμου, διευκολύνοντας την επικοινωνία, τις συναλλαγές και διάφορες επιχειρηματικές δραστηριότητες.