Τι είναι μια δημοφιλής μορφή αρχείου που χρησιμοποιείται από το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για την αποθήκευση μετασχηματισμένων εγγράφων;

Μια πολύ δημοφιλής μορφή αρχείου που χρησιμοποιείται από το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για την αποθήκευση μετασχηματισμένων εγγράφων είναι pdf/a (pdf/archiving) .

Εδώ είναι γιατί:

* Διατήρηση: Το PDF/A έχει σχεδιαστεί ειδικά για μακροχρόνια ψηφιακή συντήρηση. Ενσωματώνει όλες τις απαραίτητες γραμματοσειρές, εικόνες και μορφοποίηση πληροφοριών μέσα στο ίδιο το αρχείο, εξασφαλίζοντας ότι το έγγραφο θα φανεί το ίδιο ακόμη και όταν ανοίγει χρόνια αργότερα σε ένα διαφορετικό σύστημα.

* καθολικότητα: Οι θεατές PDF είναι ευρέως διαθέσιμοι σε διαφορετικά λειτουργικά συστήματα, καθιστώντας το PDF/ένα εξαιρετικά προσβάσιμο.

* Ασφάλεια: Τα αρχεία PDF/A μπορούν να υπογράψουν ψηφιακά και να προστατευθούν με κωδικό πρόσβασης, εξασφαλίζοντας την αυθεντικότητα και περιορίζοντας την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή τροποποιήσεις.

* δυνατότητα αναζήτησης: Τα έγγραφα που αποθηκεύονται σε PDF/A διατηρούν το στρώμα κειμένου τους, καθιστώντας το περιεχόμενο πλήρως αναζητημένο.

Άλλες δημοφιλείς μορφές:

Ενώ το PDF/A ευνοείται για μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση, τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων ενδέχεται να χρησιμοποιούν άλλες μορφές ανάλογα με τις συγκεκριμένες ανάγκες:

* pdf: Η τυπική μορφή PDF είναι πολύ συνηθισμένη για την κοινή χρήση και την αποθήκευση των εγγράφων.

* tiff: Η μορφή αρχείου εικόνας με ετικέτα χρησιμοποιείται συχνά για σαρωμένα έγγραφα που απαιτούν υψηλή ποιότητα εικόνας.

* jpeg: Αυτή η μορφή είναι δημοφιλής για τη συμπίεση εγγράφων βαρέων εικόνων.

* docx/xlsx: Αυτές είναι οι εγγενείς μορφές για το Microsoft Word και το Excel και μπορεί να χρησιμοποιηθούν σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για δυνατότητες επεξεργασίας.

Η συγκεκριμένη επιλογή μορφής εξαρτάται από τις λειτουργίες του λογισμικού διαχείρισης εγγράφων και την προβλεπόμενη χρήση του εγγράφου που έχει μετατραπεί.