1. Ημερήσια διάταξη της συνάντησης:
- Προετοιμάστε μια λεπτομερή ατζέντα που περιγράφει τα θέματα που θα συζητηθούν κατά τη συνάντηση. Καταγράψτε τα θέματα της ημερήσιας διάταξης με λογική σειρά, αφιερώστε κατάλληλο χρόνο για κάθε θέμα και προσδιορίστε τυχόν συγκεκριμένους στόχους ή αναμενόμενα αποτελέσματα.
2. Πρακτικά συνεδρίασης:
- Τα πρακτικά από προηγούμενες συναντήσεις θα πρέπει να διανεμηθούν σε όλους τους συμμετέχοντες πριν από την επερχόμενη συνάντηση. Αυτό επιτρέπει στους συμμετέχοντες να αναθεωρήσουν προηγούμενες συζητήσεις, αποφάσεις και στοιχεία δράσης, διασφαλίζοντας τη συνέχεια.
3. Ειδοποίηση σύσκεψης ή πρόσκληση:
- Στείλτε ειδοποιήσεις ή προσκλήσεις συσκέψεων πολύ νωρίτερα, προσδιορίζοντας την ημερομηνία, την ώρα, την τοποθεσία της συνάντησης και τυχόν σχετικές υλικοτεχνικές πληροφορίες. Συμπεριλάβετε την ατζέντα της συνάντησης για να προετοιμάσουν οι συμμετέχοντες.
4. Δικαιολογητικά:
- Συγκεντρώστε τυχόν έγγραφα σχετικά με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν εκθέσεις, προτάσεις, παρουσιάσεις, οικονομικές καταστάσεις ή άλλες σχετικές πληροφορίες. Μοιραστείτε αυτά τα έγγραφα με τους συμμετέχοντες πριν από τη συνάντηση.
5. Κατάλογος Συμμετεχόντων:
- Δημιουργήστε μια λίστα με τους προσκεκλημένους συμμετέχοντες και διανείμετε την μαζί με την πρόσκληση της σύσκεψης. Συμπεριλάβετε τυχόν συγγνώμη από όσους δεν μπορούν να παρευρεθούν.
6. Πρακτικά της Συνέλευσης:
- Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ορίστε κάποιον που θα κρατήσει ακριβή πρακτικά. Τα πρακτικά πρέπει να περιλαμβάνουν την ημερομηνία, την ώρα, την τοποθεσία, τους παρευρισκόμενους, μια περίληψη των συζητήσεων για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης, τις αποφάσεις που ελήφθησαν και τα σημεία δράσης που ανατέθηκαν.
7. Λίστα στοιχείων ενέργειας:
- Συντάξτε μια λίστα με τα στοιχεία ενεργειών που ανατέθηκαν κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, προσδιορίζοντας με σαφήνεια ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία και τις ημερομηνίες λήξης. Διανείμετε τη λίστα στοιχείων ενεργειών σε όλους τους συμμετέχοντες.
8. Επακόλουθη επικοινωνία:
- Στείλτε μια σύνοψη της σύσκεψης ή ένα επόμενο email σε όλους τους συμμετέχοντες λίγο μετά τη συνάντηση. Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιλαμβάνει τα κυριότερα σημεία των συζητήσεων, τις βασικές αποφάσεις και τη λίστα των στοιχείων ενεργειών.
9. Τυχόν σχετικές πολιτικές ή διαδικασίες:
- Εάν η συνάντηση περιλαμβάνει συζητήσεις που σχετίζονται με οργανωτικές πολιτικές, διαδικασίες ή κατευθυντήριες γραμμές, να έχετε στη διάθεσή σας τα αντίστοιχα έγγραφα για αναφορά κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
10. Φόρμες διακομιστή μεσολάβησης:
- Εάν οποιοσδήποτε συμμετέχων θα παρευρεθεί για λογαριασμό άλλων (που ενεργούν ως πληρεξούσιοι), έχετε προετοιμάσει έντυπα πληρεξουσίου για να υπογράψουν.
11. Υλικά για ψηφοφορία (εάν υπάρχει):
- Εάν θα πραγματοποιηθεί ψηφοφορία κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, βεβαιωθείτε ότι έχετε τα απαραίτητα υλικά, όπως ψηφοδέλτια ή ψηφοδέλτια, ειδικά για επίσημες αποφάσεις ή εκλογές.
12. Οπτικοακουστικός Εξοπλισμός:
- Εάν η συνάντηση περιλαμβάνει παρουσιάσεις ή βιντεοδιάσκεψη, βεβαιωθείτε ότι όλος ο απαραίτητος εξοπλισμός έχει τακτοποιηθεί και ελεγχθεί εκ των προτέρων.
13. Συμφωνίες ασφάλειας και εμπιστευτικότητας (αν χρειάζεται):
- Εάν η σύσκεψη涉及敏感信息或机密事项, ζητήστε από τους συμμετέχοντες να υπογράψουν συμφωνίες μη αποκάλυψης (NDA) ή συμφωνίες εμπιστευτικότητας για την προστασία ευαίσθητων δεδομένων.
14. Φύλλα Συμμετοχής:
- Να έχετε διαθέσιμα φύλλα παρουσίας για να υπογράψουν οι συμμετέχοντες ή να σαρώσουν τα σήματα τους κατά την άφιξή τους για να παρακολουθείτε τη συμμετοχή στη σύσκεψη.
15. Φόρμες σχολίων (προαιρετικά):
- Διανείμετε φόρμες σχολίων για να συγκεντρώσετε πληροφορίες από τους συμμετέχοντες μετά τη συνάντηση. Αυτά τα σχόλια μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση των μελλοντικών συναντήσεων.
Θυμηθείτε να αποθηκεύετε αυτά τα έγγραφα με ασφάλεια, τόσο σε ηλεκτρονική όσο και σε φυσική μορφή, και να ακολουθείτε τις οδηγίες και τις πολιτικές του οργανισμού σας σχετικά με την τεκμηρίωση συσκέψεων.
Πνευματικά δικαιώματα © Γνώση Υπολογιστών Όλα τα δικαιώματα κατοχυρωμένα