Πόσοι τύποι συστημάτων διαχείρισης εγγράφων;

Υπάρχουν κυρίως δύο τύποι συστημάτων διαχείρισης εγγράφων (DMS):

1. Σύστημα διαχείρισης εγγράφων επί τόπου:

Το On-premise DMS είναι μια λύση λογισμικού που εγκαθίσταται και διαχειρίζεται εντός της υποδομής IT ενός οργανισμού, συνήθως στους διακομιστές ή στα κέντρα δεδομένων του. Ο οργανισμός έχει τον πλήρη έλεγχο των δεδομένων, της ασφάλειας και της συντήρησης του συστήματος. Το On-premise DMS προσφέρει μεγαλύτερες επιλογές προσαρμογής, αλλά απαιτεί σημαντικές επενδύσεις σε υποδομές, πόρους πληροφορικής και συντήρηση.

2. Σύστημα διαχείρισης εγγράφων που βασίζεται σε νέφος:

Το DMS που βασίζεται σε σύννεφο είναι μια λύση λογισμικού που φιλοξενείται από τρίτο πάροχο μέσω Διαδικτύου. Ο προμηθευτής φροντίζει για την υποδομή, την ασφάλεια των δεδομένων, τη συντήρηση και τις ενημερώσεις. Οι οργανισμοί έχουν πρόσβαση στο DMS και στα έγγραφά τους μέσω προγράμματος περιήγησης ιστού ή αποκλειστικών εφαρμογών. Το DMS που βασίζεται σε σύννεφο προσφέρει ευελιξία, ευκολία στη χρήση και οικονομική αποδοτικότητα, καθώς οι οργανισμοί δεν χρειάζεται να επενδύσουν σε τεχνογνωσία υλικού ή πληροφορικής.

Επιπλέον, ορισμένες λύσεις DMS μπορεί να προσφέρουν υβριδικές προσεγγίσεις, συνδυάζοντας στοιχεία τόσο των συστημάτων εσωτερικής εγκατάστασης όσο και των συστημάτων που βασίζονται σε cloud, για την κάλυψη συγκεκριμένων απαιτήσεων.