Πώς να Μορφή ημερομηνίες και αριθμοί σε MS Word Συγχώνευση αλληλογραφίας

Microsoft Word περιλαμβάνει μια ισχυρή δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας που σας επιτρέπει να συγχωνεύσετε δεδομένα από μια εξωτερική πηγή ( MS Excel , MS Access , αρχεία κειμένου , κ.λπ.) σε ένα έγγραφο του MS Word. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συγχωνεύσεις για να δημιουργήσετε φόρμες επιστολών , φάκελοι, ετικέτες , λίστες , καταλόγους , ή ακόμη και να δημιουργήσει μια εξατομικευμένη e -mail σε παραλήπτες από τη λίστα διευθύνσεων. Για πολλές εφαρμογές συγχώνευσης , τα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνουν αριθμούς ή /και τις ημερομηνίες . Συχνά , διαπιστώνουμε ότι τα συγχωνευμένα έγγραφα περιλαμβάνονται ακατάλληλη μορφοποίηση για αυτούς τους αριθμούς ή ημερομηνίες . Για παράδειγμα , μπορεί να έχουμε μια " Μισθός " πεδίο σε ένα φύλλο εργασίας του MS Excel που συγχωνεύονται στο έγγραφό μας , αλλά πιστεύουμε ότι το πεδίο της συγχωνευθείσας δεν περιλαμβάνει κόμματα ή το "$" σύμβολο πρόθεμα . Ή μπορεί να έχουμε ημερομηνίες στο φύλλο εργασίας μας, που έχουν διαμορφωθεί σωστά ( ή, ακόμη χειρότερα , δεν έχει μορφοποιηθεί ως ημερομηνίες καθόλου ) . Αυτό το άρθρο επιδεικνύει τον τρόπο μπορείτε να ελέγχετε εύκολα τη μορφοποίηση για συγχωνεύονται ημερομηνίες και αριθμούς . Είναι πάντα καλή πρακτική να εφαρμόσουν την τεχνική αυτή για όλες τις ημερομηνίες και τους αριθμούς στις συγχωνεύσεις σας ( ακόμα κι αν η μορφοποίηση εμφανίζεται κατάλληλη για την πρώτη προεπισκόπηση ) . Αυτό βοηθά στο να διασφαλιστεί η συνεπής μορφοποίηση , όπως ενδείκνυται για την εφαρμογή της συγχώνευσης σας . Τα πράγματα που θα χρειαστείτε
Computer για Microsoft ( R ) του Word 2002/XP , 2003 , 2007 για Microsoft ( R ) Excel ( προαιρετικά. .. χρησιμοποιείται για την πηγή των δεδομένων στα παραδείγματα )
Η Εμφάνιση Περισσότερες οδηγίες
Η 1

Αυτό το άρθρο προϋποθέτει ότι έχετε ένα έγγραφο συγχώνευσης στη θέση του και είναι εξοικειωμένοι με το MS Word η συγχώνευση επιχειρήσεων . Κατά τη διάρκεια αυτού του άρθρου , θα δείξουμε χρησιμοποιώντας ένα πολύ απλό έγγραφο MS Word 2003 με ένα φύλλο εργασίας του MS Excel 2003 ( περιέχει δεδομένα για τη συγχώνευση ) . 2

Ανοίξτε το έγγραφο MS Word και να εισαγάγετε τα πεδία συγχώνευσης , όπως κατάλληλη για την εφαρμογή σας . Από προεπιλογή , MS Word εισάγει πεδία χωρίς διακόπτες ( έτσι χωρίς ειδικές οδηγίες σχετικά με τη μορφοποίηση ) . Για σκοπούς παραδείγματος εδώ , θα δούμε ένα απλό έγγραφο που περιλαμβάνει συγχωνευμένα δεδομένα από το MS Excel, το οποίο περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία : . Επώνυμο, Όνομα , DOBirth , DOHire , Μισθός , και Soc - Sec Nbr
Η
3

Preview τα αποτελέσματα της συγχώνευσης για να δούμε πώς οι αριθμοί και οι ημερομηνίες σας θα εμφανιστεί χωρίς ειδικές οδηγίες μορφοποίησης . Ακόμη και αν η μορφοποίηση εμφανίζεται αποδεκτή σε προεπισκόπηση , θα πρέπει πραγματικά να χρησιμοποιούν τους κωδικούς μορφή που αναφέρεται παρακάτω . Διαφορετικά , μπορείτε να διαπιστώσετε ότι ορισμένα αρχεία δεν μορφοποιήσετε με συνέπεια . Επίσης , σημειώστε ότι με την εφαρμογή αυτών των κωδικών μορφής , έχετε τον πλήρη έλεγχο του τρόπου εμφάνισης των ημερομηνιών και αριθμών . Αυτό βοηθά στο να διασφαλιστεί έξοδος συγχώνευσης φαίνεται γυαλισμένη και επαγγελματική . Για την προεπισκόπηση στο MS Word 2002/2003 , κάντε κλικ στο "Προβολή συγχωνευμένων δεδομένων " κουμπί στη γραμμή εργαλείων Συγχώνευση αλληλογραφίας . Για την προεπισκόπηση στο MS Word 2007 , κάντε κλικ στο κουμπί " Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων " στην καρτέλα αλληλογραφίας. Αν δείτε τους κωδικούς μοιάζουν { MERGEFIELD Name } " κλπ., πιέστε ALT + F9 .
Η 4

Υπάρχουν δύο τρόποι για να εισαγάγετε εύκολα switches στο υπάρχον εταιρικό κωδικούς πεδίων σας για να ελέγξετε τη μορφοποίηση για τον αριθμό ή την ημερομηνία πεδία . Σε αυτό το βήμα , θα δείξουμε πώς να εισάγετε τους διακόπτες χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου MS Word Field . Στο βήμα 6 , θα δείξουμε πώς να εισάγετε τους κωδικούς ακριβώς στο έγγραφο ( χωρίς να χρησιμοποιείτε ένα παράθυρο διαλόγου ) . Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Πεδίο, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο , στη συνέχεια, επιλέξτε " Επεξεργασία Πεδίο ... " . Στη συνέχεια , κάντε κλικ στο κουμπί "Field Codes " σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου .
5

Το Advanced Ιδιότητες πεδίου θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά αυτού του διαλόγου . Η κωδικούς πεδίων Πεδίου θα περιλαμβάνει ήδη το όνομα του πεδίου με πρόθεμα τον κωδικό " MERGEFIELD " . Για παράδειγμα , μπορεί να πει " MERGEFIELD DOBirth " . Διακόπτες μορφοποίησης μπορεί να επισυνάπτεται στην παρούσα αξία , όπως απαιτείται . Για ένα πεδίο ημερομηνίας που ονομάζεται DOBirth , θα μπορούν να εισέλθουν κάτι σαν MERGEFIELD DOBirth \\ @ " μμμμ , εεεε " . Σημειώστε ότι ο διακόπτης μορφή της ημερομηνίας θα πρέπει να ξεκινήσει με το " \\ @ " . Se βήμα 10 για παραδείγματα άλλη ημερομηνία και αριθμό διακόπτες μορφοποίησης .
Η 6

Στα βήματα 4 και 5 , εισάγαμε μορφοποίηση διακόπτες χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου MS Word Field . Σε αυτό το βήμα , θα δούμε πώς μπορείτε να προσθέσετε αυτούς τους διακόπτες απευθείας στο έγγραφό σας ( στο εσωτερικό τους κωδικούς ΠΕΔΙΟ ) χωρίς να χρησιμοποιείτε ένα παράθυρο διαλόγου . Για να επεξεργαστείτε ή να δείτε διακόπτες για ένα πεδίο συγχώνευσης , απλά κάντε δεξί κλικ στο πεδίο συγχώνευσης και επιλέξτε " Εναλλαγή κωδικών πεδίων " . Επαναλάβετε για να κρύψει τους κωδικούς και να επιστρέψετε στην εμφάνιση μόνο το όνομα του πεδίου . Με τους κωδικούς πεδίου ορατό , μπορείτε να πληκτρολογήσετε τους διακόπτες της μορφής στα δεξιά το όνομα του πεδίου .
Η 7

Για να αλλάξετε την προβολή όλων των κωδικών στο έγγραφό σας , πιέστε το πλήκτρο ALT + F9 ( hold ALT , ενώ πιέζοντας το πλήκτρο F9 ) . Εναλλακτικά , μπορείτε να αλλάξετε την ορατότητα για όλους τους κωδικούς χρησιμοποιώντας τα μενού του MS Word ... στο MS Word 2002/2003 , επιλέξτε Εργαλεία , Επιλογές , Θέα , Κωδικοί πεδίων ... στο MS Word 2007 , επιλέξτε το κουμπί Office , Επιλογές του Word , Advanced , Εμφάνιση περιεχομένου του εγγράφου , Κώδικες Εμφάνιση πεδίων . Μόλις μπορείτε να δείτε τον κωδικό (-ούς ) τομέα , μπορείτε απλά να κάνετε κλικ μέσα στην πιο δεξιά } σήμα και εισάγετε το επιθυμητό διακόπτη . Για παράδειγμα , εάν ο κωδικός πεδίου ήταν " { MERGEFIELD DOBirth } " , μπορείτε να επεξεργαστείτε και να καταλήξετε με " { MERGEFIELD DOBirth \\ @ " μμμμ , εεεε " } " .
8

Ανεξάρτητα από το ποια μέθοδο θα χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε το διακόπτη μορφοποίησης με τον τομέα σας , να θυμάστε ότι όλοι οι διακόπτες αριθμός πρέπει να αρχίζει με " \\ #" και όλους τους διακόπτες ημερομηνία πρέπει να αρχίζει με " \\ @" . Επίσης , να θυμάστε ότι οι διακόπτες ημερομηνία συνέχεια περικλείονται σε εισαγωγικά ( δεν είναι συνήθως απαραίτητη για τους διακόπτες αριθμό ) . Στα στάδια 9 και 10 , θα παρέχουν παραδείγματα για τον αριθμό και την ημερομηνία διακόπτες, αντίστοιχα. Αν ακόμα δεν είναι σίγουρος που διακόπτουν τη χρήση, ρίξτε μια ματιά στο τμήμα με τις Συμβουλές όπου θα αποκαλύψει πώς μπορεί να συγκεντρώσει τους κωδικούς που χρησιμοποιούν το MS Excel .
Η 9

διακόπτες Number πρέπει να αρχίζουν με " \\ # " . Εκτός μορφή σας είναι πολύπλοκη (ή περιλαμβάνει κείμενο ή κενά διαστήματα ) , δεν χρειάζεται να ανησυχείτε με περικλείει το διακόπτη μορφοποίησης σε εισαγωγικά . " 0 " χρησιμοποιείται για να αναγκάσει ένα ψηφίο , ενώ το " # " χρησιμοποιείται για να εμφανίσει ένα ψηφίο μόνο εάν το διαθέσιμο . Για παράδειγμα, η τιμή 23 μορφοποιηθεί με " 0000 " θα εμφανιστεί η ένδειξη " 0023 " . Η ίδια τιμή των 23 μορφοποιηθεί με " # , # # 0 " θα εμφανιστεί ως " 23" . Μια περίοδος " . " Δηλώνει τη θέση της υποδιαστολής . Ένα κόμμα " , " χρησιμοποιείται για την ομαδοποίηση ψηφίων , όπως αναμενόταν . Για να προσθέσετε κείμενο στο εσωτερικό του αποτέλεσμα , απλά μέσα σε μονά εισαγωγικά . Για παράδειγμα , για να μορφοποιήσετε 123456789 ως " 123-45-6789 " ο διακόπτης μορφή είναι " 000' - 00" - 0000 " . Κάνετε κλικ στην εικόνα αριστερά για παραδείγματα .
Η 10

Ημερομηνία διακόπτες πρέπει να αρχίζει με " \\ @" , και το τμήμα μορφής ημερομηνίας πρέπει να περικλείεται σε εισαγωγικά . Χρησιμοποιήστε το " M" ( πρέπει να είναι με κεφαλαία γράμματα ) για το μήνα . Για το Μάρτιο , "M " = 3 , " MM " = 03 , "MMM " = Mar, και " ΜΜΜΜ " = Μαρτίου . Χρησιμοποιήστε το " d" για την Ημέρα , όπου "d" = 4 , " dd" = 04 , " ddd " = Fri , και « dddd " = Παρασκευή . Για το έτος , χρησιμοποιήστε " εε" ή " εεεε " . Για τις ώρες , χρησιμοποιήστε "h" ή " hh" για την ώρα , "m " ή "mm" για το λεπτό και το " πμ /μμ " να περιλαμβάνει την ονομασία AM /PM . Τυπικά διακόπτες μορφοποίησης για τις ημερομηνίες περιλαμβάνουν " MM /μμ /εεεε " ή "MMM d , εεεε " . Για να συμπεριλάβετε άλλο κείμενο στο εσωτερικό του αποτέλεσμα , απλά μέσα σε μονά εισαγωγικά . Κάνετε κλικ στην εικόνα αριστερά για παραδείγματα .
Η 11

Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι άλλες διακόπτες μπορούν να προσαρτηθούν στους κωδικούς διακόπτη ( εκτός από τον αριθμό σας ή διακόπτη μορφής ημερομηνίας ) . Αυτοί οι διακόπτες πάντα αρχίζουν με " \\ * " και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ελέγχει πράγματα όπως όλα τα ανώτατα όρια ( \\ * Upper ) , όλα τα πεζά ( \\ * Lower ) , την πρώτη ΚΑΠ γράμμα ( \\ * Caps ) , διάφορες μορφές αριθμών , κλπ . μπορείτε να εισάγετε μόνοι σας, ή για ορισμένους διακόπτες μπορείτε να επιλέξετε το διακόπτη στο παράθυρο διαλόγου πεδίο. Κάντε κλικ στο " Απόκρυψη Κώδικες " εάν είναι απαραίτητο , στη συνέχεια να δούμε τις επιλογές στην ενότητα " Ιδιότητες πεδίου " .
Η 12

Ένα πολύ χρήσιμο διακόπτη μεταξύ εκείνων που αναφέρονται στο βήμα 11 είναι " \\ * MERGEFORMAT " . Αυτός ο διακόπτης MS Word για να διατηρεί τη μορφοποίηση σας, όταν η τιμή του πεδίου είναι ενημερωμένο. Για παράδειγμα , εάν εφαρμόσετε έντονη γραφή ή τη μορφοποίηση γραμματοσειράς στο πεδίο συγχώνευσης , τότε η μορφοποίηση θα διατηρηθούν όταν οι νέες τιμές συγχωνεύονται . Μπορείτε να προσαρτήσετε αυτό το διακόπτη ακριβώς όπως ο αριθμός \\ # και \\ @ διακόπτες , ή απλά επιλέξτε το " Διατήρηση μορφοποίησης κατά τη διάρκεια ενημερώσεων " επιλογή στο παράθυρο διαλόγου Πεδίο .
Η
εικόνων