Γιατί χρειάζεστε πρόσβαση της Microsoft ειδικά εάν έχετε Excel;

Είναι αλήθεια ότι τόσο η πρόσβαση της Microsoft όσο και το Excel είναι ισχυρά εργαλεία για εργασία με δεδομένα, αλλά εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Σκεφτείτε με αυτόν τον τρόπο:

Το Excel είναι σαν μια ισχυρή αριθμομηχανή και εργαλείο χαρτογράφησης:

* καλύτερο για: Αριθμητική ανάλυση, δημιουργία γραφημάτων και γραφημάτων, βασικός οργανισμός δεδομένων.

* Πλεονεκτήματα: Οι τύποι, οι λειτουργίες, οι πίνακες περιστροφής, οι οπτικές αναπαραστάσεις των δεδομένων.

* Αδυναμία: Διαχείριση μεγάλων συνόλων δεδομένων, σύνθετων σχέσεων μεταξύ δεδομένων, ακεραιότητας δεδομένων με την πάροδο του χρόνου.

Η πρόσβαση είναι σαν σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων:

* καλύτερο για: Οργάνωση, αποθήκευση και ανάκτηση μεγάλων ποσοτήτων σχετικών δεδομένων, οικοδόμησης σχεσιακών βάσεων δεδομένων, δημιουργώντας προσαρμοσμένες εφαρμογές.

* Πλεονεκτήματα: Σχέσεις μεταξύ πινάκων, επικύρωση δεδομένων, ερωτήματα για την ανάκτηση συγκεκριμένων πληροφοριών, αυτοματοποίηση μέσω μακροεντολών και VBA, φιλικές προς το χρήστη μορφές και αναφορές.

* Αδυναμία: Δεν είναι τόσο ισχυροί με πολύπλοκες υπολογισμούς όπως το Excel, πιο απότομη καμπύλη μάθησης.

Ακολουθεί μια κατανομή του πότε μπορείτε να επιλέξετε την πρόσβαση μέσω του Excel:

Χρειάζεστε πρόσβαση όταν:

* Εργάζεστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων: Το Excel μπορεί να γίνει αργό και δυσκίνητο με εκατοντάδες χιλιάδες σειρές. Η πρόσβαση χειρίζεται τα μεγάλα σύνολα δεδομένων πιο αποτελεσματικά.

* Πρέπει να επιβάλλετε την ακεραιότητα των δεδομένων: Η πρόσβαση σάς επιτρέπει να ορίσετε κανόνες για την εισαγωγή δεδομένων, εξασφαλίζοντας τη συνέπεια και την ακρίβεια. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε τους τύπους δεδομένων, να απαιτήσετε ορισμένα πεδία και να αποτρέψετε διπλές καταχωρήσεις.

* Πρέπει να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ δεδομένων: Η πρόσβαση σάς επιτρέπει να συνδέσετε τα σχετικά δεδομένα σε διαφορετικούς πίνακες, δημιουργώντας μια σχεσιακή βάση δεδομένων. Αυτό επιτρέπει την αποτελεσματικότερη αποθήκευση και αναζήτηση δεδομένων.

* Πρέπει να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες εφαρμογές: Η πρόσβαση σάς επιτρέπει να δημιουργείτε φιλικές προς το χρήστη έντυπα για την εισαγωγή δεδομένων και τις αναφορές για την παρουσίαση πληροφοριών. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε απλές εφαρμογές με μακροεντολές και VBA.

Εν ολίγοις: Εάν εργάζεστε με σχετικά μικρά, αυτόνομα σύνολα δεδομένων κυρίως για ανάλυση και απεικόνιση, το Excel είναι πιθανώς επαρκές. Αλλά αν χρειαστεί να διαχειριστείτε μεγάλα, σύνθετα και αλληλένδετα δεδομένα με έμφαση στον μακροπρόθεσμο οργανισμό, την ακεραιότητα και τις προσαρμοσμένες εφαρμογές, η πρόσβαση είναι το καλύτερο εργαλείο.