Η πρόσβαση είναι ο καλύτερος στο χειρισμό δομημένων δεδομένων, τα οποία είναι δεδομένα που είναι οργανωμένα με τρόπο που διευκολύνει την αναζήτηση και την ταξινόμηση. Αυτός ο τύπος δεδομένων περιλαμβάνει πράγματα όπως ονόματα, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου και ημερομηνίες. Η Access μπορεί επίσης να χειριστεί ορισμένα μη δομημένα δεδομένα, όπως κείμενο και εικόνες, αλλά δεν είναι τόσο κατάλληλη για αυτόν τον τύπο δεδομένων όσο άλλα προγράμματα.