Πώς ορίζετε το λογιστικό σύστημα του ιδρύματος;

*1. Καθορίστε τον σκοπό και το πεδίο εφαρμογής του λογιστικού συστήματος: *.

Καθορίστε με σαφήνεια τους οικονομικούς στόχους του ιδρύματος και τους χρήστες που θα βασιστούν στις λογιστικές πληροφορίες. Προσδιορισμός των ειδικών αναγκών και απαιτήσεων των οικονομικών λειτουργιών του ινστιτούτου.

*2. Προσδιορίστε και κατηγοριοποιήστε τις οικονομικές συναλλαγές: *.

Καταγράψτε όλες τις διαφορετικές οικονομικές δραστηριότητες που θα πραγματοποιηθούν εντός του ιδρύματος. Κατηγοριοποιήστε αυτές τις συναλλαγές σε πηγές εσόδων, έξοδα, περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις και μετοχές.

*3. Σχεδιασμός λογιστικού σχεδίου: *

Δημιουργήστε ένα λογιστικό σχέδιο για να απεικονίσετε με ακρίβεια τις διαφορετικές ταξινομήσεις εσόδων και εξόδων. Το λογιστικό σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνει γενικούς και ειδικούς κωδικούς λογαριασμού για ευκολία παρακολούθησης και αναφοράς.

*4. Επιλέξτε Λογισμικό Λογισμικού: *.

Επιλέξτε κατάλληλο λογιστικό λογισμικό που ταιριάζει στο μέγεθος και τις λειτουργίες του ινστιτούτου. Αυτό θα μπορούσε να είναι λογισμικό που βασίζεται σε σύννεφο ή λογισμικό εσωτερικής εγκατάστασης. Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό συμμορφώνεται με τους σχετικούς κανονισμούς και παρέχει τις απαραίτητες δυνατότητες αναφοράς.

*5. Ρύθμιση του καθολικού: *

Εντός του λογιστικού λογισμικού, δημιουργήστε το γενικό καθολικό και τα δευτερεύοντα καθολικά όπως απαιτείται. Συμπληρώστε το γενικό καθολικό με αρχικά υπόλοιπα και βεβαιωθείτε ότι ταιριάζουν με τα οικονομικά αρχεία του ιδρύματος.

*6. Διαμόρφωση πρόσβασης και δικαιωμάτων χρήστη: *

Καθορίστε τους ρόλους των χρηστών και εκχωρήστε δικαιώματα μέσα στο λογισμικό λογιστικής. Αυτό θα διασφαλίσει ότι μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένες οικονομικές πληροφορίες.

*7. Ενσωμάτωση με άλλα συστήματα: *

Εάν το ινστιτούτο χρησιμοποιεί άλλα συστήματα για εργασίες όπως μισθοδοσία, απογραφή ή διαχείριση επιχορηγήσεων, βεβαιωθείτε ότι το λογιστικό λογισμικό μπορεί να ενσωματωθεί με αυτά τα συστήματα για να βελτιστοποιήσει τη μεταφορά δεδομένων και να μειώσει τα σφάλματα.

*8. Καθιέρωση λογιστικών πολιτικών και διαδικασιών: *

Δημιουργήστε ένα ολοκληρωμένο σύνολο λογιστικών πολιτικών και διαδικασιών που περιγράφουν λεπτομερώς τον τρόπο καταγραφής, αναφοράς και αναθεώρησης των χρηματοοικονομικών συναλλαγών. Αυτό βοηθά στη διατήρηση της συνέπειας και της διαφάνειας.

*9. Προσωπικό τρένου: *

Παροχή κατάλληλης εκπαίδευσης στο προσωπικό σχετικά με τον τρόπο χρήσης του λογιστικού συστήματος, ιδιαίτερα εκείνων που είναι υπεύθυνοι για την εισαγωγή δεδομένων και την οικονομική αναφορά.

*10. Διατήρηση και επανεξέταση αρχείων τακτικά: *

Συνεχής ενημέρωση των λογιστικών αρχείων με νέες οικονομικές συναλλαγές και επανεξέταση τακτικά της ακρίβειας των στοιχείων. Διεξάγετε τακτικές συμφωνίες και ελέγχους εσωτερικού ελέγχου για να διασφαλίσετε την ακεραιότητα του συστήματος.

*11. Εκτέλεση χρηματοοικονομικής αναφοράς: *

Δημιουργία οικονομικών εκθέσεων σύμφωνα με τις απαιτήσεις και τις κανονιστικές υποχρεώσεις του ιδρύματος. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει καταστάσεις εισοδήματος, ισολογισμούς, καταστάσεις ταμειακών ροών και προϋπολογισμό έναντι πραγματικών εκθέσεων.

*12. Παρακολούθηση και έλεγχος προϋπολογισμών:

Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό εντός του λογιστικού συστήματος και παρακολουθήστε τακτικά τις πραγματικές δαπάνες έναντι των προϋπολογισθέντων ποσών. Αυτό βοηθά στη διαχείριση του κόστους και στη λήψη αποφάσεων.

*13. Έλεγχος και συμμόρφωση: *

Βεβαιωθείτε ότι το λογιστικό σύστημα συμμορφώνεται με τους σχετικούς κανονισμούς, νόμους και λογιστικά πρότυπα. Διενεργείτε τακτικά εσωτερικούς ελέγχους ή προσλαμβάνετε εξωτερικούς ελεγκτές για την αξιολόγηση της ακρίβειας και της αξιοπιστίας των οικονομικών αρχείων.

*14. Συνεχής βελτίωση: *

Ελέγχετε και αξιολογείτε περιοδικά το λογιστικό σύστημα για να εντοπίζετε τομείς προς βελτίωση. Μείνετε ενημερωμένοι με τις βέλτιστες λογιστικές πρακτικές και τις εξελίξεις του κλάδου.

*15. Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και ασφάλεια δεδομένων: *

Εφαρμόστε ισχυρά μέτρα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ασφάλειας δεδομένων για την προστασία ευαίσθητων οικονομικών πληροφοριών. Ενημερώνετε τακτικά τις εκδόσεις λογισμικού για τον μετριασμό των τρωτών σημείων.