Πώς να Αρχείο Χρήσεων στην Quickbooks

Το πακέτο λογισμικού QuickBooks παίρνει πολλή μνήμη για να τρέξει σε οποιοδήποτε υπολογιστή . Αν το πρόγραμμα ήταν σε χρήση για πολλά χρόνια και οι συναλλαγές του προηγούμενου έτους δεν έχουν αρχειοθετηθεί , μπορεί να προκαλέσει κάποια επιβράδυνση της ταχύτητας του προγράμματος . Ουσιαστικά , αρχειοθέτηση " συμπιέζει " όλες τις συναλλαγές QuickBooks σε σύνολα , έτσι ώστε να ελαχιστοποιούνται οι λεπτομέρειες των συναλλαγών . Υπάρχει μια διαδικασία αρχειοθέτησης που θα αποφύγει την απώλεια των ζωτικών δεδομένων και θα επιτρέψει την γρήγορη ανάκτηση των πληροφοριών, εάν αυτό είναι αναγκαίο . Τα πράγματα που θα χρειαστείτε
QuickBooks λογισμικού
Εξωτερικό σκληρό δίσκο
Η Εμφάνιση Περισσότερες οδηγίες
Η 1

Κάνετε ένα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου QuickBooks πριν από την αρχειοθέτηση . Από το ανοιχτό αρχείο της εταιρείας , κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού . Το μενού που θα εμφανιστεί κάτω θα περιλαμβάνει το "Make Αντιγραφή ή Backup" επιλογή? Κλικ σε αυτή την επιλογή 2

Αφήστε ένα άλλο παράθυρο για να εμφανιστεί ζητώντας από όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας . . Η προεπιλεγμένη θέση για να αποθηκεύσετε τα αρχεία αντιγράφων ασφαλείας θα είναι στο παράθυρο και θα πρέπει να επισημανθεί . Αν το επισημασμένο προεπιλεγμένη θέση είναι σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο , κρατήστε αυτή τη θέση . Εάν όχι, χρησιμοποιήστε την εξωτερική μονάδα δίσκου ή ένα οδηγό flash για να αποθηκεύσετε αυτό το αντίγραφο ασφαλείας .
Εικόνων 3

Μετονομάστε το αρχείο για να υποδείξει ότι το αρχείο αυτό είναι να ολοκληρώσει μέχρι το σημείο στο οποίο αρχειοθετούνται τα αρχεία του προηγούμενου έτους . Χρησιμοποιήστε το χρόνο και μια ονομασία όπως « archivedqbfile . " Θέστε κατά μέρος αυτό το αρχείο να είναι προσβάσιμες μόνο όταν οι πληροφορίες από τις συναλλαγές του προηγούμενου έτους πρέπει να βρεθούν .
Η

4 Καθαρίστε τα στοιχεία της εταιρείας . Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στο "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού . Το μενού που θα εμφανιστεί θα περιλαμβάνει τις επιλογή " Utilities ". Κάντε κλικ σε αυτή την επιλογή . Το μενού που θα εμφανιστεί από εκεί θα περιλαμβάνει την επιλογή " Clean Up δεδομένα Εταιρεία . " Κάντε κλικ σε αυτή την επιλογή .
5

Επιλέξτε το είδος του καθαρισμού που πρέπει να γίνουν . Το παράθυρο διαλόγου που ανοίγει θα περιλαμβάνει δύο επιλογές για τον καθαρισμό της Εταιρείας δεδομένων . Ο πρώτος είναι να αφαιρέσετε τις συναλλαγές από μία συγκεκριμένη ημερομηνία . Αυτή η επιλογή θα αφαιρέσει τις λεπτομέρειες όλων των κλειστών συναλλαγών από μια συγκεκριμένη ημερομηνία . Αυτή είναι η επιλογή που χρησιμοποιείται πιο συχνά στο τέλος του έτους για να αφαιρέσετε τις κλειστές συναλλαγές από τα προηγούμενα έτη . Η δεύτερη επιλογή είναι να αφαιρέσετε όλα τα κλειστά συναλλαγές .
Εικόνων αρχειοθέτηση ή το κλείσιμο Χρήσεων
Η 6

Επιλέξτε την ημερομηνία λήξης και τον κωδικό πρόσβασης . Συνήθως αυτό γίνεται ως το τέλος του έτους άσκηση αμέσως μετά οι φόροι κατατεθεί. Η ημερομηνία λήξης πρέπει να είναι η τελευταία ημέρα του προηγούμενου φορολογικού έτους . Για παράδειγμα , αν είναι οι φόροι του 2010 στο στάδιο της προετοιμασίας και είναι επί του παρόντος 2011 , η ημερομηνία closeout θα είναι 31 Δεκεμβρίου 2010 .
Η 7

Κρατήστε συναλλαγές προηγούμενων ετών σε ετοιμότητα με την επιλογή να αρχειοθετήσετε τα αρχεία με καθυστέρηση ενός έτους . Μερικοί λογιστές προτιμούν να κλείσουν δύο έτη πριν από το φορολογικό έτος . Με άλλα λόγια , το 2011, το έτος φορολογική closeout θα είναι το 2009 . Αυτό θα επιτρέψει τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης να επανεξετάσει τις πρόσφατες συναλλαγές στην λεπτομέρεια . Μετά το δεύτερο έτος , θα πρέπει να υπάρχει κανένας λόγος να επανεξετάσει αυτές τις συναλλαγές.
8

Επιλέξτε έναν κωδικό πρόσβασης για την προστασία των αρχείων του προηγούμενου έτους. Αφού έχετε επιλέξει την συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης στην πρώτη επιλογή , θα σας ζητηθεί να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης . Αυτός ο κωδικός θα αποφύγετε τυχαίες αλλαγές στις συναλλαγές πριν από τη λήξη του κλειστού έτους .
Η 9

αρχεία Ρυθμίστε και καταλήγουν επαναταξινόμηση των φόρων . Οι αλλαγές που γίνονται σε μια συναλλαγή με το προηγούμενο έτος μπορεί να οδηγήσει σε αλλαγές στην υποβολή των δηλώσεων φόρου της εταιρείας . Εάν πρέπει να γίνουν προσαρμογές , να είναι προετοιμασμένοι για να συζητήσουν τις αλλαγές με έναν φόρο για να καθορίσει εάν μια τροποποιημένη δήλωση πρέπει να κατατεθεί .
Η
εικόνων