Πώς να διαχειριστείτε τους χρήστες σε Quickbooks Ως διαχειριστής

QuickBooks είναι τιμές ανάλογα με τον αριθμό των χρηστών που θα έχουν ταυτόχρονη πρόσβαση στο πρόγραμμα . Ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης πληρώνει έτσι πρόσθετες αμοιβές να επιτρέπουν στους υπαλλήλους της , δηλαδή τους χρήστες , προκειμένου να είναι σε θέση να εισέλθουν συναλλαγές σε οικονομικό λογισμικό της εταιρείας . Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης ενεργεί ως "Administrator " πάνω σε όλους αυτούς τους χρήστες , διατηρώντας ένα ορισμένο επίπεδο ελέγχου , προκειμένου να αποτρέψει τους χρήστες από το να αποκτήσουν πρόσβαση σε πληροφορίες που είναι περιττές ή ακατάλληλες για να δουν . Οδηγίες
Η

1 Ανοίξτε τη "Ρύθμιση των Χρηστών " στο QuickBooks . Κάντε κλικ στο κουμπί "Εταιρεία" στην επάνω γραμμή μενού και μετακινηθείτε προς τα κάτω για να τα « Ρύθμιση των Χρηστών και των Κωδικών Πρόσβασης " επιλογή . Όταν το μενού πλευρά ανοίγει , επιλέξτε το "Ρύθμιση των Χρηστών " επιλογή . Το παράθυρο Λίστα χρηστών έχει μια λίστα με όλους τους λογαριασμούς χρηστών που δημιουργήθηκε προηγουμένως . Αν δεν υπάρχουν χρήστες , το "Διαχειριστής" θα είναι η μοναδική εισηγμένη . 2

Πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη για το άτομο που θέλετε να δημιουργήσετε ως χρήστης . Εάν είναι περιορισμένες στον αριθμό των αδειών , μπορείτε να δημιουργήσετε ένα όνομα χρήστη για μια συγκεκριμένη περιοχή της επιχείρησής σας, αντί για ένα άτομο . Για παράδειγμα, δημιουργήστε ένα χρήστη με το όνομα " Εγγραφή " για όλους τους συνεργάτες πωλήσεων και άλλο όνομα " αποθήκη " για όλους τους εργαζόμενους πίσω δωμάτιο .
Εικόνων 3

Εισάγετε έναν κωδικό μοναδικό για κάθε χρήστη . Παρακολουθήστε κάθε όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής του σε μια ασφαλή περιοχή . Μην αφήσετε τους χρήστες να εκχωρήσετε τα δικά τους κωδικούς πρόσβασης? Αυτές είναι για το σκοπό της διατήρησης των εργαζομένων σε διάφορους τομείς από την πρόσβαση σε αναγνώριση του χρήστη άλλου εργαζομένου . Κάντε κλικ στο κουμπί "Next " για να επεξεργαστείτε την πρόσβαση του χρήστη στις διάφορες περιοχές του QuickBooks .
Η 4

Δημιουργήστε μια λίστα με τους διαφορετικούς τομείς της επιχείρησής σας και τα διαφορετικά τους εργαζόμενους που απαιτούν πρόσβαση στο αρχείο QuickBooks . Οι εργασίες που εκτελεί υπάλληλος θα πρέπει να διέπουν τους τομείς του QuickBooks που επιτρέπεται μέσα
5

Επιλέξτε την επιλογή « επιλεγμένοι τομείς της QuickBooks » και στη συνέχεια στο " Next". Ο πρώτος τομέας είναι "Εμπορία και εισπρακτέους λογαριασμούς . " Για κάθε περιοχή υπάρχουν τρεις επιλογές , " No Access ", " Πλήρης πρόσβαση " και " Selective Access ". Ταμίες και αυτοί εισέρχονται συναλλαγών πελατών μόνο που χρειάζεται είναι " Selective Access ", εκτός εάν ο χρήστης είναι ένας διαχειριστής .

Στο " Selective Access " οι επιλογές είναι να επιτρέψει στο χρήστη να "Δημιουργία Συναλλαγές μόνο , " στο "Δημιουργία και Εκτύπωση συναλλαγές , " και στο" Δημιουργία συναλλαγές και Δημιουργία αναφορών . " Ένα ταμείο μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε τις συναλλαγές , αλλά όχι να δημιουργεί αναφορές . Αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί να προορίζεται για τη διαχείριση .
Η

6 Κάντε κλικ στο κουμπί " Next" . Ο δεύτερος τομέας είναι « Αγορές και πληρωτέους λογαριασμούς . " Αυτή η περιοχή είναι συνήθως προορίζεται για την τήρηση βιβλίων και το προσωπικό του γραφείου . Είναι για την είσοδο και την πληρωμή των λογαριασμών , που εισέρχονται χρεώσεις πιστωτικών καρτών και τις εντολές αγοράς . Επιλέξτε το "No Access " επίπεδο για όλους, αλλά το προσωπικό του γραφείου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί " Next".
Η 7

Κοιτάξτε τη λίστα των εργαζομένων και να καθορίσει εάν κάποια από αυτές πρέπει να είναι σε θέση να γράψετε ή να εκτυπώσετε ελέγχους , κάνει καταθέσεις ή εισάγετε χρεώσεις πιστωτικών καρτών . Αυτή η περιοχή είναι η περιοχή "Έλεγχος και πιστωτικές κάρτες " . Δεν συνιστάται ότι το προσωπικό , συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού τήρησης λογιστικών βιβλίων , να έχουν πρόσβαση σε είσοδο ελέγχου των συναλλαγών του λογαριασμού . Σε γενικές γραμμές , αυτό θα πρέπει να διατηρούνται για εσάς , ως Διαχειριστής . Κάντε κλικ στο κουμπί " Next".
8

Επιλέξτε το " Selective Access " επιλογή για αποθήκη ή που λαμβάνουν οι χρήστες . Αυτή η επόμενη περιοχή είναι η «Απογραφή» ? Όλοι οι χρήστες αποθήκης με εξαίρεση τη διαχείριση θα πρέπει να έχουν επιλεκτική πρόσβαση σε πληροφορίες Απογραφή , με τη δυνατότητα μόνο για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε τις συναλλαγές . Κάντε κλικ στο κουμπί " Next".
Η 9

Επιλέξτε την επιλογή " No Access " για τα τελευταία πέντε περιοχές, οι οποίες περιλαμβάνουν "Time Tracking ", "Μισθοδοσία και εργαζόμενοι ", " Ευαίσθητα Λογιστικών και συναφών δραστηριοτήτων ", " Ευαίσθητα Οικονομικές αναφοράς », και η« Αλλαγή και διαγραφή Συναλλαγές » επιλογές . Αυτοί είναι οι τομείς που μόνο ο διαχειριστής θα πρέπει να είναι σε θέση να εισέλθουν και να δείτε πληροφορίες εντός . Εφ 'όσον κρατάτε τους κωδικούς πρόσβασης για κάθε χρήστη ασφαλές, δεν πρέπει να υπάρχει χρήστης που είναι σε θέση να έχουν πρόσβαση σε περιοχές που δεν αφορούν τη δουλειά της .
Η
εικόνων