Τα πλεονεκτήματα της Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων

Συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων ( EDM ) αντικαθιστούν τα ντεμοντέ αρχειοθήκες που είναι γεμιστές με τους φακέλους της Μανίλα και χαρτιά . Σήμερα , οι εργαζόμενοι σε νομική, ιατρική , κυβερνητικά και εταιρικά γραφεία αποθήκευση και την ανάκτηση αρχείων μέσω ηλεκτρονικών συστημάτων . Η μετατροπή αυτή οδηγεί σε φιλικές προς το περιβάλλον μεθόδους αποθήκευσης , χαμηλότερο κόστος και ευκολότερη και ταχύτερη πρόσβαση σε πολλαπλούς χρήστες του ίδιου εγγράφου . Go Green
Η

Ηλεκτρονικά έγγραφα εξοικονόμηση δέντρα σε όλη την υδρόγειο . Ο Σύλλογος Records Διευθυντές και διαχειριστές αναφέρει ότι κάθε εργαζόμενος των ΗΠΑ καταναλώνει ετησίως 10.000 φύλλα χαρτιού αντιγραφής , το οποίο είναι ισοδύναμο με 1,25 δέντρα ανά άτομο . Απορρίπτονται χαρτί αποσυντίθεται σε επιβλαβές αέριο μεθάνιο , ενώ η χαρτοβιομηχανία συλλέγει το 42 τοις εκατό της βιομηχανικής ξυλείας κάθε χρόνο , λέει ο ΑΡΜΑ . Αντίγραφα σε χαρτί των αρχείων των επιχειρήσεων ενισχύσει επίσης την κατανάλωση καυσίμου , επειδή οι εταιρείες πρέπει να στείλω τα έγγραφά τους για την offsite εγκαταστάσεις αποθήκευσης και στη συνέχεια να ανακτήσει αργότερα . Με τη μετατροπή σε μια διαδικασία EDM , οι εταιρείες μπορεί να προστατεύσει τα δάση της Γης και να μειώσει τη χρήση βενζίνης . Περισσότεροι εργαζόμενοι μπορούν να εργάζονται από το σπίτι τους, όταν μπορούν να έχουν πρόσβαση μηχανογραφημένων αρχείων από εξασφάλισε ιστοσελίδες ή servers . Αυτό το υψηλότερο ποσοστό των telecommuters σημαίνει λιγότερες εκπομπές της κυκλοφορίας και των οχημάτων .
Εικόνων Ταμιευτήριο
Η

Μηχανογραφημένη αρχεία μεταφράζεται σε εξοικονόμηση κόστους λειτουργίας ενός οργανισμού . Αστυνομία σε Elk River , Μινεσότα , μετατρέπεται σε ένα σύστημα EDM , η οποία έσωσε το τμήμα 17.000 δολάρια σε φωτοτυπικό χαρτί . Επικεφαλής Jeffrey Beahen λέει το πλήρωμά του πέρασε από 2,2 τόνους κάθε χρόνο , σύμφωνα με το άρθρο on-line " Σύλλογος Records Διευθυντές και διαχειριστές : Μπορεί RIM Save The World " Επιπλέον , 5 τοις εκατό του συνόλου των έντυπων αρχείων καταλήγουν να άστοχες , και ένα χαμένο έγγραφο κοστίζει μια εταιρεία περίπου $ 250. Και για να τονίσει περαιτέρω τα έξοδα των έντυπων εγγράφων σε σχέση με ηλεκτρονικά αρχεία , BuyerZone.com εκτιμά ότι ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει μεταξύ 86 και 216 ώρες ετησίως κατάθεση αντίγραφα των αρχείων . Αυτό κοστίζει σε μια εταιρεία μεταξύ $ 1.700 και $ 4.300 κάθε χρόνο, με βάση έναν εργαζόμενο που κερδίζει μια ωριαία αμοιβή των $ 20 .

Η πρόσβαση
Η

Ανάκτηση ηλεκτρονικά αρχεία είναι πιο εύκολο από ό, τι σε συνεργασία με αντίγραφα σε χαρτί . Σε ένα τυπικό γραφείο , ένα έγγραφο σε χαρτί φωτοτυπηθεί 19 φορές επειδή πολλαπλές εργαζόμενοι πρέπει να συνεργαστεί με τις ίδιες πληροφορίες , λέει ο ΑΡΜΑ . Αλλά περισσότερο από ό, τι ένας υπάλληλος μπορεί να κοιτάξει σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο ταυτόχρονα . Ο εργοδότης μπορεί εύκολα να ελέγξει ποιος μπορεί να δει και να αναθεωρήσει μηχανογραφημένων αρχείων , καθώς και τα χαρακτηριστικά ασφαλείας επιτρέπουν έναν διευθυντή για να δούμε ποιος έχει πρόσβαση σε ορισμένα αρχεία . Τα χαρακτηριστικά ασφαλείας , όπως κωδικούς πρόσβασης βοηθούν επίσης τις εταιρίες προστασία από έναν δυσαρεστημένο υπάλληλο ή ανταγωνιστής απόκτηση έναρξη κρίσιμα αρχεία . Ένα άλλο πλεονέκτημα της EDM είναι η ταχεία αποκατάσταση των αρχείων κατά τη διάρκεια φυσικών καταστροφών όπως πυρκαγιά , πλημμύρα ή το γραφείο διάρρηξη . Τα αντίγραφα ασφαλείας συχνά αποθηκεύονται offsite ως προληπτικό μέτρο κατά περίπτωση έκτακτης ανάγκης .
Η
εικόνων